Budget items

Budget items worden gebruikt om kosten te administreren. Elk budget item heeft een bepaalde status:

  • Alleen items met een status anders dan Goedgekeurd kunnen worden gewijzigd.
  • Alleen items met de status Goedgekeurd zijn beschikbaar voor andere records.

Een budget item kan worden gekoppeld aan:

  • Contracten en potentieel meer-/minderwerk (MMM) dat goedgekeurd is voor het budget.
  • Meer-/minderwerken uit onderaanneming (OMM's) die zijn goedgekeurd voor het budget en zijn gekoppeld aan MMM items.
  • Meer-/minderwerken naar opdrachtgever (PCMM's) die zijn gekoppeld aan goedgekeurde MMM's. De PCMM is gekoppeld aan elk budget item dat beïnvloed wordt door de items in de MMM.

Wijzigingen in de budget kolommen worden automatisch opgeslagen.

  • In het project menu selecteert u Snippet-Module > Snippet-View.
  • In de lijst linksboven in het budget selecteert u een optie.
  • In het veld Zoeken voert u de zoektermen in.

    • Het raster toont de items met budgetcodes, beschrijvingen, alias codes of contract items die overeenkomen met de zoektermen. De banner wordt ook bijgewerkt.

  1. Selecteer de budgetcode.
  2. Om de gekoppelde items te zien, selecteert u Koppelen symbool (Koppelingen).

    3. Gekoppelde items zijn ook opgenomen in de activiteitenstroom op het tabblad Opmerkingen.

    Het Koppelingen paneel toont records die deel uitmaken van een transactie voor het budget item. Het toont geen records, zoals kosten prognoses, die alleen aan het budget item refereren.

  3. Om de historie van het budget item te bekijken, selecteert u het tabblad Historie.
  4. Om een ander budget item te openen, selecteert u het item in de lijst met budgetcodes.

    5. Om de lijst van budget items te filteren, typt u iets in het zoekveld.

    Budget item zoeken voorbeeld

    Gefilterde lijst van budget items

    —Of—

    Selecteer de navigatiepijlen.

Elk budget item moet een unieke budgetcode hebben.

  1. Boven aan de module Budget selecteert u Toevoegen..
  2. In het gedeelte Budgetcode selecteert u een optie in elke lijst om de budgetcode aan te maken.
  3. Voer in het veld Beschrijving een beschrijving voor het budget item in.
  4. In het veld Oorspronkelijk budget voert u het bedrag in.

    5. Dit bedrag wordt opgeteld bij de kolommen Oorspronkelijk budget en Niet-toegezegde kosten.

  5. Als de eenheid en uren instelling ingeschakeld is:
    1. In de lijst MEH selecteert u de MEH (maateenheid).

      2. Als u een MEH selecteert die geen eenheidsprijs is, zijn de velden Oorspronkelijk budget eenheidsprijs en Oorspronkelijk budget hoeveelheid alleen-lezen.

    2. In het veld Oorspronkelijk budget uren voert u de uren in.
    3. In het veld Oorspronkelijk budget eenheidsprijs voert u de eenheidsprijs in.
    4. In het veld Oorspronkelijk budget hoeveelheid voert u de hoeveelheid in.
  6. In de lijst Status selecteert u een status.
  7. Om het budget item op te slaan en te sluiten, selecteert u Opslaan.

    8. —Of—

    Om een nieuw budget item toe te voegen, selecteert u Opslaan + nog een toevoegen.

  8. In het budget raster voert u de kosten prognose informatie in de kolommen Prognose kosten, Prognose startdatum, Prognose datum voltooid en Prognose toedeling type in.

    9. Deze informatie wordt gebruikt als er een kosten prognose voor het budget is aangemaakt.

  9. In het budget raster selecteert u een omzet code in de kolom Omzet code.

    10. In vrijblijvende contracten kunnen omzet codes worden toegevoegd aan WO items of als afzonderlijke lijn items.

    Om te zien welke budget items een omzet code hebben, selecteert u Omzet code in de lijst Groeperen op.

    Gegroepeerd op omzet code
  1. Selecteer de budget item rij.
  2. Op de navigatie werkbalk selecteert u Kopiëren symbool (Kopiëren).
  3. In het gedeelte Budgetcode wijzigt u de opties om een unieke combinatie te maken.
  4. In de velden Beschrijving en Oorspronkelijk budget wijzigt u de gegevens.
  5. In de lijst Status selecteert u een ander status.
  6. Selecteer Opslaan.

