Algemene facturen

U kunt algemene facturen gebruiken om niet-contract facturen die u ontvangt vast te leggen. U kunt ook facturen voor inkooporders (IO's) verwerken.

Op het tabblad Algemene factuur toont de banner een overzicht van de waarden in deze algemene factuur.

  • Factuur totaal: totaal, inclusief btw voor de lijn items in de huidige algemene factuur.
  • Vorige IO balans: de som van de kolommen IO subtotaal en Saldo, die van de IO komen toen die het eerst aan de huidige algemene factuur werd gekoppeld.
    • Als een lijn item uit het Items raster in de huidige algemene factuur wordt verwijderd, wordt de Vorige IO balans bijgewerkt.
    • Als de waarden in de gekoppelde IO worden gewijzigd, wordt de Vorige IO balans in de huidige algemene factuur niet bijgewerkt.
  • Saldo van inkooporder: resterend saldo te factureren voor de geselecteerde IO nadat de huidige algemene factuur is aangemaakt.
  • Als u een IO aan de algemene factuur koppelt, worden lijn items met een saldo groter dan 0 toegevoegd aan het Items raster van de algemene factuur. Als er lijn items in de IO worden gewijzigd of toegevoegd nadat die gekoppeld is, wordt het Items raster in de algemene factuur niet bijgewerkt.
  • De module Algemene facturen toont de vervaldatum voor niet-vergrendelde records en de datum betaald voor vergrendelde records.
  • In het project menu selecteert u Snippet-Module > Snippet-View.

U kunt een algemene factuur aanmaken voor elke rekening of factuur die u ontvangt.

  1. Op de navigatie werkbalk selecteert u Toevoegen.
  2. In het veld Van bedrijf selecteert u het bedrijf.
  3. Voer in het veld Factuurnummer een nummer voor de algemene factuur in.

    4. Dubbele nummers zijn toegestaan als het veld Van bedrijf anders is.

  4. In het veld Factuurdatum voert u een datum in of selecteert u die.
  5. In het veld Inkooporder selecteert u een IO.

    6. De lijst bevat alleen IO's met een Naar bedrijf dat overeenkomt met het Van bedrijf van de algemene factuur en met een saldo te factureren of die overfactureren toestaan.

    Als u geen IO selecteert voordat u de algemene factuur aanmaakt, kunt u een IO selecteren in het Informatie paneel, of lijn items toevoegen in het Items raster.

  6. Voer een beschrijving voor de algemene factuur in.
  7. Selecteer Aanmaken.
  8. In het Snippet-Panel paneel voert u de record details in.
    • Om de status te veranderen, selecteert u een optie in de lijst.
      • Workflow veld
    • Om een toewijzing toe te voegen, selecteert u Toevoegen in het gedeelte Toegewezen aan, selecteert u de naam en stelt u een vervaldatum in.
    • Om een kopie aan toe te voegen, selecteert u Toevoegen in het gedeelte Kopieën aan en daarna selecteert u de naam.
  9. In het gedeelte Contactgegevens voert u de bedrijfs- en contactinformatie in.
    • Om een bedrijf te zoeken of aan te maken, selecteert u Zoeken symbool (Zoeken) in het bedrijf veld.
    • Om een contact toe te voegen, selecteert u het contact veld en daarna selecteert u een contact of nodigt u die uit.
  10. In het gedeelte Btw wijzigt u de btw-informatie.
  11. Op het tabblad Opmerkingen voert u een opmerking in, selecteert u Koppelen symbool (Koppelingen) om items te koppelen en daarna selecteert u Verzenden symbool (Verzenden).
  12. Om in te stellen wie toegang heeft tot de/het Snippet-Item-Lower, selecteert u Delen symbool (Delen) en kiest u vervolgens een optie.
  13. Om een item te koppelen aan de/het Snippet-Item-Lower, selecteert u Koppelen symbool (Koppelingen), selecteert u Plus symbool (Toevoegen) en daarna selecteert u het item type.
  14. Om de wijzigingen op te slaan en de/het Snippet-Item-Lower open te houden, selecteert u Opslaan symbool (Opslaan).

    15. —Of—

    Om de wijzigingen op te slaan en de/het Snippet-Item-Lower te sluiten, selecteert u Pijl terug (Opslaan).

  1. In de vak- of lijstweergave in de/het Snippet-Item-Lower selecteert u Meer symbool (Meer) > Kopiëren.

    2. —Of—

    Open de/het Snippet-Item-Lower en selecteer Kopiëren symbool (Kopiëren) op de navigatie werkbalk.

  2. Wijzig de details, inclusief het nummer en selecteer daarna Kopiëren.

U kunt de algemene factuur baseren op een geselecteerde IO of factuur items eraan toevoegen.

