Éléments du budget

Les éléments du budget sont utilisés pour suivre les coûts. Chaque élément du budget a un statut :

  • Seulement les éléments avec un statut autre que Approuvé sont modifiable.
  • Seulement les éléments avec le statut Approuvé sont disponibles pour d’autres enregistrements.

Un élément du budget peut être lié aux :

  • Contrats et ordres de modification potentiels (OMP) qui sont approuvés pour le budget.
  • Ordres de modification au sous-contrat (OMSC) qui sont approuvés pour le budget et sont liés aux éléments de l’OMP..
  • Ordres de modification du contrat principal (OMCP) qui sont liés aux OMP approuvés. L’OMCP est lié à chaque élément du budget qui est affecté par les éléments dans l’OMP.

Les modifications aux colonnes de budget sont enregistrées automatiquement.

  • Dans le menu du projet, sélectionnez Snippet-Module > Snippet-View.
  • Dans la liste en haut à gauche du budget, sélectionnez une option.
  • Dans le champ Rechercher, entrez les termes de recherche.

    • La grille affiche les éléments avec des codes de budget, des descriptions, des codes d’alias, ou des éléments du contrat qui correspondent aux termes de recherche. Le bandeau est également mis à jour.

  1. Sélectionnez le code de budget.
  2. Pour afficher les éléments liés, sélectionnez Icône Lier (Liens).

    3. Les éléments liés sont également inclus dans le flux d’activité sur l’onglet Commentaires.

    Le volet Liens affiche des enregistrements qui font partie d’une transaction pour un élément du budget. Il n’affiche pas des enregistrements, tels que les prévisions de coût, qui ne font référence qu’à l’élément du budget.

  3. Pour afficher l’historique de l’élément du budget, sélectionnez l’onglet Historique.
  4. Pour ouvrir un autre élément du budget, sélectionnez l’élément dans la liste de codes d budget.

    5. Pour filtrer la liste des éléments du budget, vous pouvez entrer de texte dans le champ de recherche.

    Exemple de recherche d’un élément du budget

    Liste filtrée des éléments du budget

    —Ou—

    Sélectionnez les flèches de navigation.

Chaque élément du budget doit avoir un code de budget unique.

  1. En haut du module Budget, sélectionnez Ajouter.
  2. Dans la section Code de budget, sélectionnez une option à partir de chaque liste pour créer le code de budget.
  3. Dans le champ Description, entrez une description pour l’élément du budget.
  4. Dans le champ Budget original, entrez le montant.

    5. Ce montant est ajouté aux colonnes Budget original et Coûts non-engagés.

  5. Si le paramètre des unités et heures est activé :
    1. Dans la liste UDM, sélectionnez l’UDM.

      2. Si vous sélectionnez une UDM qui n’est pas le prix unitaire, les champs Prix unitaire de budget original et Quantité de budget original sont en lecture seule.

    2. Dans le champ Heures de budget original, entrez les heures.
    3. Dans le champ Prix unitaire de budget original, entrez le prix unitaire.
    4. Dans le champ Quantité de budget original, entrez la quantité.
  6. Dans la liste Statut, sélectionnez un statut.
  7. Pour enregistrer et fermer l’élément du budget, sélectionnez Enregistrer.

    8. —Ou—

    Pour ajouter un nouvel élément du budget, sélectionnez Enregistrer + Ajouter un autre.

  8. Dans la grille du budget, entrez les informations de prévision de coût dans le colonnes Coût prévu, Date de début prévue, Date de fin prévue, et Type d’allocation prévu.

    9. Ces informations sont utilisées lors de la création d’une prévision de coût pour le budget.

  9. Dans la grille du budget, sélectionnez un code de recettes dans la colonne Code de recettes.

    10. Dans les contrats non-engageants, des codes de recettes peuvent être ajoutés aux éléments de TDV ou en tant que postes séparés.

    Pour voir quels éléments du budget ont un code de recettes, sélectionnez Code de recettes dans la liste Regrouper par.

    Regroupé par code de recettes
  1. Sélectionnez la rangée de l’élément du budget.
  2. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Icône Copier (Copier).
  3. Dans la section Code de budget, modifiez les options afin de créer une combinaison unique.
  4. Dans les champs Description et Budget original, modifiez les informations.
  5. Dans la liste Statut, sélectionnez un autre statut.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

    7. Le nouvel élément du budget ne comprend pas les champs personnalisés, les commentaires et les liens de l’élément du budget original.

