Procès-verbaux de réunion

Les procès-verbaux de réunion sont utilisés pour gérer les thèmes, les invitations et les notes de vos réunions. Vous pouvez créer une série de réunions connexes et reporter les thèmes en suspens à la réunion suivante si nécessaire.

Vous créez une réunion pour la coordination des sous-traitants et ajoutez quelques thèmes à l'ordre du jour. Vous envoyez ensuite une invitation contenant les thèmes aux participants. Plus tard, vous mettez à jour le statut de chaque thème et reportez les thèmes incomplets à la réunion suivante.

Les participants à une réunion ne sont pas des participants de l’enregistrement et ne reçoivent donc pas de notifications pour les procès-verbaux des réunions

  • Dans le menu du projet, sélectionnez Snippet-Module > Snippet-View.
  1. Dans le module Procès-verbal de réunion, sélectionnez la réunion.
  2. Sur l’onglet Snippet-Label, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir) sur la rangée Snippet-Item-Lower pour afficher ses détails.

    3. Pour naviguer vers l’élément précédent ou suivant à partir de l’élément ouvert, sélectionnez Icône d’élément précédent (Précédent) ou Icône d’élément suivant (Suivant).

Vous pouvez créer une nouvelle réunion avec un nouveau groupe de thèmes. Vous pouvez également créer la réunion suivante de la série et y reporter les thèmes incomplets.

Si un thème est reporté plusieurs fois, le champ Issu de la réunion affiche toujours la réunion d'origine à laquelle il a été ajouté pour la première fois.

  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  2. Dans le champ Nom de la réunion, sélectionnez un nom pour la réunion, ou entrez un nouveau nom.
    • Les nouveaux Snippet-Item-Lower-Plural sont ajoutés aux paramètre de liste de recherche aux niveaux de portefeuille et du projet. Si ce paramètre est déverrouillé au niveau du projet, le nouveau Snippet-Item-Lower n’est ajouté qu’au niveau du projet.
    • Le Snippet-Item-Lower, n’est modifiable que dans la boîte de dialogue Créer.
  3. Dans le champ Objectif de la réunion, entrez la description.
  4. Dans le champ Lieu de la réunion, sélectionnez un lieu, ou entrez un nouveau lieu.
    • Les nouveaux Snippet-Item-Lower-Plural sont ajoutés aux paramètre de liste de recherche aux niveaux de portefeuille et du projet. Si ce paramètre est déverrouillé au niveau du projet, le nouveau Snippet-Item-Lower n’est ajouté qu’au niveau du projet.
    • Si vous modifiez le nom du Snippet-Item-Lower dans l’enregistrement, le Snippet-Item-Lower nommé précédemment est retenu en tant qu’un élément de liste de recherche séparé.
  5. Entrez la date et les heures, puis sélectionnez Créer.
  6. Dans le volet Informations, modifiez les détails de la réunion.
    • Pour modifier le statut, sélectionnez une option de la liste.
    • Pour ajouter un participant, sélectionnez Ajouter dans la section Participants, et puis sélectionnez le nom.
    • Pour ajouter une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter dans la section Copies de courtoisie, et puis sélectionnez le nom.

      • Une notification n’est pas envoyée aux destinataire de copies de courtoisie dans le volet Informations. Cependant, ils ont accès à l’enregistrement et peuvent être ajoutés à l’invitation à la réunion.

  7. Dans l’onglet Thèmes, ajoutez les thèmes et les éléments d'action liés.
  8. Sur l’onglet Commentaires, entrez un commentaire, sélectionnez Icône Lier (Liens) pour lier des éléments, et puis sélectionnez Icône Envoyer (Envoyer).
  9. Pour définir qui dispose d’accès au Snippet-Item-Lower., sélectionnez Icône Partage (Partage), et puis sélectionnez une option.
  10. Pour lier un élément au Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Lier (Liens), sélectionnez L’icône Plus (Ajouter), et puis sélectionnez le type d’élément.
  11. Envoyez l’invitation à la réunion.
  12. Pour maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    13. —Ou—

    Pour fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

  1. Dans le volet Informations de la réunion actuelle, sélectionnez Créer la prochaine réunion.
  2. Modifiez les détails pour la prochaine réunion.
  3. Sélectionnez les thèmes à reporter à la prochaine réunion.