    7. Het nieuwe budget item bevat niet de aangepaste velden, opmerkingen en koppelingen van het oorspronkelijke budget item.

In het budget raster kunt u alleen de beschrijving, het oorspronkelijke budget bedrag en de alias code wijzigen. Om de bedragen in andere kolommen te wijzigen, kunt u records voor het budget item aanmaken.

Om het bedrag in de kolom Toezegging in behandeling te wijzigen, maakt u een MMM aan en selecteert u de toedeling Toezegging in behandeling voor het MMM item.

  • Als u het bedrag in de kolom Oorspronkelijk budget wijzigt, wordt de kolom Niet-toegezegde kosten met hetzelfde bedrag aangepast.
  • U kunt ook budget overbrengen gebruiken om het bedrag in de kolom Oorspronkelijk budget aan te passen.
  1. Om de waarde Oorspronkelijk budget te wijzigen, verandert u de status in iets anders dan Goedgekeurd en vervolgens wijzigt u de kolom.
  2. U kunt een of meer van de volgende cellen wijzigen:

    3. Als u ongeldige gegevens invoert, kunt u de foutmelding sluiten en dan op Esc drukken om de vorige waarde in de cel te herstellen.

  • In de cel Status van het raster selecteert u een status.

    • —Of—

    Selecteer de budgetcode en vervolgens een status in het Informatie paneel

  1. Selecteer de budgetcode.
  2. In het gedeelte Toegewezen aan of Kopieën aan selecteert u Toevoegen.
  3. Open de lijst van gebruikers, contacten, of distributielijsten.
    • Om de lijst van ProjectSight gebruikers te openen, selecteert u Gebruikers.
    • Om de lijst van bedrijfs- en project contacten te openen, selecteert u Contacten.

      • Om alle contacten in het portfolio te bekijken, selecteert u het keuzevakje Portfolio contacten opnemen.

    • Om de distributielijsten van contacten te openen, selecteert u Distributielijst.

    De lijst toont alleen project contacten, of toont alle contacten en gebruikers, afhankelijk van de portfolio instelling voor bedrijf en contacten selectie.

  4. Selecteer het keuzevakje van een of meer namen of distributielijsten.

    5. Als u de keuzevakjes van sommige namen of distributielijsten selecteert en daarna een zoekterm invoert, blijven die gebruikers geselecteerd, ook al zijn ze niet zichtbaar in de gefilterde lijst.

  5. Om een lid uit te nodigen, selecteert u Lid uitnodigen.

    6. Deze optie is beschikbaar als u het recht hebt om leden uit te nodigen.

    1. In het veld E-mail voert u het e-mailadres in of u selecteert dat.

      2. Als u een bestaand e-mailadres selecteert, worden de naam, het bedrijf en de standaard beveiligingsrol van het contact automatisch ingevuld.

    2. In de lijst Beveiligingsrol selecteert u een beveiligingsrol om van het nieuwe teamlid een ProjectSight gebruiker te maken.

      3. —Of—

      Selecteer Geen (alleen contacten) om van het nieuwe teamlid een project contact te maken.

    3. In de velden Voornaam en Achternaam voert u de naam in.
    4. In het veld Bedrijf selecteert u het bedrijf.

      5. —Of—

      Voer een nieuwe bedrijfsnaam in en selecteer daarna Toevoegen.

    5. Selecteer Opslaan.

      6. —Of—

      Selecteer Opslaan en nog een toevoegen om nog een teamlid uit te nodigen.

    Toegewezen personen en ontvangers van kopieën aan kunnen een opmerking toevoegen door de e-mail melding te beantwoorden.

  1. Selecteer de budgetcode.
  2. Op het tabblad Opmerkingen voert u uw opmerking in en vervolgens selecteert u Verzenden symbool (Verzenden).

    3. Opmerkingen voor budget items kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd.

  1. Selecteer de budgetcode.
  2. In het paneel Koppelingen selecteert u Plus symbool (Toevoegen) en daarna selecteert u het item type en item.

    3. De koppeling wordt direct opgeslagen.

Voor elke budgetcode kunt u gedetailleerde prognoses opnemen:

  • De kolom Prognose tot voltooid toont het bedrag als een bedrag ineens of als het totaal van de ingevoerde lijn items.
  • De kolom Prognose kosten bevat het Prognose tot voltooid bedrag en kan de hoeveelheid en het bedrag van niet-toegezegde kosten bevatten.
  1. In de kolom Prognose tot voltooid type selecteert u Bedrag ineens.
  2. In de kolom Prognose tot voltooid voert u het bedrag in.

