Records

U kunt verschillende typen records aanmaken om project informatie bij te houden. U kunt ook rapporten voor de records aanmaken.

  • Vergrendelde records, die een vergrendelde status hebben, kunnen niet worden gewijzigd. Maar als u het bijbehorende recht hebt, kunt u de record ontgrendelen om te wijzigen.
  • Velden in een record kunnen vergrendeld zijn als de record aan een andere record gekoppeld is of gebruikt is om een nieuwe aan te maken.
  • Diverse factoren zijn van invloed op de toegang tot specifieke records van een gebruiker.
  • In het project menu selecteert u ModuleNaam > RecordType.
  1. Als het paneel Zoeken gesloten is, selecteert u Zoeken symbool (Zoeken) op de navigatie werkbalk.
  2. De filters instellen.
    • De zoektermen worden toegepast op tekstvelden, inclusief opzoeklijsten, bedrijf en contact velden en aangepaste velden in de Snippet-Item-Lower-Plural waar u toegang tot hebt.
    • Wanneer u zoekt op het bedrijf of contact van de toegewezen persoon, wordt alleen in open toewijzingen gezocht.
  1. In de record module selecteert u de record.

    2. Als u de volledige record wilt openen, kunt u:

    • Uitvouwen symbool (Uitvouwen) selecteren in het paneel Informatie of Aanmaken.
    • Selecteer Meer symbool (Meer) > Volledig formulier op de record.
    • Selecteer Meer symbool (Meer) > Op nieuw tabblad openen op de record.
    • Dubbelklikken op de record
  2. In de/het volledige Snippet-Item-Lower selecteert u Vorig item symbool (Vorige) of Volgend item symbool (Volgende) om de/het vorige of volgende Snippet-Item-Lower te openen, op basis van de lijst toen de/het huidige Snippet-Item-Lower werd geopend.

    3. Vorig item symbool (Vorige) en Volgend item symbool (Volgende) zijn niet beschikbaar wanneer u de/het Snippet-Item-Lower op een nieuw tabblad opent.

  • Op de navigatie werkbalk van de record selecteert u Vernieuwen symbool (Opslaan en opnieuw laden).

    • De record wordt opgeslagen en bijgewerkt met de nieuwste informatie van alle gebruikers.

  1. In de/het Snippet-Item-Lower selecteert u op de navigatie werkbalk Vergrendeld symbool (Vergrendeld).
  2. Om de/het Snippet-Item-Lower geopend te houden, selecteert u Opslaan symbool (Opslaan).

    3. —Of—

    Om de/het Snippet-Item-Lower te sluiten, selecteert u Pijl terug (Opslaan).

Er zijn record typen voor samenwerking en data-invoer beschikbaar om uw project informatie bij te houden. Alleen de record typen voor samenwerking gebruiken de panelen Aanmaken en Informatie in de record module, alsmede verschillende opmerking typen.

Record type Module Samenwerking of data-invoer
Actiepunten Records Samenwerking
Betalingsverzoeken (BTV's) Financieel Data-invoer
Budget items Financieel Data-invoer
Wijzigingsvoorstellen (WVO's) Financieel Data-invoer
Controlelijsten Records Data-invoer
Contract facturen Financieel Data-invoer
Contracten Financieel Data-invoer
Kosten prognoses Financieel Data-invoer
Daily reports Records Data-invoer
Signalering wijzigingen Records Samenwerking
Algemene facturen Financieel Data-invoer
Informatie records Informatiebeheer N.v.t.
Issues Records Samenwerking
Overleg verslag Records Data-invoer
Kennisgevingen ingebrekestelling Records Samenwerking
Potentiële meer-/minderwerken (MMM's) Financieel Data-invoer
Meer-/minderwerken naar opdrachtgever (PCMM's) Financieel Data-invoer
Opnamen Records Samenwerking
Inkooporders (IO's) Financieel Data-invoer
Vragen-Antwoorden-Besluiten (VAB's) Records Samenwerking
Veiligheidskennisgevingen Records Samenwerking
Meer-/minderwerken uit onderaanneming (OMM's) Financieel Data-invoer
Verzamelingen verzoek tot goedkeuring Records Data-invoer
Verzoeken tot goedkeuring Records Samenwerking
Verzendingen en correspondentie Records Data-invoer

U kunt een nieuwe record aanmaken of een record kopiëren en daarna de gegevens wijzigen.

