Éléments d’action

Vous pouvez utiliser des éléments d’action pour suivre les éléments qui doivent être achevés. Créez de nouveaux éléments, attribuez-leur des responsabilités et des dates d’échéance, suivez leur statut et assurez leur suivi.

Une pièce nécessite une deuxième couche d'apprêt avant que la peinture puisse être terminée. Vous créez un élément d'action et attribuez le travail à quelqu'un. Ensuite, vous assurez le suivi et enregistrez l'avancement des travaux jusqu'à ce qu'ils soient terminés.

Dans les réunions vous pouvez également créer des éléments d'action et les lier aux thèmes de réunion. Si la réunion ou le thème de réunion est supprimé, ses éléments d’action liés ne sont pas supprimés.

  • Dans le menu du projet, sélectionnez Snippet-Module > Snippet-View.
  1. Dans la section Par du volet Rechercher, sélectionnez Issu de la réunion ou Issu du thème.
    2. Filtre de réunion liée

    Filtres pour les réunions et les thèmes liés

    Ces filtres ne sont disponibles que si les éléments d’action sont liés aux procès-verbaux de réunion

  2. Pour afficher les éléments d'action liés, sélectionnez la réunion ou le thème.
  1. Ouvrez l’élément d'action dans le formulaire complet.
  2. Dans le champ Issu de la réunion ou Issu du thème du volet Informations, sélectionnez Icône Ouvrir dans un nouvel onglet (Ouvrir).
    3. Réunion et thème liés

    Réunion et thème de réunion liés

Créez un enregistrement de base dans le volet Créer, ou créez un enregistrement avec des informations détaillées dans le formulaire complet.

  • Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) mais ne sont pas obligatoires pour les enregistrements brouillon.
  • Si la numérotation automatique est désactivée, le champ Numéro est modifiable jusqu’à ce que l’enregistrement soit enregistré avec un statut non brouillon. Si la numérotation automatique est activée, le numéro est attribué après avoir enregistré la liste de contrôle avec un statut non brouilon.
  1. Si le volet de droite est fermé dans le module, sélectionnez Icône Info (Informations) sur la barre d’outils de navigation.
  2. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  3. Dans le volet Snippet-Panel, entrez les détails de l’enregistrement.
    • Pour modifier le statut, sélectionnez une option de la liste.
    • Pour ajouter un emplacement, sélectionnez le champ Emplacement, sélectionnez un emplacement [parent ou enfant, et puis sélectionnez Appliquer.
    • Pour ajouter une attribution, sélectionnez Ajouter dans la section Attribué à, sélectionnez le nom, et puis définissez une date d’échéance.
    • Pour ajouter une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter dans la section Copies de courtoisie, et puis sélectionnez le nom.
    • Dans le champ Commentaires, entrez un commentaire, et sélectionnez Icône Lier(Liens) pour lier les éléments.
  4. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer + Ajouter un autre.

    5. Vous pouvez ouvrir l’enregsitrement complet pour entrer des détails supplémentaires, y lier des éléments, et le partager avec d’autres personnes.

  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  2. Si le nouvel enregistrement ne s’ouvre pas dans le formulaire complet, sélectionnez Icône Développer (Développer) dans le volet Créer.
  3. Dans le champ Sujet en haut à gauche, entrez le sujet.
  4. Dans le volet Snippet-Panel, entrez les détails de l’enregistrement.
    • Pour modifier le statut, sélectionnez une option de la liste.
    • Pour ajouter un emplacement, sélectionnez le champ Emplacement, sélectionnez un emplacement [parent ou enfant, et puis sélectionnez Appliquer.
    • Pour ajouter une attribution, sélectionnez Ajouter dans la section Attribué à, sélectionnez le nom, et puis définissez une date d’échéance.
    • Pour ajouter une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter dans la section Copies de courtoisie, et puis sélectionnez le nom.
  5. Sur l’onglet Commentaires, entrez un commentaire, sélectionnez Icône Lier (Liens) pour lier des éléments, et puis sélectionnez Icône Envoyer (Envoyer).