    4. Les éléments avec un statut non fermé sont sélectionnés automatiquement.

  4. Sélectionnez Créer.

    5. Les commentaires, les éléments liés, les participants, et les thèmes sélectionnés avec leurs éléments d’action liés sont copiés dans la prochaine réunion.

    • Les éléments d’action avec des statuts verrouillés ne sont pas copiés.
    • Les thèmes fermés restent fermés.

Les thèmes, y compris leurs éléments d’action liés, les commentaires, et les liens, peuvent être repaortés à la prochaine réunion.ing.

  • Le champ Issu de la réunion pour le thème affiche la réunion à laquelle il a été ajouté à l'origine.
  • Les thèmes en lecture seule, tels que des thèmes reportés, ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.
  • Dans l’onglet Thèmes, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir) sur la rangée de l’élément.
  1. Sur l’onglet Thème, sélectionnez Ajouter.
  2. Dans la nouvelle rangée, sélectionnez le thème pour la réunion, ou entrez un nouveau thème.
    • Les nouveaux Snippet-Item-Lower-Plural sont ajoutés aux paramètre de liste de recherche aux niveaux de portefeuille et du projet. Si ce paramètre est déverrouillé au niveau du projet, le nouveau Snippet-Item-Lower n’est ajouté qu’au niveau du projet.
    • Si vous modifiez le nom du Snippet-Item-Lower dans l’enregistrement, le Snippet-Item-Lower nommé précédemment est retenu en tant qu’un élément de liste de recherche séparé.
  3. Entrez les détails du thème.

    4. Vous pouvez également copier des valeurs vers le bas dans une colonne

  4. Pour ajouter plus informations telles que des commentaires, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir) sur la rangée de l’élément.
  1. Pour développer le thème dans la grille, sélectionnez Icône Ouvrir (Ouvrir) au côté gauche de la rangée.

    2. —Ou—

    Pour ouvrir le menu déroulant du thème, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir) au côté droit de la rangée.

  2. Dans la section Notes, entrez les informations.
  3. Pour formater vos notes, sélectionnez le texte, et puis sélectionnez un bouton sur la barre d’outils.
    4. Éditeur de texte riche
    1. Appliquez un style de caractère
    2. Insérez une liste numérotée ou à puces.
    3. Diminuez ou augmentez le retrait
    4. Sélectionnez la taille de texte.
    5. Appliquez un style de paragraphe.
    6. Modifiez le texte ou la couleur en arrière-plan.
    7. Sélectionnez le type de police.
    8. Supprimez tous les styles appliqués.
    • Les listes imbriquées qui utilisent des lettres minuscules ou des chiffres romains dans l'enregistrement sont affichées avec des points à puce dans le rapport. Le reste du formatage est respecté.
    • Les rapports ne comprennent pas des images qui sont collées dans la section Notes.
  • Dans l’onglet Thèmes, dans la cellule Statut de la rangée du thème, sélectionnez un Statut.
  • Dans l’onglet Thèmes, sélectionnez le thème, et puis sélectionnez Supprimer.

    • Cette option n'est pas disponible si vous sélectionnez une combinaison d’éléments d’action et de thèmes.

Vous pouvez créer des éléments d’action et les lier à un thème de réunion. Les éléments d’action s’affichent dans la grille Thèmes et pas dans le volet Liens.

  • Les éléments d'action liés sont créés avec le premier statut non brouillon.
  • Les éléments d’action liés sont visibles dans la grille Thèmes si vous y avez accès.
  • Les attributaires des éléments d’action liés n’ont pas automatiquement d’accès à la réunion. S'ils ont besoin d'un accès, ajoutez-les à la liste des participants à la réunion ou aux copies de courtoisie.
  • Si une réunion ou un thème de réunion est supprimé, ses éléments d’action liés ne sont pas supprimés.
  1. Dans l’onglet Thèmes, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir) au côté gauche de la rangée du thème.
  2. Dans la rangée de l’élément d’action, sélectionnez Icône Ouvrir dans un nouvel onglet (Ouvrir).
  3. Pour afficher plus de détails, sélectionnez Icône Développer (Développer) dans le volet de droite.
  1. Dans la rangée du thème, sélectionnez Icône Créer (Créer).
  2. Dans le volet de droite, entrez les détails de l’élément d’action.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

    4. —Ou—

    Pour ajouter et lier un autre élément d’action au même thème, sélectionnez Enregistrer + Ajouter un autre.