Als het budget item lijn items gebruikt, kunt u het bedrag in de kolom Prognose tot voltooid selecteren en Bedrag ineens in de Prognose tot voltooid editor selecteren.

Bedrag ineens optie

Bedrag ineens optie in de Prognose tot voltooid editor

  1. In de kolom Prognose tot voltooid type selecteert u Lijn items.
  2. Om de Prognose tot voltooid editor te openen, selecteert u het bedrag in de kolom Prognose tot voltooid.
    3. Koppeling om Prognose tot voltooid editor te openen
  3. Om een lijn item toe te voegen, selecteert u Toevoegen en daarna voert u de gegevens in het raster Lijn items in.
    • Als u een eenheidgebaseerde MEH selecteert en de Hvhd en Eenheidsprijs invoert, wordt het Bedrag berekend door Hvhd met de Eenheidsprijs te vermenigvuldigen.
    • Als u een eenheidgebaseerde MEH selecteert en het Bedrag invoert, wordt de Eenheidsprijs berekend door het Bedrag te delen door de Hvhd.
    • Als u een niet-eenheidgebaseerde MEH selecteert, voert u het Bedrag in.
    Lijn item voorbeelden
  4. Om een lijn item te verwijderen, selecteert u Verwijderen symbool (Verwijderen).
  5. Om naar de Prognose tot voltooid editor te navigeren voor een ander budget item, selecteert u het item in de lijst boven aan de editor.

    6. Om de lijst van budget items te filteren, typt u iets in het zoekveld.

    Budget item zoeken voorbeeld

    Gefilterde lijst van budget items

    —Of—

    Selecteer de navigatiepijlen.

    —Of—

    Gebruik de sneltoetsen.

    • Vorig budget item: (Mac) Optie+Pijl links of (Windows) Alt+Pijl links
    • Volgend budget item: (Mac) Optie+Pijl rechts of (Windows) Alt+Pijl rechts
    Navigatie opties om een ander budget item te openen
  • In de kolom Prognose inclusief niet-toegezegde kosten selecteert u het keuzevakje.

U kunt budget items naar een Excel bestand exporteren, waarin u ze kunt wijzigen en nieuwe kunt aanmaken. Daarna kunt u het bestand, daar maar eenmaal kan worden gebruikt, in hetzelfde project terug importeren. Als u toegang tot de Project instellingen hebt, kunt u ook budgetgroep opties toevoegen aan ProjectSight met behulp van het spreadsheet.

  • Record rechten, veld rechten en status rechten worden gecontroleerd wanneer u Snippet-Item-Lower-Plural naar een Excel bestand exporteert en wanneer u het bestand in ProjectSight importeert.
  • Het Excel bestand kan alleen in de Snippet-Generic worden geïmporteerd van waaruit het is geëxporteerd.
  • De kolom Prognose tot voltooid type is alleen-lezen.
  • De kolom Prognose tot voltooid is alleen-lezen als de waarde in de kolom Prognose tot voltooid type Lijn items is.
  1. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren > Exporteren naar Excel.

    2. De bestaande Snippet-Item-Lower-Plural worden gedownload in een Excel bestand.

  2. Open het Excel bestand.
  3. Wijzig de niet-vergrendelde kolommen voor bestaande budget items.

    4. Het Oorspronkelijk budget wordt ontgrendeld voor budget items die worden geëxporteerd met de status In behandeling.

  4. Een budget item aanmaken:
    • Selecteer een opzoek item voor elke budgetgroep om een unieke budgetcode aan te maken.

      • De budgetcode wordt gegenereerd nadat het Excel bestand terug in ProjectSight is geïmporteerd.

    • Voer Beschrijving, Oorspronkelijk budget en Status in, die vereist zijn.
  5. Om budgetcode opzoek items toe te voegen, selecteert u het tabblad Budgetgroepen en voert u het opzoek item onder elke budgetgroep kolom in.

    6. Dit tabblad is alleen zichtbaar als u beveiligingstoegang tot de project instellingen hebt.

  6. Sla het Excel bestand op.
  7. In ProjectSight opent u de Snippet-View module.
  8. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren) > Bijwerken vanuit Excel.
  9. Selecteer het Excel bestand om te importeren.
  1. In het importfout bericht selecteert u Fouten bekijken.