Dans la grille du budget, vous ne pouvez modifier que la description, le montant du budget original, et le code d’alias. Pour modifier les montants dans d’autres colonnes, vous pouvez créer des enregistrements contre l’élément du budget.

Pour modifier le montant dans la colonne Engagement en attente, vous créez un OMP et sélectionnez l’attribution Engagement en attente pour l’élément de l’OMP.

  • Si vous modifiez le montant dans la colonne Budget original, la colonne Couts non-engagés est ajustée par le même montant.
  • Vous pouvez également utiliser des transferts de budget pour ajuster le montant dans la colonne Budget original.
  1. Pour modifier la valeur du Budget original, modifiez le statut en quelque chose d'autre que Approuvé, et puis modifier la colonne.
  2. Modifiez n’importe quelles des cellules suivantes :

    3. Si vous entrez des données non valides, vous pouvez fermer le message d'erreur et appuyer su rEchap pour rétablir la valeur précédente dans la cellule.

  • Dans la cellule Statut de la grille, sélectionnez un statut.

    • —Ou—

    Sélectionnez le code de budget, et puis sélectionnez un statut dans le volet Informations.

  1. Sélectionnez le code de budget.
  2. Dans la section Attribué à ou Copies de courtoisie, sélectionnez Ajouter.
  3. Ouvrez la liste des utilisateurs, des contacts, ou des listes de distribution.
    • Pour ouvrir la liste des utilisateurs ProjectSight, sélectionnez Utilisateurs.
    • Pour ouvrir la liste des contacts de l’entreprise ou du projet, sélectionnez Contacts.

      • Pour afficher tous les contacts dans le portefeuille, sélectionnez la case à cocher Inclure les contacts du portefeuille.

    • Pour ouvrir les listes de distribution des contacts, sélectionnez Liste de distribution.

    La liste affiche seulement les contacts du projet ou affiche tous les contacts et les utilisateurs, selon le paramètre du portefeuille pour la sélection des entreprises et des contacts.

  4. Sélectionnez la case à cocher pour un ou plus noms ou listes de distribution.

    5. Si vous sélectionnez les cases à cocher pour certains noms ou certaines listes de distribution, et puis vous entrez un terme de recherche, ces cases à cocher restent sélectionnées même si elles ne sont pas visibles dans la liste filtrée.

  5. Pour inviter un membre, sélectionnez Inviter un membre.

    6. Cette option est disponible si vous êtes autorisé à inviter des membres.

    1. Dans le champ Email, entrez ou sélectionnez l’adresse email.

      2. Si vous sélectionnez une adresse email existante, le nom, l’entreprise et le rôle de sécurité par défaut du contact sont entrés automatiquement.

    2. Dans la liste Rôle de sécurité, sélectionnez un rôle de sécurité pour que le nouveau membre de l'équipe devienne un utilisateur de ProjectSight.

      3. —Ou—

      Sélectionnez Aucun (contacts uniquement) pour que le nouveau membre de l'équipe devienne un contact du projet.

    3. Dans les champs Prénom et Nom, entrez le nom.
    4. Dans le champ Entreprise, sélectionnez l’entreprise.

      5. —Ou—

      Entrez un nouveau nom d’entreprise, et puis sélectionnez Ajouter.

    5. Sélectionnez Enregistrer.

      6. —Ou—

      Sélectionnez Enregistrer & ajouter un autre pour inviter un autre membre de l’équipe.

    Les attributaires et les destinataires de copie de courtoisie peuvent ajouter un commentaire en répondant à la notification par email.

  1. Sélectionnez le code de budget.
  2. Dans l’onglet Commentaires, entrez votre commentaire et puis Icône Envoyer(Envoyer).

    3. Les commentaires aux éléments du budget ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

  1. Sélectionnez le code de budget.
  2. Dans le volet Liens, sélectionnez L’icône Plus (Ajouter), et puis sélectionnez le type d’élément et l’élément.

    3. Le lien est enregistré immédiatement.

Pour chaque code de budget, vous pouvez inclure des prévisions détaillées :

  • La colonne Prévision de réalisation affiche le montant comme un montant forfaitaire ou comme le total des postes entrés.
  • La colonne Coût prévu comprend le montant Prévision de réalisation et peut inclurela quantité et le montant des coûts non engagés.
  1. Dans la colonne Type de prévision de réalisation, sélectionnez Montant forfaitaire.
  2. Dans la colonne Prévision de réalisation, entrez le montant.

