Factures générales

Vous pouvez utiliser les factures générales pour enregistrer toute facture non contrat que vous recevez. Vous pouvez également traiter des factures pour les bons de commande (BDC).

Sur l’onglet Facture générale, le bandeau affiche un résumé des valeurs dans cette facture générale :

  • Total de la facture : Total TTC des postes de la facture générale en cours.
  • Solde de BDC précédent : La somme des colonnes Sous-total du BDC et Solde du BDC, qui proviennent du BDC lorsqu’il a été lié à la facture générale en cours.
    • Si un poste est supprimé de la grille des Éléments de la facture générale en cours, le Solde du BDC précédent est mis à jour.
    • Si les valeurs sont modifiées dans le BDC lié, le Solde de BDC précédent dans la facture générale en cours n’est pas mis à jour.
  • Solde du BDC : Le solde restant à facturer pour le BDC sélectionné après avoir créé la facture générale en cours.
  • Si vous liez un BDC à la facture générale, les postes avec un solde supérieur à 0 sont ajoutés à la grille Éléments de la facture générale. Si les postes sont modifiés ou ajouté dans le BDC après qu’il est lié, la grille Éléments de la facture générale n’est pas mise à jour.
  • Le module Factures générales affiche la date d’échéance pour les enregistrements déverrouilliés et la date payée pour les enregistrements verrouillés.
  • Dans le menu du projet, sélectionnez Snippet-Module > Snippet-View.

Vous pouvez crée une facture générale pour chaque note ou facture que vous recevez.

  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  2. Dans le champ A partir de l’entreprise, sélectionnez l’entreprise.
  3. Dans le champ Numéro de facture, entrez un numéro pour la facture générale.

    4. Les numéros en double sont autorisés si le champ A partir de l’entreprise est différent.

  4. Dans le champ Date de la facturee, entrez ou sélectionnez une date.
  5. Dans le champ Bon de commande, sélectionnez un BDC.

    6. La liste ne comprend que des BDC avec une A l’entreprise qui correspond à l’A partir de l’entreprise de la facture générale et avec un solde à facturer ou qui permettent la surfacturation.

    Si vous ne sélectionnez pas un BDC avant de créer la facture générale, vous pouvez sélectionner un BDC dans le volet Informations ou ajouter des postes dans la grille Éléments.

  6. Entrez une description pour la facture générale.
  7. Sélectionnez Créer.
  8. Dans le volet Snippet-Panel, entrez les détails de l’enregistrement.
    • Pour modifier le statut, sélectionnez une option de la liste.
      • Champ de flux de travail
    • Pour ajouter une attribution, sélectionnez Ajouter dans la section Attribué à, sélectionnez le nom, et puis définissez une date d’échéance.
    • Pour ajouter une copie de courtoisie, sélectionnez Ajouter dans la section Copies de courtoisie, et puis sélectionnez le nom.
  9. Dans la section Détails de contact, entrez l’entreprise et les coordonnées de contact.
    • Pour rechercher ou créer une entreprise, sélectionnez Icône Rechercher (Rechercher) dans le champ de l’entreprise.
    • Pour ajouter un contact, sélectionnez le champ de contacts, et puis sélectionnez ou inviter un contacvt.
  10. Dans la section Taxe, modifiez les informations de taxe.
  11. Sur l’onglet Commentaires, entrez un commentaire, sélectionnez Icône Lier (Liens) pour lier des éléments, et puis sélectionnez Icône Envoyer (Envoyer).
  12. Pour définir qui dispose d’accès au Snippet-Item-Lower., sélectionnez Icône Partage (Partage), et puis sélectionnez une option.
  13. Pour lier un élément au Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Lier (Liens), sélectionnez L’icône Plus (Ajouter), et puis sélectionnez le type d’élément.
  14. Pour enregistrer les modifications et maintenir le Snippet-Item-Lower ouvert, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

    15. —Ou—

    Pour enregistrer les modifications et fermer le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Flèche précédente (Enregistrer).

  1. Dans la vue de liste ou de tuiles, sur le Snippet-Item-Lower, sélectionnez Icône Plus (Plus) > Copier.

    2. —Ou—

    Ouvrez le Snippet-Item-Lower, et puis sélectionnez Icône Copier (Copier) sur la barre d’outils de navigation.

  2. Modifiez les détails, y compris le numéro, et puis sélectionnez Copier.

Vous pouvez baser la facture générale sur un BDC sélectionné ou y ajouter des éléments de facture.