    2. De Snippet-Item-Lower-Plural met fouten worden geëxporteerd naar een nieuw Excel bestand.

  2. Bekijk de kolom Feedback en herstel de desbetreffende fouten.
  3. Sla het Excel bestand op.
  4. In ProjectSight opent u de Snippet-View module.
  5. Op de navigatie werkbalk selecteert u Project exporteren werkbalk knop (Importeren/exporteren) > Bijwerken vanuit Excel.
  6. Selecteer het Excel bestand om te importeren.

U kunt budget overbrengen gebruiken om uw goedgekeurde budget items aan te passen zonder een meer-/minderwerk te vereisen. Budget overdrachten worden weergegeven op het tabblad Transacties van het budget item.,

Budget overdrachten kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd. Om een correctie aan te brengen, kunt u nog een budget overbrengen toevoegen.

  1. Boven aan het Budget venster selecteert u Overbrengen.
  2. In de lijsten Overbrengen van en Overbrengen naar selecteert u een budget item.
  3. In het veld (Van) Over te brengen bedrag voert u het bedrag in.

    4. —Of—

    In het veld (Van) Herzien oorspronkelijk budget voert u het nieuwe budget bedrag in.

    • Het bedrag moet een positieve waarde zijn die gelijk aan of minder dan het Oorspronkelijk budget bedrag is
    • De andere velden Over te brengen bedrag en Herzien oorspronkelijk budget worden automatisch herberekend.

      • Als u 1000 in het veld (Van) Over te brengen bedrag invoert:

      • Wordt het veld (Naar) Over te brengen bedrag 1000.
      • Het veld (Van) Herzien oorspronkelijk budget wordt 1000 lager.
      • Het veld (Naar) Herzien oorspronkelijk budget wordt 1000 hoger.
  4. In het veld Opmerkingen voert u de reden voor de overdracht in.
  5. Selecteer Overbrengen.
  1. Boven aan het Budget venster selecteert u Overbrengen.
  2. In de lijst Overbrengen van selecteert u Geen.
  3. In de lijst Overbrengen naar selecteert u een budget item.
  4. In het veld (Van) Over te brengen bedrag voert u het bedrag in.
  5. In het veld Opmerkingen voert u de reden voor de aanpassing in.
  6. Selecteer Overbrengen.

Voor elk budget item kunt u de volgende transacties bekijken:

Het tabblad Overzicht toont alleen transacties die goedgekeurd zijn voor het budget.

Goedgekeurd voor budget wisseloptie

Goedgekeurd voor budget wisseloptie in een MMM

  1. Selecteer de budgetcode.
  2. Om de record te openen vanaf het tabblad Overzicht, selecteert u de record koppeling in de kolom Transacties.

U kunt een rapport aanmaken dat de details van de geselecteerde Snippet-Item-Lower-Plural bevat. Als het rapport formaat PDF is, kunnen gekoppelde bestanden worden opgenomen als ze van een van de volgende typen zijn:

  • Afbeelding bestanden: .ccitt, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .bmp, .emf, .exif, .icon en .wmf
  • Niet-afbeelding bestanden: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx en .txt

De volgende rapport opties zijn beschikbaar:

  • Alleen record details - alle records in één bestand: gekoppelde bestanden worden niet opgenomen en alle Snippet-Item-Lower-Plural worden in één rapport opgenomen.
  • Alleen record details - één bestand per record: gekoppelde bestanden worden niet opgenomen en er wordt één rapport gegenereerd per Snippet-Item-Lower. De rapporten worden opgeslagen in een ZIP map.
  • Gekoppelde bestanden opnemen - één bestand per record: gekoppelde bestanden worden opgenomen en er wordt één rapport gegenereerd per Snippet-Item-Lower. De rapporten worden opgeslagen in een ZIP map.
  • Als u niet het recht hebt om een veld in een Snippet-Item-Lower te bekijken, is dat veld leeg in het rapport.
  • In de meeste gevallen worden getallen in een rapport afgerond op gehele getallen.
  • Als een rapport niet gedownload is, voegt u trimble.com toe aan de lijst van toegestane sites voor pop-ups, of zet u de pop-up blocker uit.
  • Voor de beste resultaten opent u PDF's in Adobe Acrobat Reader.
  1. Selecteer een budget foto.
  2. Om de budget items te filteren, voert u de zoektermen in het veld Zoeken in.
  3. Om alleen specifieke budget items in het rapport op te nemen, selecteert u de keuzevakjes van de gewenste items.
  4. GeslotenEen rapport van een rapport sjabloon aanmaken.
    1. Op de navigatie werkbalk selecteert u Afdrukken werkbalk knop en daarna selecteert u het tabblad Rapport sjabloon..
    2. Selecteer de rapport sjabloon.
    3. Als het rapport meerdere Snippet-Item-Lower-Plural bevat, selecteert u het rapport type.
      4. Rapport opties
    4. Wijzigen de bestandsnaam.
    5. Indien beschikbaar selecteert u het rapport formaat.