  1. Dans la rangée du thème, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir).
  2. Dans la rangée de l’élément d'action, modifiez les détails dans les colonnes modifiables telles que Statut.

    3. —Ou—

    Dans la rangée de l’élément d'action, sélectionnez Icône Ouvrir dans un nouvel onglet (Ouvrir), sélectionnez Icône Développer (Développer) dans le volet de droite, et puis modifiez les détails.

  1. Dans la rangée du thème, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir).
  2. Sélectionnez la case à cocher pour l’élément d’action.
  3. En haut de la grille Thèmest, sélectionnez Supprimer.

    4. Cette option n'est pas disponible si vous sélectionnez une combinaison d’éléments d’action et de thèmes.

  4. Sur la barre d’outils, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    5. Le lien est supprimé, et l’élément d’action est supprimé.

Dans le volet Informations, les cartes de participants peuvent afficher les statuts suivants :

  • Rien : Une invitation n’a pas été envoyée au participant.
  • Invited: An invitation has been sent to the attendee.
  • Present: The attendee is marked as present for the meeting.
  • Absent: The attendee is marked as absent for the meeting.
Icône de présence
  • Dans le volet Informations, développez la section Participants.
  1. Dans la section Participants du volet, sélectionnez Ajouter.
  2. Ouvrez la liste des utilisateurs, des contacts, ou des listes de distribution.
    • Pour ouvrir la liste des utilisateurs ProjectSight, sélectionnez Utilisateurs.
    • Pour ouvrir la liste des contacts de l’entreprise ou du projet, sélectionnez Contacts.

      • Pour afficher tous les contacts dans le portefeuille, sélectionnez la case à cocher Inclure les contacts du portefeuille.

    • Pour ouvrir les listes de distribution des contacts, sélectionnez Liste de distribution.

    La liste affiche seulement les contacts du projet ou affiche tous les contacts et les utilisateurs, selon le paramètre du portefeuille pour la sélection des entreprises et des contacts.

  3. Sélectionnez la case à cocher pour un ou plus noms ou listes de distribution.

    4. Si vous sélectionnez les cases à cocher pour certains noms ou certaines listes de distribution, et puis vous entrez un terme de recherche, ces cases à cocher restent sélectionnées même si elles ne sont pas visibles dans la liste filtrée.

  4. Pour inviter un membre, sélectionnez Inviter un membre.

    5. Cette option est disponible si vous êtes autorisé à inviter des membres.

    1. Dans le champ Email, entrez ou sélectionnez l’adresse email.

      2. Si vous sélectionnez une adresse email existante, le nom, l’entreprise et le rôle de sécurité par défaut du contact sont entrés automatiquement.

    2. Dans la liste Rôle de sécurité, sélectionnez un rôle de sécurité pour que le nouveau membre de l'équipe devienne un utilisateur de ProjectSight.

      3. —Ou—

      Sélectionnez Aucun (contacts uniquement) pour que le nouveau membre de l'équipe devienne un contact du projet.

    3. Dans les champs Prénom et Nom, entrez le nom.
    4. Dans le champ Entreprise, sélectionnez l’entreprise.

      5. —Ou—

      Entrez un nouveau nom d’entreprise, et puis sélectionnez Ajouter.

    5. Sélectionnez Enregistrer.

      6. —Ou—

      Sélectionnez Enregistrer & ajouter un autre pour inviter un autre membre de l’équipe.

  • Sur la carte de contact, sélectionnez Coche grise jusqu’à ce que l’icône correcte s’affiche.
  • Sur la carte de contacts, sélectionnez Icône Plus (Plus)Supprimer..

    • Cette personne ne recevra plus des notifications.

Vous pouvez exporter Snippet-Item-Lower-Plural vers un fichier Excel où vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux. Vous pouvez ensuite réimporter le fichier, qui ne peut être utilisé qu'une seule fois, dans ProjectSight. S’il y a des erreurs, vous pouvez les revoir et corriger dans un nouveau fichier Excel.