Si l’élément du budget utilise des postes, vous pouvez sélectionner le montant dans la colonne Prévision de réalisation et sélectionner Montant forfaitaire dans l’éditeur Prévision de réalisation.

Option Montant forfaitaire

L’option Montant forfaitaire dans l’éditeur Prévision de réalisation

  1. Dans la colonne Type de prévision de réalisation, sélectionnez Postes.
  2. Pour ouvrir l’éditeur Prévision de réalisation, sélectionnez le montant dans la colonne Prévision de réalisation.
    3. Lien pour ouvrir l’éditeur Prévision de réalisation
  3. Pour ajouter un poste, sélectionnez Ajouter, et puis entrez les détails dans la grille Postes.
    • Si vous sélectionnez une UDM basée sur les unités et vous entrez la Qté et le Prix unitaire, le Montant est calculé en multipliant la Qté par le Prix unitaire.
    • Si vous sélectionnez une UDM basée sur les unités et vous entrez le Montant, le Prix unitaire est calculé en divisant le Montant par la Qté.
    • Si vous sélectionnez une UDM non basée sur les unités, entrez le Montant.
    Exemples de postes
  4. Pour supprimer un poste, sélectionnez Icône Supprimer (Supprimer).
  5. Pour naviguer à l’éditeur Prévision de réalisation pour un autre élément du budget, sélectionnez l’élément dans la liste en haut de l’éditeur.

    6. Pour filtrer la liste des éléments du budget, vous pouvez entrer de texte dans le champ de recherche.

    Exemple de recherche d’un élément du budget

    Liste filtrée des éléments du budget

    —Ou—

    Sélectionnez les flèches de navigation.

    —Ou—

    Utilisez les raccourcis au clavier.

    • Élément de budget précédent : (Mac) Option+Flèche à gauche ou (Windows) Alt+Flèche à gauche
    • Élément de budget suivant : (Mac) Option+Flèche à droite ou (Windows) Alt+Flèche à droite
    Options de navigation pour ouvrir un autre élément du budget
  • Dans la colonne Les prévisions incluent les coûts non engagés, sélectionnez la case à cocher.

Vous pouvez exporter des éléments du budget vers un fichier Excel, où vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux. Vous pouvez ensuite réimporter le fichier, qui ne peut être utilisé qu'une seule fois, dans le même projet. Si vous disposez d’accès aux Paramètres du projet, vous pouvez également ajouter des options de groupes de budget à ProjectSight au moyen du tableur.

  • Les autorisations aux enregistrements, autorisations de champs, et les autorisation du statut sont cochées lorsque vous exportez Snippet-Item-Lower-Plural vers un fichier Excel et lorsque vous importez le fichier dans ProjectSight.
  • Le fichier Excel ne peut être importé que vers le Snippet-Generic à partir duquel il a été exporté.
  • La colonne Type de prévision de réalisation est en lecteur seule.
  • La colonne Prévision de réalisation est en lecteur seule si la valeur dans le.Type de prévision de réalisation est Postes.
  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter) > Exporter vers Excel.

    2. Les Snippet-Item-Lower-Plural existants sont téléchargés dans un ficher Excel.

  2. Ouvrez le fichier Excel.
  3. Modifier les colonnes déverrouillées pour les éléments du budget existants.

    4. Le Budget original est déverrouillé pour les éléments du budget qui sont exportés avec le statut En attente.

  4. Pour créer un élément du budget :
    • Sélectionnez un élément de recherche pour chaque groupe de budget afin de créer un code de budget unique.

      • Le code de budget est généré après la réimportation du fichier Excel dans ProjectSight.

    • Entrez la Description, le Budget original, et le Statut, qui sont requis.
  5. Pour ajouter les éléments de recherche des codes de budget, sélectionnez l’onglet Groupes de budget, et puis entrez l’élément de recherche sous chaque colonne de groupe de budget.

    6. Cet onglet n'est visible que si vous disposez d'un accès de sécurité aux paramètres du projet.

  6. Enregistrez le fichier Excel.
  7. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  8. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  9. Sélectionnez le fichier Excel à importer.
  1. Dans le message d’erreurs d’importation, sélectionnez Revoir les erreurs.

    2. Les Snippet-Item-Lower-Plural avec erreurs sont exportés vers un nouveau fichier Excel.

  2. Revoyez la colonne Retours d’information et corrigez les erreurs associées.
  3. Enregistrez le fichier Excel.
  4. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  5. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  6. Sélectionnez le fichier Excel à importer.