La grille Éléments comprend les colonnes suivantes :

Nom de la colonne Calcul
Qté facturée totale Quantité du BDC -Nouveau solde de quantité du BDC
Montant facturé total Sous-total du BDC - Nouveau solde du BDC
% total terminé Montant total facturé / Sous-total du BDC * 100 (affiché à 2 décimales)
  • Si une facture générale est liée à un BDC qui n’autorise pas la surfacturation, vous ne pouvez pas ajouter plus postes manuellement ou à partir du catalogue BDC.
  • Lorsque vous mettez à jour le Sous-total manuellement :
    • Si le Prix unitaire est supérieur à 0, la Quantité est calculée comme Sous-total divisé par Prix unitaire.
    • Si le Prix unitaire est 0, le Prix unitaire est calculé comme Sous-total divisé par Quantité.
  • Si un poste d’un bon de commande a un solde supérieur à 0, la Quantité est recalculée comme Sous-total divisé par Prix unitaire, supposant que le Prix unitaire n’est pas 0.
  • Si un poste d’un bon de commande a un solde de 0 ou moins, la Quantité et le Sous-total, sont 0, et le Prix unitaire est le même que dans le bon de commande.
  1. Dans le champ Bon de commande du volet Informations, sélectionnez Icône Rechercher (Rechercher).
  2. Sélectionnez le BDC.

    3. La liste ne comprend que des BDC avec une A l’entreprise qui correspond à l’A partir de l’entreprise de la facture générale et avec un solde à facturer ou qui permettent la surfacturation.

  3. Sélectionnez Sélectionner.

    4. La description de la facture générale est modifiée automatiquement à la description du bon de commande.

  4. Dans la grille Éléments, modifiez les quantités des éléments du BDC.
  5. Pour marquer l’élément comme imposable, cochez la case Imposable.
  1. Dans la section Élément, sélectionnez Catalogue BDC et puis sélectionnez un élément.
    2. Les éléments sont ajoutés au catalogue des bons de commande dans les paramètres des enregistrements de portefeuille. Si aucun élément n’est ajouté encore, la boîte de dialogue Rechercher le catalogue de bons de commande est vide.

    —Ou—

    FerméSélectionnez Ajouter, et puis entres les détails de l’élément.

    • Description : La description de l’élément.
    • Élément : Le code ou l’abréviation de l’élément.
    • UOM: The unit of measurement in which the item is purchased.
    • Unit price: The price per unit of the item.
  2. Dans la cellule Quantité, modifiez le nombre d’éléments achetés.
  3. Pour marquer l’élément comme imposable, cochez la case Imposable.
  1. Pour choisir un poste, sélectionnez la rangée.
  2. En haut à droite de la grille, sélectionnez Vers le haut ou Vers le bas.
  • Si vous filtrez les éléments de la grille, les options Ajouter, Vers le haut, Vers le bas, et Insérer ne sont pas disponibles.
  • Si vous sélectionnez un en-tête de colonne pour trier les éléments, l’ordre de tri est temporaire et n’est pas appliqué dans le rapports ou la prochaine fois que l’enregistrement est ouvert.
  • Dans la grille Éléments, sélectionnez l’élément, et puis sélectionnez Supprimer.

Sur l’onglet Factures générales, vous pouvez définir comment le montant de taxe est calculé pour chaque poste marqué comme imposable dans la grille Éléments.

  1. Dans la section Taxe, entrez le poucentage de taxe dans le champ Taxe %.

    2. —Ou—

    Pour calculer automatiquement le taux de taxe, entrez le montant de taxe total dans le champ Taxe total.

  2. Si le montant de taxe est inclus dans le montant de l’élément, activez l’option Inclus dans des éléments.

    3. —Ou—

    Si le montant de taxe n’est pas inclus dans le montant de l’élément, désactivez l’option Inclus dans des éléments.

  3. Dans le champ Code de budget de la section Taxe, sélectionnez Icône Rechercher (Rechercher), et puis sélectionnez le code de budget qui est imputé pour le montant de taxe.

    4. Ce champ est indisponible si la taxe est incluse dans le poste.

Vous pouvez inclure des factures générales en tant que postes dans les DP. Les DP sont crées pour les contrats non engageants, donc vous devez sélectionner le contrat non engageant dans la facture générale.