Lorsque vous importez le fichier Excel dans ProjectSight :

  • Les rangées et les champs vides sont ignorés.
  • Si des nouvelles valeurs ont été entrées après l’exportation de ce tableur, vos modifications sont signalées.
  • Si un nouveau Snippet-Item-Lower manque un champ obligatoire et que l'erreur est signalée, il se eput que l’enregistrement ne soit pas créé.
  1. Dans le module Snippet-View, filtrez les enregistrements qui seront exportés vers Excel.
    • Dans le volet Rechercher, définissez les filtres.
    • Pour exporter des Snippet-Item-Lower-Plural spécifiques, sélectionnez leurs cases à cocher. Si aucunes ne sont sélectionnées, tous les Snippet-Item-Lower-Plural sont exportés.
  2. Dans la vue de liste, ajoutez et réorganisez les colonnes, et puis enregistrez la vue personnalisée.

    3. Le fichier Excel affichera les colonnes pour les champs dans la vue de liste suivies des champs restants.

  3. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter) > Exporter vers Excel.

    4. Le fichier Excel contient les champs obligatoires et les champs que vous êtes autorisé à afficher.

  4. Ouvrez le fichier Excel.
  5. Sur l’onglet Snippet-Tab, entrez les détails du Snippet-Item-Lower dans une nouvelle rangée.
  6. Modifiez tout Snippet-Item-Lower-Plural existant.

    7. Vous pouvez copier et coller des cellules déverrouillées.

    Les réunions sont identifiées par une combinaison de Nom de la réunion, Date, et Heure de début. Pour vous assurer que les participants et les thèmes sont ajoutés à la bonne réunion, corrigez les combinaisons en double avant d'y ajouter des éléments dans le fichier ou d'ajouter des éléments aux réunions dans ProjectSight.

  7. Sur l’onglet Snippet-Tab , sélectionnez un enregistrement dans la colonne Snippet-Label, et puis entrez les détails du Snippet-Generic dans la rangée.
  8. Sur l’onglet Snippet-Tab , sélectionnez un enregistrement dans la colonne Snippet-Label, et puis entrez les détails du Snippet-Generic dans la rangée.
  9. Enregistrez le fichier Excel.
  10. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  11. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  12. Sélectionnez le fichier Excel à importer.
  1. Dans le message d’erreurs d’importation, sélectionnez Revoir les erreurs.

    2. Les Snippet-Item-Lower-Plural avec erreurs sont exportés vers un nouveau fichier Excel.

  2. Revoyez la colonne Retours d’information et corrigez les erreurs associées.
  3. Enregistrez le fichier Excel.
  4. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  5. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  6. Sélectionnez le fichier Excel à importer.

Vous pouvez envoyer une invitation à une réunion qui inclut automatiquement les participants qui n'ont pas encore reçu d'invitation, ainsi que les destinataires d'une copie de courtoisie. Les invités ne sont ajoutés automatiquement qu'une seule fois, même si une invitation ultérieure contient des détails mis à jour, comme l'heure de début.

Si vous ajoutez des contacts dans l’invitation, ils ne sont pas ajoutés automatiquement en tant que participants dans le volet d’informations/

  1. Dans le volet Informations, sélectionnez Envoyer une invitation.
  2. Modifiez l'objet du message.
  3. Dans le champ A, sélectionnez Icône Développer pour choisir un contact, ou sélectionnez Icône Rechercher pour trouver ou créer un contact.

    4. Pour recevoir une copie de l’email, sélectionnez votre nom dans le champ A, CC, ou BCC field.

  4. Dans le champ Corps, entrez un message.

    5. Pour formater le message, sélectionnez le texte, et puis sélectionnez un bouton sur la barre d’outils.

    Éditeur de texte riche
    1. Sélectionnez le type de police.
    2. Sélectionnez la taille de texte.
    3. Appliquez un style de caractère
    4. Modifiez le texte ou la couleur en arrière-plan.
    5. Insérez une liste numérotée ou à puces.
    6. Diminuez ou augmentez le retrait
    7. Supprimez tous les styles appliqués.
    • L'indentation, la taille du texte, et le type de police ne sont pas appliqués dans les emails.
    • Les emails ne comprennent pas des images qui sont collées dans le corps du message.
  5. Sélectionnez les fichiers liés et la façon dont ils seront inclus dans l’email.
    6. Options du rapport

    Les fichiers liés peuvent être intégrés s’ils sont l’un des types suivants :

    • Fichiers d’image : .ccitt, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .bmp, .emf, .exif, .icon, et .wmf
    • Non-image files: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, and .txt
  6. Sélectionnez Envoyer.