Het Items raster bevat de volgende kolommen:

Kolom naam Berekening
Totaal gefactureerde hvhd IO hoeveelheid - Nieuw IO hoeveelheid balans
Totaal gefactureerd bedrag IO subtotaal - Nieuwe IO balans
Totaal % voltooid Totaal gefactureerd bedrag / IO subtotaal * 100 (getoond met 2 decimalen)
  • Als een algemene factuur gekoppeld is aan een IO die overfactureren niet toestaat, kunt u niet meer lijn items handmatig of vanuit de IO catalogus toevoegen.
  • Wanneer u het Subtotaal handmatig bijwerkt:
    • Als de Eenheidsprijs groter dan 0 is, wordt de Hoeveelheid berekend als Subtotaal gedeeld door Eenheidsprijs.
    • Als de Eenheidsprijs 0 is, wordt de Eenheidsprijs berekend als Subtotaal gedeeld door Hoeveelheid.
  • Als een lijn item van een inkooporder een saldo groter dan 0 heeft, wordt de Hoeveelheid berekend als Subtotaal gedeeld door Eenheidsprijs, ervan uitgaand dat de Eenheidsprijs niet 0 is.
  • Als een lijn item van een inkooporder een saldo van 0 of minder heeft, zijn de Hoeveelheid en het Subtotaal 0 en is de Eenheidsprijs hetzelfde als in de inkooporder.
  1. In het veld Inkooporder van het Informatie paneel selecteert u Zoeken symbool (Zoeken).
  2. Selecteer de IO.

    3. De lijst bevat alleen IO's met een Naar bedrijf dat overeenkomt met het Van bedrijf van de algemene factuur en met een saldo te factureren of die overfactureren toestaan.

  3. Selecteer Selecteren.

    4. De beschrijving van de algemene factuur verandert automatisch in de beschrijving van de inkooporder.

  4. In het Items raster wijzigt u de hoeveelheden van de IO items.
  5. Om het item als btw-plichtig te markeren, selecteert u het keuzevakje Btw-plichtig.
  1. In het gedeelte Items selecteert u IO catalogus en vervolgens selecteert u een item.
    2. Items worden toegevoegd aan de inkooporder catalogus in de portfolio record instellingen. Als er nog geen items zijn toegevoegd, is het dialoogvenster Inkooporder catalogus zoeken leeg.

    —Of—

    GeslotenSelecteer Toevoegen en voer de gegevens van het item in.

    • Beschrijving: de beschrijving van het item.
    • Item: de code of afkorting van het item.
    • MEH: de maateenheid waarin het item is ingekocht.
    • Eenheidsprijs: de prijs per eenheid van het item.
  2. In de cel Hoeveelheid voert u het aantal items in dat is ingekocht.
  3. Om het item als btw-plichtig te markeren, selecteert u het keuzevakje Btw-plichtig.
  1. Om een lijn item te kiezen, selecteert u rij.
  2. Rechtsboven in het raster selecteert u Op of Neer.
  • Als u de raster items filtert, zijn de opties Toevoegen, Op, Neer en Invoegen niet beschikbaar.
  • Selecteert u een kolomkop om de items te sorteren, dan is de sorteervolgorde tijdelijk en wordt die niet toegepast in rapporten of de volgende keer dat de record wordt geopend.
  • Op het tabblad Items selecteert u het item en daarna Verwijderen.

Op het tabblad Algemene facturen kunt u instellen hoe het btw-bedrag wordt berekend voor elk lijn item dat is gemarkeerd als belastingplichtig in het items raster.

  1. In het gedeelte Btw voert u het btw-percentage in het veld Btw% in.

    2. —Of—

    Om automatisch het btw-percentage te berekenen, voert u het totale btw-bedrag in het veld Btw totaal in.

  2. Als het btw-bedrag inbegrepen is in het item bedrag, zet u de wisseloptie Inbegrepen in items aan.

    3. —Of—

    Als het btw-bedrag niet inbegrepen is in het item bedrag, zet u de wisseloptie Inbegrepen in items uit.

  3. In het veld Budgetcodee van het Btw gedeelte selecteert u Zoeken symbool (Zoeken) en daarna selecteert u de budgetcode waaraan het btw-bedrag in rekening wordt gebracht.

    4. Dit veld is niet beschikbaar als de btw inbegrepen is in het lijn item.

U kunt algemene facturen als lijn items in BTV's opnemen. BTV's worden aangemaakt voor vrijblijvende contracten, dus moet u het vrijblijvende contract selecteren in de algemene factuur.

Als een algemene factuur in een BTV wordt opgenomen, wordt die ook automatisch opgenomen in alle toekomstige BTV's voor hetzelfde contract. Als u de algemene factuur verwijdert, blijft die aanwezig in de BTV tenzij u die verwijdert.

