Datensätze

Sie können verschiedene Typen von Datensätzen erstellen, um die Projektinformationen zu verfolgen. Sie können außerdem Berichte für die Datensätze erstellen.

  • Gesperrte Datensätze, die einen gesperrten Status haben, können nicht geändert werden. Wenn Sie jedoch über die entsprechende Berechtigung verfügen, können Sie den Datensatz für die Bearbeitung freischalten.
  • Felder in einem Datensatz können gesperrt werden, wenn der Datensatz mit einem anderen Datensatz verknüpft ist oder zum Erstellen eines neuen Datensatzes verwendet wird.
  • Mehrere Faktoren beeinflussen den Benutzerzugriff auf bestimmte Datensätze.
  • Wählen Sie im Projektmenü Modulname > Datensatztyp.
  1. Wenn der Bereich Suche geschlossen ist, wählen Sie in der Navigationssymbolleiste Suchsymbol (Suche).
  2. Legen Sie die Filter fest.
    • Die Suchbegriffe werden auf Textfelder, einschließlich Auswahllisten, Firmen- und Kontaktfelder sowie benutzerdefinierte Felder in den Snippet-Item-Lower-Plural angewendet, auf die Sie Zugriff haben.
    • Bei der Suche nach der Firma oder dem Kontakt des Empfängers werden nur offene Zuweisungen durchsucht.
  1. Wählen Sie im Datensatzmodul den Datensatz aus.

    2. Wenn Sie den vollständigen Datensatz öffnen möchten, können Sie Folgendes tun:

    • Wählen Sie im Bereich Informationen oder Erstellen das Symbol Symbol „Erweitern“ (Erweitern).
    • Wählen Sie beim Datensatz das Symbol Symbol „Mehr“ (Mehr) > Vollständiges Formular öffnen.
    • Wählen Sie beim Datensatz das Symbol Symbol „Mehr“ (Mehr) > In neuer Registerkarte öffnen.
    • Doppelklicken Sie auf den Datensatz.
  2. Wählen Sie im vollständigen Snippet-Item-Lower das Symbol Symbol für voriges Element (Zurück) oder Symbol für nächstes Element (Weiter), um den/die/das vorherige(n) oder nächste(n) Snippet-Item-Lower auf der Basis der Liste zu öffnen, als der/die/das aktuelle Snippet-Item-Lower geöffnet wurde.

    3. Symbol für voriges Element (Zurück) und Symbol für nächstes Element (Weiter) sind nicht verfügbar, wenn Sie den Snippet-Item-Lower in einer neuen Registerkarte öffnen.

  • Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste des Datensatzes das Symbol Symbol „Aktualisieren“ (Speichern und neu laden).

    • Der Datensatz wird gespeichert und mit den neuesten Informationen von allen Benutzern aktualisiert.

  1. Wählen Sie im Snippet-Item-Lower in der Navigationssymbolleiste das Symbol Schlosssymbol (Gesperrt).
  2. Wählen Sie das Symbol Symbol „Speichern“ (Speichern), um den/die Snippet-Item-Lower geöffnet zu lassen.

    3. —Oder—

    Um den/die Snippet-Item-Lower zu schließen, wählen Sie das Symbol Zurück-Pfeil (Speichern).

Für die Nachverfolgung Ihrer Projektinformationen stehen gemeinschaftliche Datensatztypen und Datensatztypen zur Dateneingabe zur Verfügung. Nur gemeinschaftliche Datensatztypen verwenden die Bereiche Erstellen und Informationen im Datensatzmodul sowie verschiedene Kommentartypen.

Datensatztyp Modul Gemeinschaftlich oder Dateneingabe
Aktionspunkte Datensätze Gemeinschaftlich
Zahlungsanträge (ZAs) Finanzen Dateneingabe
Budgetpositionen Finanzen Dateneingabe
Änderungswünsche (ÄWs) Finanzen Dateneingabe
Checklisten Datensätze Dateneingabe
Auftragsrechnungen Finanzen Dateneingabe
Aufträge Finanzen Dateneingabe
Kostenprognosen Finanzen Dateneingabe
Tagesberichte Datensätze Dateneingabe
Arbeitsanweisungen Datensätze Gemeinschaftlich
Allgemeine Rechnungen Finanzen Dateneingabe
Informationsdatensätze Informationsmanagement n. a.
Probleme Datensätze Gemeinschaftlich
Meetingprotokoll Datensätze Dateneingabe
Compliance-Aufforderungen Datensätze Gemeinschaftlich
Potenzielle Änderungsaufträge (PÄA) Finanzen Dateneingabe
Primärvertrag-Änderungsaufträge (PVÄA) Finanzen Dateneingabe
Mängelpunkte Datensätze Gemeinschaftlich
Bestellungen (Best.) Finanzen Dateneingabe
Informationsanfragen (IAs) Datensätze Gemeinschaftlich
Sicherheitsmitteilungen Datensätze Gemeinschaftlich
Subänderungsaufträge (SÄA) Finanzen Dateneingabe
Einreichungspakete Datensätze Dateneingabe
Einreichungen Datensätze Gemeinschaftlich
Übermittlungen Datensätze Dateneingabe

Sie können einen Datensatz erstellen oder einen Datensatz kopieren und dann die Details bearbeiten.

  • Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet, werden aber für Datensatzentwürfe nicht zwingend benötigt.
  • Wenn die automatische Nummerierung deaktiviert ist, kann das Feld „Nummer“ so lange bearbeitet werden, bis der Datensatz mit einem Nicht-Entwurfsstatus gespeichert wird. Wenn die automatische Nummerierung eingeschaltet ist, wird die Nummer zugewiesen, nachdem der Datensatz mit einem Nicht-Entwurfsstatus gespeichert wurde.
  • Kostenprognosen, Primärvertrag-Änderungsaufträge und Subänderungsaufträge können nicht kopiert werden.
  1. Öffnen Sie die Datensatzansicht.
  2. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Hinzufügen.
  3. Geben Sie die Details für den Datensatz ein.

    4. Weitere Informationen finden Sie im Thema für jeden Datensatztyp.

  1. Öffnen Sie die Datensatzansicht.

    2. Änderungsaufträge können nicht kopiert werden.

  2. Wählen Sie in der Kachel- oder Listenansicht für den/die Snippet-Item-Lower Symbol „Mehr“ (Mehr) > Kopieren.

    3. —Oder—

    Öffnen Sie den/die Snippet-Item-Lower, und wählen Sie dann in der Navigationssymbolleiste das Symbol Symbol „Kopieren“ (Kopieren).

  • Änderungen am ursprünglichen Datensatz werden automatisch gespeichert, wenn Sie den Datensatz kopieren.
  • Die Beschreibung oder Frage, Kommentare, Zuweisungen, Informationskopien und Verknüpfungen werden nicht in den neuen Datensatz kopiert.
  • Sie können ein Meeting kopieren, indem Sie das nächste Meeting erstellen.

Sie können mehrere Datensätze auswählen und diese dann mit denselben Informationen aktualisieren. Die Stapelbearbeitung ist nur für gemeinschaftliche Datensatztypen verfügbar.

  • Datensatzberechtigungen werden im Bedienfeld „Stapelbearbeitung“ angewendet. Wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Ändern von Feldern im Bereich „Stapelbearbeitung“ verfügen, wird der Bereich nicht angezeigt, wenn Sie Datensätze auswählen.
  • Statusberechtigungen werden im Bedienfeld „Stapelbearbeitung“ angewendet. Wenn Sie nicht über die Berechtigung Bearbeiter verfügen, werden Ihre Änderungen nicht übernommen.
  • Einige Änderungen können aufgrund des Status des Datensatzes oder wegen fehlender erforderlicher Informationen nicht übernommen werden.
    1. Sie wählen die folgenden Informationsanfragen aus:
      • Datensatz A – Datensatzentwurf, der alle erforderlichen Informationen enthält.
      • Datensatz B – Datensatzentwurf, in dem die Frage fehlt, die erforderlich ist.
      • Datensatz C – Datensatz, der einen gesperrten Status hat.
    2. Sie ändern das Feld „Fachrichtung“.
    3. Sie fügen einen Kommentar mit einer verknüpften Datei hinzu.
    4. Nachdem Sie „Aktualisieren“ gewählt haben, geschieht Folgendes:
      • In Datensatz A werden alle Änderungen übernommen.
      • In Datensatz B wird das Feld „Fachrichtung“ aktualisiert, und die Datei wird mit dem Datensatz verknüpft. Der neue Kommentar wird jedoch nicht hinzugefügt, da der Datensatz noch keine Frage enthält.
      • In Datensatz C wird keine der Änderungen übernommen, da der Datensatz gesperrt ist.
  1. Wählen Sie die Datensätze.
    1. Um in den Auswahl-Modus zu wechseln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für eine/n Snippet-Item-Lower.
    2. Um mehrere Snippet-Item-Lower-Plural auszuwählen, wählen Sie diese aus.

      3. —Oder—

      Um alle Snippet-Item-Lower-Plural auszuwählen, aktivieren Sie in der Symbolleiste das Kontrollkästchen.

      Kontrollkästchen „Alle auswählen“

      Um aufeinanderfolgende Datensätze in der Listenansicht auszuwählen, wählen Sie einen Datensatz aus, drücken dann die Umschalttaste und wählen einen weiteren Datensatz in der Liste aus.

