Transmissions

Vous pouvez créer un journal de la correspondance écrite au fur et à mesure qu'elle est envoyée ou reçue, ou créer une feuille de couverture de transmission à envoyer avec vos envois.

  • Dans le menu du projet, sélectionnez Snippet-Module > Snippet-View.

Créez un enregistrement de transmission à partir de :

  • Le module : Une transmission non liée est créée dans le module Transmissions
  • Un dessin ou un enregistrement : Une transmission est créée et liée automatiquement au dessin ou à l’enregistrement. Elle peut également être liée à un rapport pour le dessin ou l’enregistrement.

Après avoir créé la transmission, vous pouvez lier plus éléments tels que des dessins et des enregistrements et ajouter des informations détaillées concernant les éléments.

  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  2. Dans la boîte de dialogue Créer une transmission, entrez les détails.
    1. Si la numérotation automatique est désactivée, entrez le numéro d’enregistrement.
    2. Dans la liste Type, sélectionnez le type de transmission.
    3. Dans la liste Transmis pour, sélectionnez une ou plus raisons.

      4. Après avoir créé l’enregistrement, vous pouvez également ajouter une autre raison dans le champ Autre du volet Informations.

    4. Entrez l’entreprise qui recevra la transmission.
    5. Sélectionnez Créer.
  3. Dans le volet Informations, modifiez les détails des enregistrements.
    1. Pour modifier le statut, sélectionnez une option de la liste.
    2. Pour ajouter une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter dans la section Copies de courtoisie, et puis sélectionnez le nom.

      3. Des copies de courtoisie sont ajoutées à l’onglet Destinataires lorsque vous créez une feuille de couverture de transmission.

  4. Sur l’onglet Transmission, ajoutez les coordonnées de contact et les détails des éléments.
    1. Dans la section Détails de contact, entrez les informations de contact et de livraison.
    2. Dans la section Éléments détaillés, sélectionnez Ajouter et puis entrez les détails de l’élément dans une nouvelle rangée.
  5. Sur l’onglet Accusé de réception, activez l’option Accusé de réception requis.

    6. Lorsque vous recevez l’accusé de réception, vous pouvez l’enregistrer sur cet onglet.

  6. Pour définir qui dispose d’accès au Snippet-Item-Lower., sélectionnez Icône Partage (Partage), et puis sélectionnez une option.
  7. Pour lier un élément au Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Lier (Liens), sélectionnez L’icône Plus (Ajouter), et puis sélectionnez le type d’élément.

    8. Les éléments liés sont affichés uniquement dans le volet Liens et pas dans la grille Éléments détaillés.

  8. Pour maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    9. —Ou—

    Pour fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

  1. Ouvrez le dessin ou l’enregistrement pour lequel vous souhaitez créer une transmission.
  2. Dans le volet Liens, sélectionnez L’icône Plus (Ajouter)EnreistrementTransmissionCréer.

    3. Vous pouvez également créer une transmission en créant un lien d’une annotation de dessin ou d’un nouveau commentaire d’enregistrement. Cependant, l’option Créer n’est pas disponible pour la question ou la description dans le volet Créer.

  3. Dans la boîte de dialogue Créer une transmission, entrez les détails.
    1. Si la numérotation automatique est désactivée, entrez le numéro d’enregistrement.
    2. Dans la liste Type, sélectionnez le type de transmission.
    3. Dans la liste Transmis pour, sélectionnez une ou plus raisons.

      4. Après avoir créé l’enregistrement, vous pouvez également ajouter une autre raison dans le champ Autre du volet Informations.

    4. Entrez l’entreprise qui recevra la transmission.
    5. Pour inclure un rapport pour le dessin ou l’enregistrement, activez l’option Inclure un rapport et sélectionnez un rapport.

      6. Le rapport est ajouté au volet Liens de la transmission et au système de gestion des fichiers dans le dossier Transmissions > Numéro d’enregistrement.

      L’option de rapport est disponible si vous disposez d’accès à au moins un rapport pour le dessin ou l’enregistrement. Les éléments de liste de contrôle et les éléments d’ordre de modification potentiel n’ont pas des rapports, en conséquence l’option de rapport n’est pas disponible.

    6. Sélectionnez Créer.
  4. Dans la transmission, ajoutez des autres détails et puis sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).
  5. Dans le dessin ou l’enregistrement, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

Créez une feuille de couverture de transmission pour les éléments que vous souhaitez envoyer à quelqu'un.