  1. In het Informatie paneel zet u de wisseloptie Opnemen in betalingsverzoek aan.
  2. In de lijst Contract selecteert u het vrijblijvende contract.
  3. In de lijst Groepsoverzicht beschrijving selecteert u de beschrijving voor de algemene factuur.

    4. In het BTV wordt één lijn item toegevoegd voor de totale kosten van de facturen met dezelfde overzicht beschrijving.

    U selecteert Algemene voorwaarden voor de overzicht beschrijving voor alle telefoon, elektriciteit en kantoorbenodigdheden facturen voor een kostenperiode. In het BTV wordt het totale bedrag voor de facturen weergegeven in het Algemene facturen overzicht: Algemene voorwaarden lijn item.

  • In het Informatie paneel zet u de wisseloptie Opnemen in betalingsverzoek uit.

Wanneer een algemene factuur wordt goedgekeurd voor het budget, worden de lijn item bedragen toegepast op de kolommen Niet-toezegging wijzigingen en Werkelijke kosten voor de bijbehorende budgetcodes.

  • Als de algemene factuur op een IO is gebaseerd, is de wisseloptie Goedgekeurd voor budget vergrendeld. Het gefactureerde bedrag wordt niet op het budget toegepast, omdat het bedrag al toegepast is toen de IO werd goedgekeurd.
  • Als u een IO item in de algemene factuur overfactureert, wordt het overgefactureerde bedrag aan de kolom Oorspronkelijke toezeggingen toegevoegd.
  • In het Informatie paneel zet u de wisseloptie Goedgekeurd voor budget aan.

U kunt Snippet-Item-Lower-Plural naar een Excel bestand exporteren, waarin u ze kunt wijzigen en nieuwe kunt maken. Daarna kunt u het bestand, dat maar eenmaal kan worden gebruikt, in ProjectSight terug importeren. Als er eventueel fouten zijn, kunt u die controleren en herstellen in een nieuw Excel bestand.

  • Record rechten, veld rechten en status rechten worden gecontroleerd wanneer u Snippet-Item-Lower-Plural naar een Excel bestand exporteert en wanneer u het bestand in ProjectSight importeert.
  • In het Excel bestand zijn vereiste velden lichtrood en alleen-lezen velden lichtblauw.

Wanneer u het Excel bestand terug in ProjectSight importeert:

  • Worden blanco rijen en velden genegeerd.
  • Als er nieuwe waarden zijn ingevoerd nadat dit werkblad is geëxporteerd, worden uw wijzigingen gemarkeerd.
  • Als er in een nieuw(e) Snippet-Item-Lower een vereist veld ontbreekt en de fout is gemarkeerd, wordt de record mogelijk niet aangemaakt.
  1. In de Snippet-View module filtert u de records die zullen worden geëxporteerd naar Excel.
    • In het paneel Zoeken stelt u de filters in.
    • Om specifieke Snippet-Item-Lower-Plural te exporteren, selecteert u de keuzevakjes ervan. Als er geen geselecteerd zijn, worden alle Snippet-Item-Lower-Plural geëxporteerd.
  2. In de lijstweergave kunt u kolommen toevoegen en herordenen en daarna het aangepaste venster opslaan.

    3. Het Excel bestand toont de kolommen voor de velden in de lijstweergave, gevolgd door de resterende velden.

  3. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren > Exporteren naar Excel.

    4. Het Excel bestand bevat de vereiste velden en de velden waarvoor u het recht bekijken hebt.

  4. Open het Excel bestand.
  5. Op het tabblad Snippet-Tab voert u de gegevens van de/het Snippet-Item-Lower in een nieuwe rij in.
    • Als automatische nummering ingeschakeld is, wordt er een tijdelijk nummer aan de nieuwe record toegewezen.
    • Als automatische nummering uitgeschakeld is, moet u eventuele dubbele nummers op het tabblad Snippet-Tab aanpassen voordat u Snippet-Generic aan de nieuwe record toevoegt.
  6. Wijzig eventueel aanwezige Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. U kunt ontgrendelde cellen kopiëren en plakken.

  7. Op het tabblad Snippet-Tab selecteert u een record in de kolom en daarna voert u de gegevens van de Snippet-Generic in de rij in.
  8. Sla het Excel bestand op.
  9. In ProjectSight opent u de Snippet-View module.
  10. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren) > Bijwerken vanuit Excel.
  11. Selecteer het Excel bestand om te importeren.
  1. In het importfout bericht selecteert u Fouten bekijken.

    2. De Snippet-Item-Lower-Plural met fouten worden geëxporteerd naar een nieuw Excel bestand.

  2. Bekijk de kolom Feedback en herstel de desbetreffende fouten.
  3. Sla het Excel bestand op.
  4. In ProjectSight opent u de Snippet-View module.
  5. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren) > Bijwerken vanuit Excel.
  6. Selecteer het Excel bestand om te importeren.