Enregistrements

Vous pouvez créer différents types d'enregistrements pour suivre les informations relatives au projet. Vous pouvez également créer des rapports pour les enregistrements.

  • Les Les ensembles de dessins verrouillés, qui ont un statut verrouillé, ne peuvent pas être modifiés. Cependant, si vous disposez de l’autorisation connexe, vous pouvez déverrouiller l’enregistrement pour le modifier.
  • Les champs d'un enregistrement peuvent être verrouillés si l'enregistrement est lié à un autre enregistrement ou utilisé pour en créer un nouveau.
  • Plusieurs facteurs influencent l'accès d'un utilisateur aux enrgistrements spécifiques.
  • Dans le menu du projet, sélectionnez Nom du module > Type d’enregistrement.
  1. Si le volet Rechercher est fermé, sélectionnez Icône Rechercher (Rechercher) sur la barre d’outils de navigation.
  2. Configurez les filtres.
    • Les termes de recherche sont appliqués aux champs de texte, y compris les listes de recherche, les champs d’entreprise et de contact, et des champs personnalisés dans les Snippet-Item-Lower-Plural auquel vous disposez d’accès.
    • Lorsque vous recherchez pour l’entreprise ou le contact attributaire, uniquement les attributions ouvertes sont recherchées.
  1. Dans le module d’enregistrement, sélectionnez l’enregistrement.

    2. Si vous souhaitez ouvrir l’enregistrement complet, vous pouvez :

    • Sélectionnez Icône Développer (Développer) dans le volet Informations ou Créer.
    • Sélectionnez Icône Plus (Plus) > Ouvrir le formulaire complet sur l’enregistrement.
    • Sélectionnez Icône Plus (Plus) > Ouvrir dans un nouvel onglet sur l’enregistrement.
    • Double-cliquez sur l’enregistrement.
  2. Dans le Snippet-Item-Lower complet, sélectionnez Icône d’élément précédent (Précédent) ou Icône d’élément suivant (Suivant) pour ouvrir le Snippet-Item-Lower précédent ou suivant basé sur la liste lors de l’ouverture du Snippet-Item-Lower actuel.

    3. Icône d’élément précédent (Précédent) et Icône d’élément suivant (Suivant) ne sont pas disponibles lorsque vous ouvrez le Snippet-Item-Lower dans un nouvel onglet.

  • Sur le barre d’outils de navigation de l’enregistrement, sélectionnez Icône Actualiser (Enregistrer et recharger).

    • L’enregistrement est enregistré et mis à jour avec les dernières informations de tous les utilisateurs.

  1. Dans le Snippet-Item-Lower, sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Icône Verrouillé (Verrouillé).
  2. Pour maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    3. —Ou—

    Pour fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

Des types d'enregistrements collaboratifs et d’entrée de données sont disponibles pour le suivi des informations relatives à votre projet. Seulement les types d’enregistrement collaboratifs utilisent les volets Créer et Informations dans le module d’enregistrement, ainsi que d’autres types de commentaires.

Type d’enregistrement Module Collaboratifs ou entrée de données
Éléments d’action Enregistrements Entrée des données
Applications de paiement (AP) Finances Collaboratives
Éléments du budget Finances Collaboratives
Demandes d’ordre de modification (DOM) Finances Collaboratives
Listes de contrôle Enregistrements Collaboratives
Factures du contrat Finances Collaboratives
Contrats Finances Collaboratives
Prévisions de coût Finances Collaboratives
Rapports journaliers Enregistrements Collaboratives
Directives sur le travail de terrain Enregistrements Entrée des données
Factures générales Finances Collaboratives
Enregistrements d’informations Gestion des informations N/A
Problèmes Enregistrements Entrée des données
Procès-verbal de la réunion Enregistrements Collaboratives
Mis en demeure Enregistrements Entrée des données
Ordres de modification potentiel (OMPs) Finances Collaboratives
Ordres de modification du contrat principal (OMCPs) Finances Collaboratives
Éléments de petits travaux Enregistrements Entrée des données
Bons de commande (BDCs) Finances Collaboratives
Demandes d’informations (DIs) Enregistrements Entrée des données
Notices de sécurité Enregistrements Entrée des données
Ordres de modification au sous-contrat (OMSCs) Finances Collaboratives
Lots de soumission Enregistrements Collaboratives
Soumissions Enregistrements Entrée des données
Transmissions Enregistrements Collaboratives

Vous pouvez créer un enregistrement.ou copier un enregistrement.et puis modifier les détails.

  • Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) mais ne sont pas obligatoires pour les enregistrements brouillon.
  • Si la numérotation automatique est désactivée, le champ Numéro est modifiable jusqu’à ce que l’enregistrement soit enregistré avec un statut non brouillon. Si la numérotation automatique est activée, le numéro est attribué après avoir enregistré la liste de contrôle avec un statut non brouilon.
  • Les prévision de coûts, les ordres de modification du contrat principal, et les ordres de modification au sous-contrat ne peuvent pas être copiés.
  1. Ouvrez la vue des enregistrements.
  2. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  3. Entrez les détails de l’enregistrement.

    4. Pour de plus amples information, consultez la rubrique de chaque type d’enregistrement.

  1. Ouvrez la vue des enregistrements.

    2. Les ordres de modification ne peuvent pas être copiés.

  2. Dans la vue de liste ou de tuiles, sur le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Plus (Plus) > Copier.

    3. —Ou—

    Ouvrez le Snippet-Item-Lower, et puis sélectionnez Icône Copier (Copier) sur la barre d’outils de navigation.

  • Les modifications à l’enregistrement original sont enregistrés automatiquement lorsque vous copiez l’enregistrement.
  • La description ou la question, les commentaires, les attributions, les copies de courtoisie, et les liens ne sont pas copiés vers le nouvel enregistrement.
  • Vous pouvez copier une réunion en créant la prochaine réunion.

Vous pouvez sélectionner plusieurs enregistrements et puis les mettre à jour avec les mêmes informations. La modification par lots n’est disponible que pour les types d’enregistrement collaboratifs.

  • Les autorisations aux enregistrements sont appliquées dans le volet Modification par lots. Si vous ne disposez pas de l’autorisation Modifier pour tout champ dans le volet Modification par lots, le volet n'est pas affiché lorsque vous sélectionnez des enregistrements.
  • Les autorisations au statut sont appliquées dans le volet Modification par lots. Si vous ne disposez pas de l’autorisation Éditeur, vos modifications ne sont pas appliquées.
  • Certaines modifications peuvent ne pas être appliquées en raison du statut de l'enregistrement ou de l'absence d'informations requises.
    1. Vous sélectionnez les DI suivantes :
      • Enregistrement A - Un enregistrement brouillon ayant toutes les informations requises.
      • Enregistrement B - Un enregistrement brouillon qui manque la question, ce qui est requise.
      • Enregistrement C - Un enregistrement avec un statut verrouillé.
    2. Vous modifiez le champ Discipline.
    3. Vous ajoutez un commentaire avec un fichier lié.
    4. Après avoir sélectionné Mettre à jour :
      • Dans l’enregistrement A, toutes les modifications sont appliquées.
      • Dans l’enregistrement B, le champ Discipline est mis à jour, et les fichier est lié à l’enregistrement. Cependant, le nouveau commentaire n’est pas ajouté car l’enregistrement n’a pas une question encore.
      • Dans l’enregistrement C, aucune des modifications n'est appliquée car l’enregistrement est verrouillé.
  1. Sélectionner les enregistrements.
    1. Pour changer au mode Sélectionner, sélectionnez la case à cocher pour un Snippet-Item-Lower.
    2. Pour choisir plus Snippet-Item-Lower-Plural, sélectionnez chacun.

      3. —Ou—

      Pour choisir tous les Snippet-Item-Lower-Plural,, sélectionnez la case à cocher sur la barre d’outils de navigation.

      Case à cocher Sélectionner tous

      Pour choisir des enregistrements consécutifs dans la vue de liste, sélectionnez un enregistrement, puis appuyez sur Maj et sélectionnez un autre enregistrement dans la liste.

      Sélection de plusieurs enregistrements

      Sélection de plusieurs enregistrement à l’aide de Maj+Clic

  2. Dans le volet Modification par lots panel, mettez à jour les informations.
    • Pour modifier un champ, sélectionnez Icône Modifier (Modifier), et puis sélectionnez une option.

