Bons de commande (BDCs)

Vous pouvez utiliser les bons de commande pour suivre les matériaux, l'équipement et les fournitures achetés auprès des fournisseurs. Après avoir créé un BDC, vous pouvez utiliser les factures générales pour traiter les factures qui s'y rapportent.

Sur l’onglet Bon de commande, le bandeau affiche :

  • Total du BDC : Total TTC des postes du BDC en cours.
  • Montant facturé : Le montant qui à été facturé.
  • Solde à facturer : Le solde actuel restant à facturer pour le BDC.
  • Lorsque le solde du BDC est inférieur ou égal à zéro, le BDC passe automatiquement au premier statut verrouillé.
  • Si vous modifiez le total du BDC, les montants ne sont pas mis à jour dans les factures générales liées. Pour facturer le nouveau montant du BDC, vous pouvez créer une autre facture générale pour le BDC.
  • Dans le menu du projet, sélectionnez Snippet-Module > Snippet-View.

Vous pouvez créer un bon de commande et puis y ajouter des postes.

  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  2. Si la numérotation automatique est désactivée, entrez le numéro d’enregistrement.
  3. Entrez une description pour le BDC.
  4. Sélectionnez Créer.
  5. Dans le volet Snippet-Panel, entrez les détails de l’enregistrement.
    • Pour modifier le statut, sélectionnez une option de la liste.
      • Champ de flux de travail
    • Pour autoriser la surfacturation de montant total du BDC dans une facture générale, activez l’option Surfacturation autorisée.
    • Ajoutez les informations de livraison.
    • Pour ajouter une attribution, sélectionnez Ajouter dans la section Attribué à, sélectionnez le nom, et puis définissez une date d’échéance.
    • Pour ajouter une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter dans la section Copies de courtoisie, et puis sélectionnez le nom.
  6. Dans la grille Éléments, ajoutez les postes.
  7. Dans la section Détails de contact, entrez l’entreprise et les coordonnées de contact.
    • Pour rechercher ou créer une entreprise, sélectionnez Icône Rechercher (Rechercher) dans le champ de l’entreprise.
    • Pour ajouter un contact, sélectionnez le champ de contacts, et puis sélectionnez ou inviter un contacvt.

    Si vous souhaitez créer des factures générales pour le BDC, entrez une entreprise dans le champ A l’entreprise.

  8. Dans la section Taxe, modifiez les informations de taxe.
  9. Sur l’onglet Commentaires, entrez un commentaire, sélectionnez Icône Lier (Liens) pour lier des éléments, et puis sélectionnez Icône Envoyer (Envoyer).
  10. Pour définir qui dispose d’accès au Snippet-Item-Lower., sélectionnez Icône Partage (Partage), et puis sélectionnez une option.
  11. Pour lier un élément au Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Lier (Liens), sélectionnez L’icône Plus (Ajouter), et puis sélectionnez le type d’élément.
  12. Pour enregistrer les modifications et maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    13. —Ou—

    Pour enregistrer les modifications et fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

  1. Dans la vue de liste ou de tuiles, sur le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Plus (Plus) > Copier.

    2. —Ou—

    Ouvrez le Snippet-Item-Lower, et puis sélectionnez Icône Copier (Copier) sur la barre d’outils de navigation.

  2. Dans la liste Contrat, sélectionnez le contrat auquel l’enregistrement s’applique.
  3. Modifiez la description, et puis sélectionnez Copier.

Vous pouvez ajouter des éléments à partir du catalogue des bons de commande ou ajouter des nouveaux éléments/

  1. Dans la section Élément, sélectionnez Catalogue BDC et puis sélectionnez un élément.
    2. Les éléments sont ajoutés au catalogue des bons de commande dans les paramètres des enregistrements de portefeuille. Si aucun élément n’est ajouté encore, la boîte de dialogue Rechercher le catalogue de bons de commande est vide.

    —Ou—

    FerméSélectionnez Ajouter, et puis entres les détails de l’élément.

    • Description : La description de l’élément.
    • Élément : Le code ou l’abréviation de l’élément.
    • UOM: The unit of measurement in which the item is purchased.
    • Unit price: The price per unit of the item.
  2. Dans la cellule Quantité, modifiez le nombre d’éléments achetés.
  3. Pour marquer l’élément comme imposable, cochez la case Imposable.
  1. Pour choisir un poste, sélectionnez la rangée.
  2. En haut à droite de la grille, sélectionnez Vers le haut ou Vers le bas.
  • Si vous filtrez les éléments de la grille, les options Ajouter, Vers le haut, Vers le bas, et Insérer ne sont pas disponibles.
  • Si vous sélectionnez un en-tête de colonne pour trier les éléments, l’ordre de tri est temporaire et n’est pas appliqué dans le rapports ou la prochaine fois que l’enregistrement est ouvert.
  • Dans la grille Éléments, sélectionnez l’élément, et puis sélectionnez Supprimer.