  • Vereiste velden zijn gemerkt met een sterretje (*), maar dit wordt niet gehandhaafd voor concept records.
  • Als automatische nummering uitgeschakeld is, kan het Nummer veld worden gewijzigd totdat de record wordt opgeslagen met een niet-concept status. Als automatische nummering ingeschakeld is, wordt het nummer toegewezen nadat de record is opgeslagen met een niet-concept status.
  • Kosten prognoses, primair contract meer-/minderwerk en onderaanneming meer-/minderwerk kunnen niet worden gekopieerd..
  1. Open het record venster.
  2. Op de navigatie werkbalk selecteert u Toevoegen.
  3. Voer de gegevens van de record in.

    4. Voor meer informatie raadpleegt u het onderwerp voor elk record type.

  1. Open het record venster.

    2. Meer-/minderwerk kan niet worden gekopieerd.

  2. In de vak- of lijstweergave in de/het Snippet-Item-Lower selecteert u Meer symbool (Meer) > Kopiëren.

    3. —Of—

    Open de/het Snippet-Item-Lower en selecteer Kopiëren symbool (Kopiëren) op de navigatie werkbalk.

  • Wijzigingen in de originele record worden automatisch opgeslagen wanneer u de record kopieert.
  • De beschrijving of vraag, opmerkingen, toewijzingen, kopieën aan en koppelingen worden niet naar de nieuwe record gekopieerd.
  • U kunt een overleg kopiëren door het volgende overleg aan te maken.

U kunt meerdere records selecteren en die bijwerken met dezelfde informatie. Batch wijzigen is alleen beschikbaar voor samenwerking record typen.

  • Record rechten worden toegepast in het paneel Batch wijzigen. Als u het recht Wijzigen voor geen enkel veld in het paneel Batch wijzigen hebt, verschijnt het paneel niet wanneer u records selecteert.
  • Status rechten worden toegepast in het paneel Batch wijzigen. Als u niet het Editor recht hebt, worden uw wijzigingen niet toegepast.
  • Sommige wijzigingen worden mogelijk niet toegepast vanwege de status van de record of ontbrekende vereiste informatie.
    1. U selecteert de volgende VAB's:
      • Record A - Concept record die alle vereiste informatie bevat.
      • Record B - Concept record waarin de vraag ontbreekt, die vereist is.
      • Record C - Record die een status vergrendeld heeft.
    2. U wijzigt het veld Discipline.
    3. U voegt een opmerking met een gekoppeld bestand toe.
    4. Nadat u Bijwerken hebt geselecteerd:
      • In Record A worden alle wijzigingen toegepast.
      • In Record B wordt het Discipline veld bijgewerkt en het bestand wordt aan de record gekoppeld. De nieuwe opmerking wordt echter niet toegevoegd, omdat de record nog geen vraag heeft.
      • In Record C wordt geen van de wijzigingen toegepast, omdat de record vergrendeld is.
  1. Selecteer de records.
    1. Om te wisselen naar de modus Selecteren, selecteert u het keuzevakje van een Snippet-Item-Lower.
    2. Om meer Snippet-Item-Lower-Plural te kiezen, selecteert u de gewenste.

      3. —Of—

      Om alle Snippet-Item-Lower-Plural te kiezen, selecteert u het keuzevakje op de werkbalk.

      Alles selecteren keuzevakje

      Om opeenvolgende records in de lijstweergave te selecteren, selecteert u een record en vervolgens houdt u Shift ingedrukt en selecteert u nog een record in de lijst.

      Selecteren van meerdere records

      Selecteren van meerdere records met Shift+Klik

  2. In het paneel Batch wijzigen werkt u de informatie bij.
    • Om een veld te wijzigen, selecteert u Wijzigen symbool (Wijzigen) en daarna selecteert u een optie.

      • Als het veld leeg is, wordt het gewist in de geselecteerde records wanneer u Bijwerken selecteert. Om een wijziging te annuleren, selecteert u X symbool bij het veld.

