Inkooporders (IO's)

U kunt inkooporders gebruiken om materialen, uitrusting en voorraden bij te houden die zijn ingekocht bij leveranciers. Nadat u een IO hebt aangemaakt, kunt u algemene facturen gebruiken om die daartegenover te verwerken.

Op het tabblad Inkooporder toont de banner:

  • IO Totaal: totaal, inclusief btw voor de lijn items in de huidige IO.
  • Gefactureerd bedrag: bedrag dat is gefactureerd.
  • Saldo te factureren: huidig saldo dat nog moet worden gefactureerd voor de IO.
  • Als het saldo van de IO minder dan of gelijk aan nul is, gaat de IO automatisch in de eerste vergrendelde status.
  • Als u het IO totaal wijzigt, worden de bedragen in gen enkele gekoppelde algemene factuur bijgewerkt. Om voor het nieuwe IO bedrag te factureren, kunt u nog een algemene factuur voor de IO aanmaken.
  • In het project menu selecteert u Snippet-Module > Snippet-View.

U kunt een inkooporder aanmaken en er vervolgens lijn items aan toevoegen.

  1. Op de navigatie werkbalk selecteert u Toevoegen.
  2. Als automatische nummering uitgeschakeld is, voert u het record nummer in.
  3. Voer een beschrijving voor de IO in.
  4. Selecteer Aanmaken.
  5. In het Snippet-Panel paneel voert u de record details in.
    • Om de status te veranderen, selecteert u een optie in de lijst.
      • Workflow veld
    • Om toe te staan dat het totale IO bedrag wordt overgefactureerd in een algemene factuur, zet u de wisseloptie Overfactureren toegestaan aan.
    • Voeg de leveringsinformatie toe.
    • Om een toewijzing toe te voegen, selecteert u Toevoegen in het gedeelte Toegewezen aan, selecteert u de naam en stelt u een vervaldatum in.
    • Om een kopie aan toe te voegen, selecteert u Toevoegen in het gedeelte Kopieën aan en daarna selecteert u de naam.
  6. In het raster Items voegt u de lijn items toe.
  7. In het gedeelte Contactgegevens voert u de bedrijfs- en contactinformatie in.
    • Om een bedrijf te zoeken of aan te maken, selecteert u Zoeken symbool (Zoeken) in het bedrijf veld.
    • Om een contact toe te voegen, selecteert u het contact veld en daarna selecteert u een contact of nodigt u die uit.

    Als u algemene facturen voor de IO wilt aanmaken, voert u een bedrijf in het veld Naar bedrijf in.

  8. In het gedeelte Btw wijzigt u de btw-informatie.
  9. Op het tabblad Opmerkingen voert u een opmerking in, selecteert u Koppelen symbool (Koppelingen) om items te koppelen en daarna selecteert u Verzenden symbool (Verzenden).
  10. Om in te stellen wie toegang heeft tot de/het Snippet-Item-Lower, selecteert u Delen symbool (Delen) en kiest u vervolgens een optie.
  11. Om een item te koppelen aan de/het Snippet-Item-Lower, selecteert u Koppelen symbool (Koppelingen), selecteert u Plus symbool (Toevoegen) en daarna selecteert u het item type.
  12. Om de wijzigingen op te slaan en de/het Snippet-Item-Lower open te houden, selecteert u Opslaan symbool (Opslaan).

    13. —Of—

    Om de wijzigingen op te slaan en de/het Snippet-Item-Lower te sluiten, selecteert u Pijl terug (Opslaan).

  1. In de vak- of lijstweergave in de/het Snippet-Item-Lower selecteert u Meer symbool (Meer) > Kopiëren.

    2. —Of—

    Open de/het Snippet-Item-Lower en selecteer Kopiëren symbool (Kopiëren) op de navigatie werkbalk.

  2. In de lijst Contract selecteert u het contract waar de record voor is.
  3. Wijzigen de beschrijving en selecteer daarna Kopiëren.

U kunt items uit de inkooporder catalogus toevoegen, of nieuwe items toevoegen.

  1. In het gedeelte Items selecteert u IO catalogus en vervolgens selecteert u een item.
    2. Items worden toegevoegd aan de inkooporder catalogus in de portfolio record instellingen. Als er nog geen items zijn toegevoegd, is het dialoogvenster Inkooporder catalogus zoeken leeg.

    —Of—

    GeslotenSelecteer Toevoegen en voer de gegevens van het item in.

    • Beschrijving: de beschrijving van het item.
    • Item: de code of afkorting van het item.
    • MEH: de maateenheid waarin het item is ingekocht.
    • Eenheidsprijs: de prijs per eenheid van het item.
  2. In de cel Hoeveelheid voert u het aantal items in dat is ingekocht.
  3. Om het item als btw-plichtig te markeren, selecteert u het keuzevakje Btw-plichtig.
  1. Om een lijn item te kiezen, selecteert u rij.
  2. Rechtsboven in het raster selecteert u Op of Neer.
  • Als u de raster items filtert, zijn de opties Toevoegen, Op, Neer en Invoegen niet beschikbaar.
  • Selecteert u een kolomkop om de items te sorteren, dan is de sorteervolgorde tijdelijk en wordt die niet toegepast in rapporten of de volgende keer dat de record wordt geopend.
  • Op het tabblad Items selecteert u het item en daarna Verwijderen.