    —Of—

    GeslotenEen ad hoc rapport aanmaken.

    1. GeslotenPas de rapport kop- en voettekst voor dit data venster aan.
      1. In de lijst Weergave selecteert u Instellingen symbool (Instellingen) naast het aangepaste datavenster.
      2. Op het tabblad Rapport instellingen sleept u velden en zet u die neer tussen de secties Verwijderde velden en Weergegeven velden.

        3. Voor meer informatie over het aanpassen van de kop- en voettekst, zie Kop- en voettekst voor ad hoc rapporten.

      3. Selecteer Opslaan.

        4. De aangepaste kop- en voettekst voor dit data venster zijn automatisch beschikbaar in alle projecten waartoe u toegang hebt in het portfolio.

    2. Op de navigatie werkbalk selecteert u Afdrukken werkbalk knop en daarna selecteert u het tabblad Ad hoc sjabloon.
    3. Selecteer een ander aangepast venster.

      4. De filters in het geselecteerde venster worden toegepast op de Snippet-Item-Lower-Plural die oorspronkelijk opgenomen waren en kunnen resulteren in een leeg rapport.

    4. Wijzig de rapport naam.

    De namen van tabbladen worden niet weergegeven wanneer het rapport maar één Snippet-Item-Lower bevat, of als er geen rapport sjablonen zijn.

  5. Om Snippet-Item-Lower-Plural op te nemen uit de projecten waar u toegang tot hebt, selecteert u Pijl rechts symbool (Openen) in de lijst Projecten en daarna selecteert u de projecten.
    • De lijst Projecten wordt alleen weergegeven in het dialoogvenster Rapport afdrukken als u Afdrukken werkbalk knop (Rapport afdrukken) selecteert terwijl er geen Snippet-Item-Lower-Plural zijn geselecteerd.
    • Om de lijst van projecten te filteren, selecteert u Filter symbool (Filteren) en daarna selecteert u de project statussen. De lijst bevat alleen statussen die in het huidige portfolio worden gebruikt.
    • De zoekfilters, inclusief zoektermen, in het huidige project worden toegepast in elk geselecteerd project.
    • Functie, record en veld rechten worden in elk geselecteerd project toegepast.
  6. Op de knop selecteert u Uitvouwen symbool en daarna een optie.
    7. Distributie opties
    • Bekijken
    • Bestanden bibliotheek
    • Downloaden
    • GeslotenE-mail
      1. Wijzig de onderwerp regel.
      2. In het veld Naar selecteert u Uitvouwen symbool om een contact te kiezen, of selecteer Zoeken symbool om een contact te zoeken of aan te maken.

        3. Om een kopie van de e-mail te ontvangen, selecteert u uw naam in het veld Naar, CC of BCC.

      3. In het veld Hoofdtekst voert u een bericht in.

        4. Om het bericht op te maken, selecteert u de tekst en daarna een knop op de werkbalk.

        Rich text editor
        1. Het lettertype selecteren.
        2. De lettergrootte selecteren.
        3. Een tekenstijl toepassen
        4. De tekst- of achtergrondkleur veranderen
        5. Een genummerde lijst of lijst met opsommingstekens invoegen
        6. De inspringing groter of kleiner maken.
        7. Alle toegepaste stijlen verwijderen.
        • De inspringingen, tekstgrootte en het lettertype worden niet toegepast in e-mails.
        • E-mails bevatten geen afbeeldingen die in het berichtgebied zijn geplakt.
      4. Selecteer Verzenden.

    De beschikbare opties zijn afhankelijk van het type rapport.

U kunt alleen budget items verwijderen die niet door andere records worden gebruikt, zoals kosten prognoses.

  • Alleen portfolio beheerders kunnen budget items verwijderen die aan taakkosten gekoppeld zijn. De bijbehorende taakkosten worden ook verwijderd.
  • Niet-goedgekeurde transacties, die niet op het tabblad Transacties verschijnen, kunnen het verwijderen van een budget item blokkeren.
  1. Selecteer de budget item rij.

    2. —Of—

    Om meerdere rijen te selecteren, houdt u Shift ingedrukt terwijl u aangrenzende rijen selecteert.

  2. Selecteer Meer symbool (Meer) > Snippet-Label.