      • Si le champ est vide, il est effacé dans les enregistrements sélectionnés lorsque vous sélectionnez Mettre à jour. Pour annuler une modification, vous pouvez sélectionner Icône X à côté du champ.

    • Pour marquer vos attributions comme terminées, activez l’option Marquer mon attribution comme terminée.
    • Pour ajouter une attribution ou une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter, et puis sélectionnez le nom.

      • Une personne ne peut être ajoutée qu'une seule fois en tant qu’attributaire ou destinataire d'une copie de courtoisie, de sorte que les doublons sont ignorés lors de l'enregistrement des modifications.

      Si vous ne disposez que de l'autorisation Modifier pour les attributions, le bouton Ajouter est disponible, mais les nouvelles attributions ne sont pas ajoutées aux enregistrements sélectionnés.

  3. Ajouter un commentaire.
    1. Dans le champ Commentaires, entrez un commentaire.

      2. Pour redimensionner le champ de commentaires, sélectionnez et faites glisser-déplacer le bord du champ.

      Redimensionner le champ de commentaires
    2. Pour lier un élément au commentaire, sélectionnez Icône Lier (Ajouter des liens), et puis sélectionnez un élément.

      3. Si vous sélectionnez l’option Charger le fichier, le fichier n’est lié qu’au premier enregistrement dans la liste. Pour lier un fichier à plusieurs enregistrements, en premier chargez le fichiers vers la Bibliothèque de fichiers, et puis sélectionnez Icône Lier (Ajouter des liens) > Bibliothèque de fichiers dans le volet Modification par lots.

    3. Pour enregistrer le commentaire en tant que réponse ou résolution, activez l’option Enregistrer en tant que réponse (DIs), Marquer en tant que docs approuvés (soumissions), ou Enregistrer en tant que résolution.

      4. Si un enregistrement comporte déjà une réponse ou une résolution, le nouvel enregistrement la remplace.

  4. Sélectionnez Mettre à jour.

    5. La boîte de dialogue de confirmation vous indique combien d’enregistrements sont mis à jour avec succès.

  • En bas du volet, sélectionnez Réinitialiser.

Si vous modifiez un champ périmé, vos modifications remplacent les modifications précédentes lorsque vous enregistrez l'enregistrement. Les modifications précédentes sont enregistrées sur l’onglet Historique.

Vos modifications sont enregistrées automatiquement si vous naviguez vers le Snippet-Item-Lower précédent ou suivant.

  • Pour maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    • —Ou—

    Pour fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

  • Dans le volet Créer, sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer + Ajouter un autre.

    • —Ou—

    Dans le volet Informations, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    Les modifications sont enregistrées automatiquement dans le volet Informations lorsque vous :

    • Fermez le volet ou sélectionnez un autre volet.
    • Sélectionnez une autre tuile ou rangée dans la vue des données.
    • Naviguez hors de la vue des données actuelle.

    Si vous sélectionnez Icône Développer (Développer) avant d’enregistrer les modifications, elles sont affichées dans l’enregistrement mais ne sont pas enregistrées encore.

Vous ne pouvez supprimer que des enregistrements déverrouillés.

Pour supprimer un enregistrement financier, en premier vous devez supprimer tout enregistrement financier qui y est lié.

Pour supprimer un ordre de modification potentiel (OMP) avec deux éléments :

  1. Vous supprimez le premier élément OMP de l’ordre de modification au sous-contrat (OMSC).
  2. Vous supprimez l’autre OMSC qui est lié au deuxième élément OMP.
  3. Vous supprimez l’OMP.
  1. Ouvrez le module de type d’enregistrement.
  2. Pour changer au mode Sélectionner, sélectionnez la case à cocher pour un Snippet-Item-Lower.
  3. Pour choisir plus Snippet-Item-Lower-Plural, sélectionnez chacun.

    4. —Ou—

    Pour choisir tous les Snippet-Item-Lower-Plural,, sélectionnez la case à cocher sur la barre d’outils de navigation.

    Case à cocher Sélectionner tous
  4. Sélectionnez Icône Plus (Plus) > Snippet-Label.

Pour supprimer un élément, vous pouvez également sélectionner :

  • Sélectionnez Icône Plus (Plus) > Supprimer sur l’élément.
  • Ouvrez l’élément, et puis sélectionnez Icône Plus (Plus) > Supprimer sur la barre d’outils de navigation.