Vous pouvez utiliser les transferts de budget pour modifier vos éléments du budget approuvés sans avoir besoin d'un ordre de modification. Les transferts de budget s'affichent sur l’ onglet Transactions de l’élément du budget.

Les transferts de budget ne peuvent pas être modifiés ou supprimés. Pour effectuer une correction, vous pouvez ajouter un autre transfert de budget.

  1. En haut de la vue Budget, sélectionnez Transférer.
  2. Dans les listes Transférer à partir de et Transférer vers, sélectionnez un élément du budget.
  3. In the (From) Transfer amount field, enter the transfer amount.

    4. —Ou—

    Dans le champ (A partir de) Budget original révisé, entrez le nouveau montant du budget.

    • Le montant doit être une valeur positive qui est égale ou inférieure au montant Budget original.
    • Les autres champs Montant du transfert et Budget original révisé sont recalculés automatiquement.

      • Si vous entrez 1000 dans le champ (A partir de) Montant du transfert :

      • Le champ (Vers) Montant du transfert devient 1000.
      • Le champ (A partir de) Budget original révisé diminue de 1000.
      • Le champ (Vers) Budget original révisé augmente de 1000.
  4. Dans le champ Commentaires, entrez la raison pour le transfert.
  5. Sélectionnez Transférer.
  1. En haut de la vue Budget, sélectionnez Transférer.
  2. Dans la liste Transférer à partir de, sélectionnez Aucun.
  3. Dans la liste Transférer vers, sélectionnez un élément du budget.
  4. Dans le champ (A partir de) Montant du transfert, entrez le montant d’ajustement.
  5. Dans le champ Commentaires, entrez la raison pour l’ajustement.
  6. Sélectionnez Transférer.

Pour chaque élément de budget vous pouvez afficher les transactions suivantes :

L'onglet Résumé n'affiche que les transactions approuvées pour le budget.

Option Approuvés pour le budget

Option Approuvés pour le budget dans un OMP

  1. Sélectionnez le code de budget.
  2. Pour ouvrir l’enregistrement à partir de l’onglet Résumé, sélectionnez le lien d’enregistrement dans la colonne Transactions.

Vous pouvez créer un rapport qui comprend les détails des Snippet-Item-Lower-Plural sélectionnés. Si le format du rapport est PDF, les fichiers liés peuvent être inclus s’ils sont l’un des types suivants :

  • Fichiers d’image : .ccitt, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .bmp, .emf, .exif, .icon, et .wmf
  • Non-image files: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, and .txt

Les options de rapport suivantes sont disponibles :

  • Détails de l’enregistrement uniquement - tous les enregistrements dans un seul fichier : Les fichiers liés ne sont pas inclus, et tous les Snippet-Item-Lower-Plural sont inclus dans un seul rapport.
  • Détails de l’enregistrement uniquement - un fichier par enregistrement : es fichiers liés ne sont pas inclus, et un rapport est généré par Snippet-Item-Lower. Les rapports sont enregistrés dans un dossier ZIP.
  • Inclure les fichiers liés uniquement - un fichier par enregistrement : Les fichiers liés ne sont pas inclus, et un rapport est généré par Snippet-Item-Lower. Les rapports sont enregistrés dans un dossier ZIP.
  • Si vous n’êtes pas autorisé à afficher un champ dans un Snippet-Item-Lower, ce champ est vide dans le rapport.
  • Dans la plupart des cas, les numéros d'un rapport sont arrondis aux nombres entiers.
  • Si le rapport n’est pas téléchargé, ajoutez trimble.com à la liste des sites autorisés pour les fenêtres contextuelles, ou désactivez le bloqueur de fenêtres contextuelles.
  • Pour obtenir les meilleurs résultats, ouvrez les PDF dans Adobe Acrobat Reader.
  1. Sélectionner un instantané de budget.
  2. Pour filtrer les éléments du budget, entrez les termes de recherche dans le champ Rechercher.
  3. Pour n’inclure que des éléments du budget spécifique dans le rapport, sélectionnez la case à cocher pour chaque élément.
  4. FerméCréer un rapport à partir d’un modèle du rapport.
    1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Imprimer, et puis sélectionnez l’onglet Modèle du rapport.
    2. Sélectionnez le modèle du rapport.
    3. Si le rapport contient plusieurs Snippet-Item-Lower-Plural, sélectionnez le type de rapport.
      4. Options du rapport
    4. Modifiez le nom du fichier.
    5. Si disponible, sélectionnez le format du rapport.