    • Als u een inkooporder item verwijdert, wordt het item uit de algemene factuur verwijderd, maar blijft het in de inkooporder aanwezig.

Op het tabblad Inkooporders kunt u instellen hoe het btw-bedrag wordt berekend voor elk lijn item dat is gemarkeerd als belastingplichtig in het items raster.

  1. In het gedeelte Btw voert u het btw-percentage in het veld Btw% in.

    2. —Of—

    Om automatisch het btw-percentage te berekenen, voert u het totale btw-bedrag in het veld Btw totaal in.

  2. Als het btw-bedrag inbegrepen is in het item bedrag, zet u de wisseloptie Inbegrepen in items aan.

    3. —Of—

    Als het btw-bedrag niet inbegrepen is in het item bedrag, zet u de wisseloptie Inbegrepen in items uit.

  3. In het veld Budgetcodee van het Btw gedeelte selecteert u Zoeken symbool (Zoeken) en daarna selecteert u de budgetcode waaraan het btw-bedrag in rekening wordt gebracht.

    4. Dit veld is niet beschikbaar als de btw inbegrepen is in het lijn item.

In het Informatie paneel kunt u informatie over de levering, verzending en betalingsvoorwaarden invoeren.

  • In het gedeelte Informatie paneel voert u de volgende gegevens in:
    • Vervaldatum: de datum waarop de betaling verwacht wordt.
    • Geplande leverdatum: de datum waarop de bestelling gepland is om te worden geleverd.
    • Daadwerkelijke levering: de datum waarop de bestelling aangekomen is.
    • Verzenden via: de methode van verzending.
    • Aansprakelijkheid goederen: waar de aangeschafte items moeten worden geleverd als onderdeel van de overeengekomen prijs.
    • Voorwaarden: de betalingsvoorwaarden voor de IO.

Wanneer een IO wordt goedgekeurd voor het budget, worden de lijn item bedragen toegepast op de kolom Oorspronkelijke toezeggingen voor de bijbehorende budgetcodes.

  • In het Informatie paneel zet u de wisseloptie Goedgekeurd voor budget aan.

U kunt Snippet-Item-Lower-Plural naar een Excel bestand exporteren, waarin u ze kunt wijzigen en nieuwe kunt maken. Daarna kunt u het bestand, dat maar eenmaal kan worden gebruikt, in ProjectSight terug importeren. Als er eventueel fouten zijn, kunt u die controleren en herstellen in een nieuw Excel bestand.

  • Record rechten, veld rechten en status rechten worden gecontroleerd wanneer u Snippet-Item-Lower-Plural naar een Excel bestand exporteert en wanneer u het bestand in ProjectSight importeert.
  • In het Excel bestand zijn vereiste velden lichtrood en alleen-lezen velden lichtblauw.

Wanneer u het Excel bestand terug in ProjectSight importeert:

  • Worden blanco rijen en velden genegeerd.
  • Als er nieuwe waarden zijn ingevoerd nadat dit werkblad is geëxporteerd, worden uw wijzigingen gemarkeerd.
  • Als er in een nieuw(e) Snippet-Item-Lower een vereist veld ontbreekt en de fout is gemarkeerd, wordt de record mogelijk niet aangemaakt.
  1. In de Snippet-View module filtert u de records die zullen worden geëxporteerd naar Excel.
    • In het paneel Zoeken stelt u de filters in.
    • Om specifieke Snippet-Item-Lower-Plural te exporteren, selecteert u de keuzevakjes ervan. Als er geen geselecteerd zijn, worden alle Snippet-Item-Lower-Plural geëxporteerd.
  2. In de lijstweergave kunt u kolommen toevoegen en herordenen en daarna het aangepaste venster opslaan.

    3. Het Excel bestand toont de kolommen voor de velden in de lijstweergave, gevolgd door de resterende velden.

  3. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren > Exporteren naar Excel.

    4. Het Excel bestand bevat de vereiste velden en de velden waarvoor u het recht bekijken hebt.

  4. Open het Excel bestand.
  5. Op het tabblad Snippet-Tab voert u de gegevens van de/het Snippet-Item-Lower in een nieuwe rij in.
    • Als automatische nummering ingeschakeld is, wordt er een tijdelijk nummer aan de nieuwe record toegewezen.
    • Als automatische nummering uitgeschakeld is, moet u eventuele dubbele nummers op het tabblad Snippet-Tab aanpassen voordat u Snippet-Generic aan de nieuwe record toevoegt.
  6. Wijzig eventueel aanwezige Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. U kunt ontgrendelde cellen kopiëren en plakken.

  7. Op het tabblad Snippet-Tab selecteert u een record in de kolom en daarna voert u de gegevens van de Snippet-Generic in de rij in.
  8. Sla het Excel bestand op.
  9. In ProjectSight opent u de Snippet-View module.
  10. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren) > Bijwerken vanuit Excel.
  11. Selecteer het Excel bestand om te importeren.
  1. In het importfout bericht selecteert u Fouten bekijken.

    2. De Snippet-Item-Lower-Plural met fouten worden geëxporteerd naar een nieuw Excel bestand.

  2. Bekijk de kolom Feedback en herstel de desbetreffende fouten.
  3. Sla het Excel bestand op.
  4. In ProjectSight opent u de Snippet-View module.
  5. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren) > Bijwerken vanuit Excel.
  6. Selecteer het Excel bestand om te importeren.