Factures du contrat

Vous pouvez utiliser les factures du contrat pour enregistrer les factures des sous-traitants et déterminer la valeur des acomptes qui leur sont versés. Une facture du contrat peut être créée pour tout contrat engageant des coûts dans le budget.

Sur l’onglet Facture du contrat, le bandeau affiche :

  • Valeur du contrat pendant cette période : La valeur révisée du contrat pour la période de coûts.
  • Previous invoices: Total billed in previous record for this contract.
  • Current due: Total amount earned, minus retainage and minus amounts from previous records.
  • Solde à facturer :La valeur restante à payer, y comprise la retenue, du contrat.
  • La règle du contrat détermine si vous pouvez surfacturer le contrat.
  • Si la facture du contrat est pour un contrat total controlé, des valeurs negatives entraîne une erreur de surfacturation.
  • Lorsqu’un nouvelle DP Lorsqu’une nouvelle facture du contrat est créée, les précédentes factures du contrat sont verrouilleés à moins que ce ne soit pour un contrat total non contrôlé.
  • Les enregistrements pour le même contrat ont automatiquement des numéros de séquence consécutifs. Vous pouvez modifier ou supprimer uniquement pour la facture du contrat avec le numéro de séquence le plus haut.
  • Pour afficher et modifier les factures du contrat pour des entreprises autres que la vôtre, il vous faut l’autorisation Peut accéder aux factures du contrat pour toutes les entreprises. Sans cette autorisation, vous ne pouvez afficher que des factures du contrat pour votre propre entreprise et pas pour toute autre entreprise.
  • Dans le menu du projet, sélectionnez Snippet-Module > Snippet-View.
  • Dans l’enregistrement, sélectionnez l’onglet Résumé financier.

    • Les champs sont en lecture seule.

    Section Champ Description
    Statut du contrat Valeur du contrat La valeur originale du contrat. Le total du tableau de valeurs (TDV) sur dans le contrat.
    Modifications à cette facture La somme des ordres de modification ajoutés au contrat dans les factures du contrat, jusqu’à et compris la période de coûts de la facture du contrat active.
    Valeur du contrat pendant cette période La valeur révisée du contrat pour la période de coûts dans l’enregistrement. Calculée en ajoutant Valeur du contrat à Modifications à cette facture.
    Valeur actuelle du contrat La valeur révisée du contrat avec tous les ordres de modification, y compris ceux qui ne sont pas encore ajoutés dans les enregistrements. Calculée en ajoutant tous les montants des ordres de modification à Valeur du contrat.
    Statut de facturation Total achevé et stocké La valeur totale du travail achevé, des matériaux installés, et des matériaux stockés jusqu’à et compris cet enregistrement.
    Total de la retenue de garantie Le montant total de retenue jusqu’à et comprise cet enregistrement.
    Total gagné moins la retenue de garantie La valeur du travail achevé, des matériaux installés, et des matériaux stockés dans tous les enregistrements jusqu’à et compris cet enregistrement, moins le retenue.
    Échéance actuelle Le montant à l’échéance pour la facture actuelle. La somme de la colonne Échéance actuelle nette dans l’enregistrement.
    Solde à facturer La valeur restante, y comprise la retenue, du contrat à payer au sous-traitant. Calculée en soustrayant Total gagné moins la retenue de la Valeur du contrat pendant cette période.

Vous pouvez créer une facture du contrat et puis y ajouter des Ordres de modification au sous-contrat (OMSCs). Vous pouvez également inclure la facture du contrat dans les demandes de paiement (DP).

  • Les autorisations de champ ne sont pas obligatoires dans la bîte de dialogue Créer mais sont obligatoires dans l’enregistrement complet.
  • Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque.
  • Les entreprises dans lese champs A l’entreprise et A partir de l’entreprise proviennent du contrat associé.
  • Les numéros en double sont autorisés pour les factures du contrat si la numérotation automatique est désactivée et si le numéro est unique pour le contrat sélectionné.
  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  2. Dans la liste Contrat, sélectionnez le contrat auquel l’enregistrement s’applique.

    3. Si vous ne disposez pas de l’autorisation Peut accéder aux factures de contrat pour toutes les entreprises, la liste n’affiche que les contrats avec votre entreprise dans le champ A l’entreprise.