Si une facture générale est incluse dans une DP, elle est également incluse automatiquement dans toutes les DP futures pour le même contrat. Si vous supprimez la facture générale, elle reste dans la DP à moins que vous ne la supprimiez.

  1. Dans le volet Informations, activez l’option Inclure dans la demande de paiement.
  2. Dans la liste Contrat, sélectionnez le contrat non engageant.
  3. Dans la liste Description du résumé de groupe, sélectionnez la description pour la facture générale.

    4. Dans la DP, un poste est ajouté pour le coût total des factures avec la même description de résumé.

    Vous sélectionnez Conditions générales pour la description de résumé de toutes les factures de téléphone, d'électricité et de fournitures de bureau pour une période de coûts. Dans la DP, le montant total pour les factures est affiché dans le poste Résumé des factures générales : Conditions générales

  • Dans le volet Informations, désactivez l’option Inclure dans la demande de paiement.

Lorsqu’une facture générale est approuvée pour le budget, les montants des postes sont appliqués aux colonnes Modifications de non-engagement et Coût réel pour les codes de budget associés.

  • Si la facture générale est basée sur un BDC, l’option Approuvé pour le budget est verrouillée. Le montant facturé n’est pas appliqué au budget parce que le montant est déjà appliqué lorsque le BDC est approuvé.
  • Si vous surfacturez un élément de BDC dans la facture générale, le montant surfacturé est ajouté à la colonne Engagements originaux.
  • Dans le volet Informations, activez l’option Approuvé pour le budget.

Vous pouvez exporter Snippet-Item-Lower-Plural vers un fichier Excel où vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux. Vous pouvez ensuite réimporter le fichier, qui ne peut être utilisé qu'une seule fois, dans ProjectSight. S’il y a des erreurs, vous pouvez les revoir et corriger dans un nouveau fichier Excel.

Lorsque vous importez le fichier Excel dans ProjectSight :

  • Les rangées et les champs vides sont ignorés.
  • Si des nouvelles valeurs ont été entrées après l’exportation de ce tableur, vos modifications sont signalées.
  • Si un nouveau Snippet-Item-Lower manque un champ obligatoire et que l'erreur est signalée, il se eput que l’enregistrement ne soit pas créé.
  1. Dans le module Snippet-View, filtrez les enregistrements qui seront exportés vers Excel.
    • Dans le volet Rechercher, définissez les filtres.
    • Pour exporter des Snippet-Item-Lower-Plural spécifiques, sélectionnez leurs cases à cocher. Si aucunes ne sont sélectionnées, tous les Snippet-Item-Lower-Plural sont exportés.
  2. Dans la vue de liste, ajoutez et réorganisez les colonnes, et puis enregistrez la vue personnalisée.

    3. Le fichier Excel affichera les colonnes pour les champs dans la vue de liste suivies des champs restants.

  3. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter) > Exporter vers Excel.

    4. Le fichier Excel contient les champs obligatoires et les champs que vous êtes autorisé à afficher.

  4. Ouvrez le fichier Excel.
  5. Sur l’onglet Snippet-Tab, entrez les détails du Snippet-Item-Lower dans une nouvelle rangée.
    • Si la numérotation automatique est activée, un numéro temporaire est attribué au nouvel enregistrement.
    • Si la numérotation automatique est désactivée, corrigez tout numéro en double sur l’onglet Snippet-Tab avant que vous ajoutez le Snippet-Generic au nouvel enregistrement.
  6. Modifiez tout Snippet-Item-Lower-Plural existant.

    7. Vous pouvez copier et coller des cellules déverrouillées.

  7. Sur l’onglet Snippet-Tab , sélectionnez un enregistrement dans la colonne Snippet-Label, et puis entrez les détails du Snippet-Generic dans la rangée.
  8. Enregistrez le fichier Excel.
  9. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  10. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  11. Sélectionnez le fichier Excel à importer.
  1. Dans le message d’erreurs d’importation, sélectionnez Revoir les erreurs.

    2. Les Snippet-Item-Lower-Plural avec erreurs sont exportés vers un nouveau fichier Excel.

  2. Revoyez la colonne Retours d’information et corrigez les erreurs associées.
  3. Enregistrez le fichier Excel.
  4. Dans ProjectSight, ouvrez le module Snippet-View.
  5. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Bouton de barre d’outils Exportation du projet (Importer/Exporter)Mettre à jour à partir d’Excel.
  6. Sélectionnez le fichier Excel à importer.