    • Si vous supprimez un élément de bon de commande, l’élément est supprimé de la facture générale mais reste dans le bon de commande.

Sur l’onglet Bons de commande, vous pouvez définir comment le montant de taxe est calculé pour chaque poste marqué comme imposable dans la grille Éléments.

  1. Dans la section Taxe, entrez le poucentage de taxe dans le champ Taxe %.

    2. —Ou—

    Pour calculer automatiquement le taux de taxe, entrez le montant de taxe total dans le champ Taxe total.

  2. Si le montant de taxe est inclus dans le montant de l’élément, activez l’option Inclus dans des éléments.

    3. —Ou—

    Si le montant de taxe n’est pas inclus dans le montant de l’élément, désactivez l’option Inclus dans des éléments.

  3. Dans le champ Code de budget de la section Taxe, sélectionnez Icône Rechercher (Rechercher), et puis sélectionnez le code de budget qui est imputé pour le montant de taxe.

    4. Ce champ est indisponible si la taxe est incluse dans le poste.

Dans le panneau Informations, vous pouvez entrer des détails sur la livraison, l'expédition et les conditions de paiement.

  • Dans le volet Informations, entrez les informations suivantes :
    • Date d’échéance : La date à laquelle le paiement est dû.
    • Date de livraison programmée : La date à laquelle la commande doit être livrée.
    • Livraison effective : La date à laquelle la commande est arrivée.
    • Expédier via : La méthode d’expédition.
    • F.O.B.: (Freight on Board or Free on Board) Where the purchased items are to be delivered as part of the agreed price.
    • Termes : Les termes de paiement pour le BDC.

Lorsqu’un BDC est approuvé pour le budget, les montants des postes sont appliqués à la colonne Engagements originaux pour les codes de budget associés.

  • Dans le volet Informations, activez l’option Approuvé pour le budget.

Vous pouvez exporter Snippet-Item-Lower-Plural vers un fichier Excel où vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux. Vous pouvez ensuite réimporter le fichier, qui ne peut être utilisé qu'une seule fois, dans ProjectSight. S’il y a des erreurs, vous pouvez les revoir et corriger dans un nouveau fichier Excel.

Lorsque vous importez le fichier Excel dans ProjectSight :

  • Les rangées et les champs vides sont ignorés.
  • Si des nouvelles valeurs ont été entrées après l’exportation de ce tableur, vos modifications sont signalées.
  • Si un nouveau Snippet-Item-Lower manque un champ obligatoire et que l'erreur est signalée, il se eput que l’enregistrement ne soit pas créé.
  1. Dans le module Snippet-View, filtrez les enregistrements qui seront exportés vers Excel.
    • Dans le volet Rechercher, définissez les filtres.
    • Pour exporter des Snippet-Item-Lower-Plural spécifiques, sélectionnez leurs cases à cocher. Si aucunes ne sont sélectionnées, tous les Snippet-Item-Lower-Plural sont exportés.
  2. Dans la vue de liste, ajoutez et réorganisez les colonnes, et puis enregistrez la vue personnalisée.

    3. Le fichier Excel affichera les colonnes pour les champs dans la vue de liste suivies des champs restants.

  3. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter) > Exporter vers Excel.

    4. Le fichier Excel contient les champs obligatoires et les champs que vous êtes autorisé à afficher.

  4. Ouvrez le fichier Excel.
  5. Sur l’onglet Snippet-Tab, entrez les détails du Snippet-Item-Lower dans une nouvelle rangée.
    • Si la numérotation automatique est activée, un numéro temporaire est attribué au nouvel enregistrement.
    • Si la numérotation automatique est désactivée, corrigez tout numéro en double sur l’onglet Snippet-Tab avant que vous ajoutez le Snippet-Generic au nouvel enregistrement.
  6. Modifiez tout Snippet-Item-Lower-Plural existant.

    7. Vous pouvez copier et coller des cellules déverrouillées.

  7. Sur l’onglet Snippet-Tab , sélectionnez un enregistrement dans la colonne Snippet-Label, et puis entrez les détails du Snippet-Generic dans la rangée.
  8. Enregistrez le fichier Excel.
  9. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  10. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  11. Sélectionnez le fichier Excel à importer.
  1. Dans le message d’erreurs d’importation, sélectionnez Revoir les erreurs.

    2. Les Snippet-Item-Lower-Plural avec erreurs sont exportés vers un nouveau fichier Excel.

  2. Revoyez la colonne Retours d’information et corrigez les erreurs associées.
  3. Enregistrez le fichier Excel.
  4. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  5. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  6. Sélectionnez le fichier Excel à importer.