  3. Si la numérotation automatique est désactivée, entrez le numéro d’enregistrement.
  4. Dans le champ Date de la facturee, entrez ou sélectionnez une date.
  5. Dans la liste Période, sélectionnez la période de coûts.
  6. Sélectionnez Créer.
  7. Dans le volet Snippet-Panel, entrez les détails de l’enregistrement.
    • Pour modifier le statut, sélectionnez une option de la liste.
      • Champ de flux de travail
    • Pour ajouter une attribution, sélectionnez Ajouter dans la section Attribué à, sélectionnez le nom, et puis définissez une date d’échéance.
    • Pour ajouter une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter dans la section Copies de courtoisie, et puis sélectionnez le nom.
  8. Dans la grille Éléments détaillés, ajoutez les OMSC, et entrez les paiements de montant forfaitaire ou prix unitaire.
  9. Sur l’onglet Commentaires, entrez un commentaire, sélectionnez Icône Lier (Liens) pour lier des éléments, et puis sélectionnez Icône Envoyer (Envoyer).
  10. Sur l’onglet Coordonnées de contact, entrez l’entreprise et les coordonnées de contact.
    • Pour rechercher ou créer une entreprise, sélectionnez Icône Rechercher (Rechercher) dans le champ de l’entreprise.
    • Pour ajouter un contact, sélectionnez le champ de contacts, et puis sélectionnez ou inviter un contacvt.
  11. Pour lier un élément au Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Lier (Liens), sélectionnez L’icône Plus (Ajouter), et puis sélectionnez le type d’élément.
  12. Pour enregistrer les modifications et maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    13. —Ou—

    Pour enregistrer les modifications et fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

Dans une facture du contrat, vous pouvez ajouter des OMSC de la même période de coûts ou de périodes précédentes.

Les OMSC sont ajoutés automatiquement à une nouvelle facture du contrat s'ils sont approuvés pour le budget et si leur date d'exécution n'est pas fixée ou si leur date d'exécution est identique ou antérieure à la date de facturation de la facture du contrat.

  1. Dans la section Éléments détaillés, sélectionnez Ajouter un OMSC.
  2. Sélectionnez l’OMSC, et puis sélectionnez Sélectionner.

    3. Uniquement les OMSC qui sont créés pour la même ou les périodes de coûts précédentes sont disponibles.

  • Dans la section Éléments détaillés, sélectionnez la case à cocher pour le poste OMSC, et puis sélectionnez Supprimer.

Lorsque vous ajoutez des montants de facture un contrat de montant forfaitaire, vous pouvez utiliser le :

  • Valeur des matériaux : Ce comprend le travail achevé, les matériaux installés, et les matériaux stockés pour les montants de facture.
  • Matériaux stockés : L’utilisation de la colonne Valeur de matériaux stockés se conforme à une norme de l’industrie établie par l’American Institute of Architects (AIA).
  • Matériaux installés: La colonne Valeur de matériaux installés cette facture est utilisée pour suivre les matériaux.

La colonne Valeur complète totale affiche le total des colonnes la Valeur de matériaux installés précédente, Valeur du travail cette facture, Valeur de matériaux installés cette facture, et Valeur de matériaux stockés. La Valeur complète nette affiche le montant total à échéance, y compris la retenue.

  1. Dans la cellule Valeur de cette facture, entrez la valeur pour le travail achevé pendant la période de paiement.
  2. Dans la cellule Valeur de matériaux installés cette facture, entrez la valeur pour les matériaux installés sur le projet pendant la période de paiement.

    3. La cellule Valeur de matériaux installés totale affiche le total des cellules Valeur de matériaux installés précédente, Valeur de travail cette facture, et Valeur de matériaux installés cette facture.

  3. Dans la cellule Valeur de matériaux stockés, entrez la valeur totale des matériaux stockés récemment pour le paiement et les matériaux stockés des paiements précédents qui n’est pas encore installé dans le projet.

    4. Afin de s’assurer que vous ne facturez qu’une seule fois pour les matériaux stockés, il faut ne pas inclure la valeur des matériaux installés dans la cellule Valeur de matériaux stockés car elle est déjà incluse dans la cellule Valeur de matériaux installés cette facture.

  4. Calculer la retenu.
  1. In the Work this invoice value cell, enter the total value for the work completed and the installed material during the payment period.
  2. Dans la cellule Valeur de matériaux stockés, entrez la valeur des matériaux stockés récemment.

    3. Si les matériaux précément stockés sont installés sur le projet pour cette facture, n’incluez pas cette valeur dans la cellule Valeur de matériaux stockés.