  1. Créez la transmission.
  2. Dans le volet Informations de la transmission, sélectionnez Envoyer la transmission.

    3. Le bouton Envoyer la transmission est disponible si vous disposez d'accès à au moins un rapport.

  3. Sélectionnez le rapport qui sera inclus dans la transmission.
  4. Modifiez le nom du rapport, et modifiez le format du rapport.
  5. Modifiez l'objet du message.
  6. Dans le champ A, sélectionnez Icône Développer pour choisir un contact, ou sélectionnez Icône Rechercher pour trouver ou créer un contact.

    7. Pour recevoir une copie de l’email, sélectionnez votre nom dans le champ A, CC, ou BCC field.

  7. Dans le champ Corps, entrez un message.

    8. Pour formater le message, sélectionnez le texte, et puis sélectionnez un bouton sur la barre d’outils.

    Éditeur de texte riche
    1. Sélectionnez le type de police.
    2. Sélectionnez la taille de texte.
    3. Appliquez un style de caractère
    4. Modifiez le texte ou la couleur en arrière-plan.
    5. Insérez une liste numérotée ou à puces.
    6. Diminuez ou augmentez le retrait
    7. Supprimez tous les styles appliqués.
    • L'indentation, la taille du texte, et le type de police ne sont pas appliqués dans les emails.
    • Les emails ne comprennent pas des images qui sont collées dans le corps du message.
  8. Sélectionnez les fichiers liés et la façon dont ils seront inclus dans l’email.
    9. Options du rapport

    Si le format du rapport est PDF, les fichiers liés peuvent être intégrés s’ils sont l’un des types suivants :

    • Fichiers d’image : .ccitt, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .bmp, .emf, .exif, .icon, et .wmf
    • Non-image files: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, and .txt
  9. Sélectionnez Envoyer.

Vous pouvez exporter Snippet-Item-Lower-Plural vers un fichier Excel où vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux. Vous pouvez ensuite réimporter le fichier, qui ne peut être utilisé qu'une seule fois, dans ProjectSight. S’il y a des erreurs, vous pouvez les revoir et corriger dans un nouveau fichier Excel.

Lorsque vous importez le fichier Excel dans ProjectSight :

  • Les rangées et les champs vides sont ignorés.
  • Si des nouvelles valeurs ont été entrées après l’exportation de ce tableur, vos modifications sont signalées.
  • Si un nouveau Snippet-Item-Lower manque un champ obligatoire et que l'erreur est signalée, il se eput que l’enregistrement ne soit pas créé.
  1. Dans le module Snippet-View, filtrez les enregistrements qui seront exportés vers Excel.
    • Dans le volet Rechercher, définissez les filtres.
    • Pour exporter des Snippet-Item-Lower-Plural spécifiques, sélectionnez leurs cases à cocher. Si aucunes ne sont sélectionnées, tous les Snippet-Item-Lower-Plural sont exportés.
  2. Dans la vue de liste, ajoutez et réorganisez les colonnes, et puis enregistrez la vue personnalisée.

    3. Le fichier Excel affichera les colonnes pour les champs dans la vue de liste suivies des champs restants.

  3. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter) > Exporter vers Excel.

    4. Le fichier Excel contient les champs obligatoires et les champs que vous êtes autorisé à afficher.

  4. Ouvrez le fichier Excel.
  5. Sur l’onglet Snippet-Tab, entrez les détails du Snippet-Item-Lower dans une nouvelle rangée.
    • Si la numérotation automatique est activée, un numéro temporaire est attribué au nouvel enregistrement.
    • Si la numérotation automatique est désactivée, corrigez tout numéro en double sur l’onglet Snippet-Tab avant que vous ajoutez le Snippet-Generic au nouvel enregistrement.
  6. Modifiez tout Snippet-Item-Lower-Plural existant.

    7. Vous pouvez copier et coller des cellules déverrouillées.

  7. Sur l’onglet Snippet-Tab , sélectionnez un enregistrement dans la colonne Snippet-Label, et puis entrez les détails du Snippet-Generic dans la rangée.
  8. Enregistrez le fichier Excel.
  9. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  10. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  11. Sélectionnez le fichier Excel à importer.
  1. Dans le message d’erreurs d’importation, sélectionnez Revoir les erreurs.

    2. Les Snippet-Item-Lower-Plural avec erreurs sont exportés vers un nouveau fichier Excel.

  2. Revoyez la colonne Retours d’information et corrigez les erreurs associées.
  3. Enregistrez le fichier Excel.
  4. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  5. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  6. Sélectionnez le fichier Excel à importer.

Suivez les transmissions qui ont fait l'objet d'un accusé de réception.

  1. Sélectionnez l’onglet Accusé de réception.
  2. Activez l’option Accusé de réception.

    3. Le contact et l’entreprise de l’onglet Transmission sont ajoutés automatiquement aux champs Accusé de réception par et Entreprise.

  3. Dans la section de détails Accusé de réception, modifiez la date et les coordonnées de contact.