    6. Lorsque vous sélectionnez Icône Envoyer (Envoyer) pour ajouter le commentaire à un nouvel enregistrement, l’enregistrement est enregistré.

  6. Pour définir qui dispose d’accès au Snippet-Item-Lower., sélectionnez Icône Partage (Partage), et puis sélectionnez une option.
  7. Pour lier un élément au Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Lier (Liens), sélectionnez L’icône Plus (Ajouter), et puis sélectionnez le type d’élément.
  8. Pour enregistrer les modifications et maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    9. —Ou—

    Pour enregistrer les modifications et fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

Vous pouvez exporter Snippet-Item-Lower-Plural vers un fichier Excel où vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux. Vous pouvez ensuite réimporter le fichier, qui ne peut être utilisé qu'une seule fois, dans ProjectSight. S’il y a des erreurs, vous pouvez les revoir et corriger dans un nouveau fichier Excel.

  • Les autorisations aux enregistrements, autorisations de champs, et les autorisation du statut sont cochées lorsque vous exportez Snippet-Item-Lower-Plural vers un fichier Excel et lorsque vous importez le fichier dans ProjectSight.
  • Dans le fichier Excel, les champs obligatoires sont en rouge clai, et les champs en lecture seule sont en bleu clair.
  • Pour éviter une erreur d'importation, veillez à entrer des informations dans le champ Résolution si les champs Date résolue et Résolu par contiennent des informations.
  • Le fichier Excel ne peut être importé que vers le Snippet-Generic à partir duquel il a été exporté.

Lorsque vous importez le fichier Excel dans ProjectSight à nouveau :

  • Si des nouvelles valeurs ont été entrées après l’exportation de ce tableur, vos modifications sont signalées.
  • Les rangées et les champs vides sont ignorés.
  • Si un statut non brouillon est sélectionné, et un champ obligatoire est non valide ou vide, le nouvel enregistrement reste en tant que brouillon.
  • Les champs Résolution, Date résolue, et Résolu par sont mis à jour dans l’enregistrement. Si les champs Date résolue et Résolu par sont vides dans le fichier Excel et dans l’enregistrement, l’utilisateur et l’horodatage actuels sont utilisés.
  1. Dans le module Snippet-View, filtrez les enregistrements qui seront exportés vers Excel.
    • Dans le volet Rechercher, définissez les filtres.
    • Pour exporter des Snippet-Item-Lower-Plural spécifiques, sélectionnez leurs cases à cocher. Si aucunes ne sont sélectionnées, tous les Snippet-Item-Lower-Plural sont exportés.
  2. Dans la vue de liste, ajoutez et réorganisez les colonnes, et puis enregistrez la vue personnalisée.

    3. Le fichier Excel affichera les colonnes pour les champs dans la vue de liste suivies des champs restants.

  3. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter) > Exporter vers Excel.

    4. Le fichier Excel contient les champs obligatoires et les champs que vous êtes autorisé à afficher.

  4. Ouvrez le fichier Excel.
  5. Sur l’onglet Snippet-Tab, entrez les détails du Snippet-Item-Lower dans une nouvelle rangée.
  6. Modifiez tout Snippet-Item-Lower-Plural existant.

    7. Vous pouvez copier et coller des cellules déverrouillées.

  7. Enregistrez le fichier Excel.
  8. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  9. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  10. Sélectionnez le fichier Excel à importer.
  1. Dans le message d’erreurs d’importation, sélectionnez Revoir les erreurs.

    2. Les Snippet-Item-Lower-Plural avec erreurs sont exportés vers un nouveau fichier Excel.

  2. Revoyez la colonne Retours d’information et corrigez les erreurs associées.
  3. Enregistrez le fichier Excel.
  4. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  5. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  6. Sélectionnez le fichier Excel à importer.