  3. Calculer la retenu.
  1. Dans la cellule Valeur du travail cette facture, entrez la valeur pour le travail achevé, sans inclure la valeur des matériaux installés pendant la période de paiement.
  2. Dans la cellule Valeur de matériaux installés cette facture, entrez la valeur des matériaux stockés ou la valeur des matériaux installés pendant la période de paiement.
  3. Calculer la retenu.

Pour les contrats à prix unitaire, la valeur du travail est calculée basée sur les quantités achevées ou installées. Lorsque vous créez pour un contrat à prix unitaire, la valeur du travail est calculée basée sur les quantités achevées ou installées pour la période de paiement.

Les montants de paiement à prix unitaire normalement ne comprennent pas des matériaux stockés, en conséquence les colonnes Valeur de matériaux stockés et Valeur de matériaux installés cette facture ne sont pas disponibles dans l’enregistrement pour les contrats à prix unitaire.

  1. Dans la cellule UDM, entrez l’unité de mesure.
  2. Dans la cellule Qté de cette facture, entrez la quantité installée pour le poste pendant la période de paiement.

    3. La cellule Valeur du travail cette facture est calculée en multipliant le montant dans la cellule Qté de cette facture par le prix dans la cellule Prix unitaire. La Valeur complète nette affiche le montant total à échéance, y compris la retenue.

  3. Dans la cellule Catégorie, sélectionnez la catégorie pour le poste.
  4. Calculez la retenue.

La retenue est le montant d'argent qui est retenu sur les paiements partiels versés aux entrepreneurs. Une fois les travaux terminés, vous pouvez libérer la retenue pour paiement.

Les options suivantes sont disponibles :

  • Retenue générale :Calculée en multipliant la colonne Pour cent de retenue générale par la colonne Valeur de matériaux installés totale ou Valeur complète totale.
  • Stored retainage: Calculated by multiplying the Stored material retain percent column by the Stored material value cell.

La colonne Échéance actuelle nette affiche le montant total à échéance moins le retenue.

  1. Dans la cellule Pour cent de retenue générale, entrez le pourcentage de retenue pour les travaux généraux.

    2. —Ou—

    Pour mettre à jour automatiquement la cellule Pour cent de retenue générale entrez un montant dans la cellule Valeur de retenue générale.

  2. Dans la cellule Pourcentage de retenue de matériaux stockés, entrez le pourcentage de retenue pour les ériaux stockés.

    3. —Ou—

    Pour mettre à jour automatiquement la cellule Pourcentage de retenue de matériaux stockés entrez un montant dans la cellule Valeur de retenue de matériaux stockés.

    Si vous n’utilisez pas la cellule Valeur de matériaux stockés pour contrôler les matériaux stockés, vous n’avez pas besoin d’un pourcentage de retenue.

  • Dans la cellule Pour cent de retenue générale, entrez le pourcentage de retenue pour les travaux généraux.

    • —Ou—

    Pour mettre à jour automatiquement la cellule Pour cent de retenue générale entrez un montant dans la cellule Valeur de retenue générale.

  • Configurez les cellules Pour cent de retenue générale et Pourcentage de retenue de matériaux stockés sur 0 (zéro).

    • —Ou—

    Configurez les cellules Valeur de retenue générale et Valeur de retenue de matériaux stockés sur 0 (zéro).

Sur l’onglet Résumé financier, le champ Total de la retenue est 0 (zéro), et le champ Échéance actuelle comprend le montant de retenue libéré pour paiement.

Vous pouvez inclure des factures du contrat en tant que postes dans les DP. Les DP sont crées pour les contrats non engageants, donc vous devez sélectionner le contrat non engageant dans la facture du contrat.

Si une facture du contrat est incluse dans une DP, elle est également incluse automatiquement dans toutes les DP futures pour le même contrat. Si vous supprimez la facture du contrat, elle reste dans la DP à moins que vous ne la supprimiez.

  1. Dans le volet Informations, activez l’option Inclure dans la demande de paiement.
  2. Dans la liste Contrat, sélectionnez le contrat non engageant.
  • Dans le volet Informations, désactivez l’option Inclure dans la demande de paiement.

Lorsque la facture du contrat est approuvée, la valeur de la facture du contrat est appliquée dans le budget La Valeur complète nette de chaque poste est ajoutée aux colonnes Coût actuel pour cette période et Coût actuel à ce date pour le code de budget attribué.

  • Dans le volet Informations, activez l’option Approuvé pour le budget.