    —Ou—

    FerméCréer un rapport ad hoc.

    1. FerméPersonnalisez l’en-tête et le pied de page pour cette vue des données.
      1. Dans la liste Vue, sélectionnez Icône Paramètres (Paramètres) à côté de la vue personnalisée.
      2. Sur l’onglet Paramètres du rapport, faites glisser et déposer des champs entre les sections Champs supprimés et Champs affichés.

        3. Pour de plus amples informations concernant la personnalisation de l’en-tête et le pied de page, voir En-têtes et pieds de page pour les rapports ad hoc.

      3. Sélectionnez Enregistrer.

        4. L’en-tête et le pied de page pour cette vue des données sont disponibles automatiquement dans tous le projets auxquels vous avez accès dans le portefeuille.

    2. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Imprimer, et puis sélectionnez l’onglet Modèle ad hoc.
    3. Sélectionnez un autre vue personnalisée.

      4. Les filtres dans la vue sélectionnée sont appliqués aux Snippet-Item-Lower-Plural inclus initialement et peut entraîner un rapport vide.

    4. Modifiez le nom du rapport.

    Les noms des onglets ne s’affichent pas si le rapport ne contient qu’un Snippet-Item-Lower ou si il n’y a aucun modèle du rapport.

  5. Pour inclure des Snippet-Item-Lower-Plural à partir des projets auxquels vous disposez d’accès, sélectionnez Icône de flèche à droite (Ouvrir) dans la liste Projets, et puis sélectionnez les projets.
    • La liste Projets ne s'affiche dans la boîte de dialogue Imprimer le rapport que si vous sélectionnez Bouton de barre d’outils Imprimer (Imprimer le rapport) lorsqu’aucuns Snippet-Item-Lower-Plural ne sont sélectionnés.
    • Pour filtrer la liste des projets, sélectionnez Icône Filtrer (Filtrer), et puis sélectionnez les statuts des projets. La liste ne comprend que des statuts utilisé dans le portefeuille en cours.
    • Les filtres de recherche, y compris les termes de recherche, dans le projet actuel sont appliqué dans chaque projet sélectionné.
    • Les autorisations de fonctionnalités, d’enregistrements et de champs sont appliqués dans chaque projet sélectionné.
  6. Sur le bouton, sélectionnez Icône Développer, et puis sélectionnez une option :
    7. Options de distribution
    • Afficher
    • Bibliothèque de fichiers
    • Télécharger
    • FerméEmail
      1. Modifiez l'objet du message.
      2. Dans le champ A, sélectionnez Icône Développer pour choisir un contact, ou sélectionnez Icône Rechercher pour trouver ou créer un contact.

        3. Pour recevoir une copie de l’email, sélectionnez votre nom dans le champ A, CC, ou BCC field.

      3. Dans le champ Corps, entrez un message.

        4. Pour formater le message, sélectionnez le texte, et puis sélectionnez un bouton sur la barre d’outils.

        Éditeur de texte riche
        1. Sélectionnez le type de police.
        2. Sélectionnez la taille de texte.
        3. Appliquez un style de caractère
        4. Modifiez le texte ou la couleur en arrière-plan.
        5. Insérez une liste numérotée ou à puces.
        6. Diminuez ou augmentez le retrait
        7. Supprimez tous les styles appliqués.
        • L'indentation, la taille du texte, et le type de police ne sont pas appliqués dans les emails.
        • Les emails ne comprennent pas des images qui sont collées dans le corps du message.
      4. Sélectionnez Envoyer.

    Les options disponibles dépendent du type de rapport.

Vous ne pouvez supprimer que les éléments du budget qui ne sont pas utilisés par d'autres enregistrements, tels que les prévisions de coûts.

  • Seuls les administrateurs de portefeuilles peuvent supprimer les éléments du budget associés aux coûts des travaux. Les coûts de travail sont supprimés aussi.
  • Les transactions non approuvées, qui n'apparaissent pas dans l'onglet Transactions, peuvent empêcher la suppression d'un élément du budget.
  1. Sélectionnez la rangée de l’élément du budget.

    2. —Ou—

    Pour sélectionner plusieurs rangées, appuyez sur Maj pendant que vous sélectionner des rangées adjacentes.

  2. Sélectionnez Icône Plus (Plus) > Snippet-Label.