    • Om uw toewijzingen als klaar te markeren, zet u de wisseloptie Mijn toewijzing als klaar markeren aan.
    • Om een toewijzing of kopie aan toe te voegen, selecteert u Toevoegen en daarna de naam.

      • Een persoon kan maar eenmaal als toegewezen persoon of kopie aan worden toegevoegd, dus worden duplicaten genegeerd als de wijzigingen worden opgeslagen.

      Als u alleen het recht Wijzigen voor toewijzingen hebt, is de knop Toevoegen wel beschikbaar, maar worden nieuwe toewijzingen niet aan de geselecteerde records toegewezen.

  3. Voeg een opmerking toe.
    1. In het veld voor opmerkingen voert u een opmerking in.

      2. Om het formaat van het opmerkingen veld te veranderen, selecteert en sleept u de rand van het veld.

      Opmerking grootte veranderen
    2. Om een item aan de opmerking te koppelen, selecteert u Koppelen symbool (Koppelingen toevoegen) en daarna selecteert u een item.

      3. Als u de optie Bestand uploaden selecteert, wordt het bestand alleen gekoppeld aan de eerste record in de lijst. Om een bestand aan meerdere records te koppelen, uploadt u het bestand eerst naar de Bestanden bibliotheek en daarna selecteert u Koppelen symbool (Koppelingen toevoegen) > Bestanden bibliotheek in het paneel Batch wijzigen.

    3. Om de opmerking als het antwoord of de oplossing op te slaan, zet u de wisseloptie Loggen als het antwoord (VAB's), Markeren als goedgekeurde documenten (verzoeken tot goedkeuring) of Loggen als de oplossing aan.

      4. Als een record al een antwoord of oplossing heeft, wordt die door de nieuwe vervangen.

  4. Selecteer Bijwerken.

    5. Het dialoogvenster voor bevestiging laat u zien hoeveel records met succes zijn bijgewerkt.

  • Onder aan het paneel selecteert u Reset.

Als u een verouderd veld wijzigt, overschrijven uw wijzigingen de vorige wijzigingen wanneer u de record opslaat. De eerdere wijzigingen worden op het tabblad Historie vastgelegd.

Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen als u naar de/het vorige of volgende Snippet-Item-Lower navigeert.

  • Om de/het Snippet-Item-Lower geopend te houden, selecteert u Opslaan symbool (Opslaan).

    • —Of—

    Om de/het Snippet-Item-Lower te sluiten, selecteert u Pijl terug (Opslaan).

  • In het paneel Aanmaken selecteert u Opslaan of Opslaan + nog een toevoegen.

    • —Of—

    In het paneel Informatie selecteert u Opslaan symbool (Opslaan).

    Wijzigingen worden automatisch opgeslagen in het Informatie paneel wanneer u:

    • Het paneel sluit of een ander paneel selecteert.
    • Een ander vak of andere rij in het data venster selecteert.
    • Weg navigeert van het huidige data venster.

    Als u Uitvouwen symbool (Uitvouwen) selecteert voordat u de wijzigingen hebt opgeslagen, worden die in de record weergegeven, maar zijn ze nog niet opgeslagen.

U kunt alleen niet-vergrendelde records verwijderen.

Om een financiële record te verwijderen, moet u eerst eventuele financiële records verwijderen die eraan gekoppeld zijn.

Een potentieel meer-/minderwerk (MMM) met twee items verwijderen:

  1. U verwijdert het eerste MMM item van een onderaanneming meer-/minderwerk (OMM).
  2. U verwijdert het andere OMM dat aan het tweede MMM item gekoppeld is.
  3. U verwijdert het MMM.
  1. Open de record type module.
  2. Om te wisselen naar de modus Selecteren, selecteert u het keuzevakje van een Snippet-Item-Lower.
  3. Om meer Snippet-Item-Lower-Plural te kiezen, selecteert u de gewenste.

    4. —Of—

    Om alle Snippet-Item-Lower-Plural te kiezen, selecteert u het keuzevakje op de werkbalk.

    Alles selecteren keuzevakje
  4. Selecteer Meer symbool (Meer) > Snippet-Label.

Om één item te verwijderen, kunt u ook:

  • Meer symbool (Meer) > Verwijderen op het item selecteren.
  • Open het item en selecteer Meer symbool (Meer) > Verwijderen op de navigatie werkbalk.