      Mehrere Datensätze auswählen

      Mehrere Datensätze mit Umschalt+Klicken auswählen

  2. Aktualisieren Sie die Informationen im Fensterbereich Stapelbearbeitung.
    • Um ein Feld zu bearbeiten, wählen Sie das Symbol Symbol „Bearbeiten“ (Bearbeiten), und wählen Sie dann eine Option.

      • Wenn das Feld leer ist, wird es in den ausgewählten Datensätzen gelöscht, wenn Sie Aktualisieren wählen. Um eine Änderung rückgängig zu machen, können Sie beim Feld X-Symbol auswählen.

    • Um Ihre Zuweisungen als erledigt zu markieren, aktivieren Sie den Schalter Meine Zuweisung als erledigt markieren.
    • Um eine Zuweisung oder eine Informationskopie hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen und dann den Namen aus.

      • Eine Person kann nur einmal als Zuweisungsempfänger bzw. Empfänger der Informationskopie hinzugefügt werden, so dass Duplikate beim Speichern der Änderungen ignoriert werden.

      Wenn Sie nur die Berechtigung zum Ändern von Zuweisungen haben, ist die Schaltfläche Hinzufügen verfügbar, aber neue Zuweisungen werden den ausgewählten Datensätzen nicht hinzugefügt.

  3. Fügen Sie einen Kommentar hinzu.
    1. Geben Sie im Kommentarfeld einen Kommentar ein.

      2. Um die Größe des Feldes für Kommentare zu ändern, wählen Sie den Rand des Feldes aus ziehen das Feld in die gewünschte Größe.

      Größe des Kommentarfeldes ändern
    2. Um ein Element mit dem Kommentar zu verknüpfen, wählen Sie das Symbol Verknüpfungssymbol (Verknüpfungen hinzufügen) und dann ein Element aus.

      3. Wenn Sie die Option Datei hochladen wählen, wird die Datei nur mit dem ersten Datensatz in der Liste verknüpft. Um eine Datei mit mehreren Datensätzen zu verknüpfen, laden Sie die Datei zunächst in die Dateibibliothek hoch und wählen dann im Bereich Stapelbearbeitung das Symbol Verknüpfungssymbol (Verknüpfungen hinzufügen) > Dateibibliothek.

    3. Um den Kommentar als Antwort oder Lösung zu speichern, aktivieren Sie den Schalter Als Antwort erfassen (IAs), Als genehmigte Dokumente kennzeichnen (Einreichungen) oder Als Lösung erfassen.

      4. Wenn ein Datensatz bereits eine Antwort oder Lösung hat, wird diese durch die neue ersetzt.

  4. Wählen Sie Aktualisieren.

    5. Im Bestätigungsdialogfeld erfahren Sie, wie viele Datensätze erfolgreich aktualisiert wurden.

  • Wählen Sie unten im Fensterbereich Zurücksetzen.

Wenn Sie ein veraltetes Feld bearbeiten, überschreiben Ihre Änderungen die vorherigen Änderungen, wenn Sie den Datensatz speichern. Die vorherigen Änderungen werden auf der Registerkarte „Verlauf“ erfasst.

Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, wenn Sie zum/zur vorherigen oder nächsten Snippet-Item-Lower navigieren.

  • Wählen Sie das Symbol Symbol „Speichern“ (Speichern), um den/die Snippet-Item-Lower geöffnet zu lassen.

    • —Oder—

    Um den/die Snippet-Item-Lower zu schließen, wählen Sie das Symbol Zurück-Pfeil (Speichern).

  • Wählen Sie im Bereich Erstellen die Option Speichern oder Speichern + weiteren hinzufügen.

    • —Oder—

    Wählen Sie im Bereich Informationen das Symbol Symbol „Speichern“ (Speichern).

    Änderungen werden automatisch im Bereich „Informationen“ gespeichert, wenn Sie Folgendes tun:

    • Sie schließen Sie den Bereich oder wählen einen anderen Bereich.
    • Sie wählen Sie eine andere Kachel oder Zeile in der Datenansicht aus.
    • Sie navigieren Sie von der aktuellen Datenansicht weg.

    Wenn Sie das Symbol Symbol „Erweitern“ (Erweitern) wählen, bevor Sie die Änderungen speichern, werden sie zwar im Datensatz angezeigt, aber noch nicht gespeichert.

Sie können nur nicht gesperrte Datensätze löschen.

Um einen Finanzdatensatz zu löschen, müssen Sie zunächst alle mit ihm verknüpften Finanzdatensätze entfernen.

Potenziellen Änderungsauftrag (PÄA) mit zwei Positionen löschen:

  1. Sie entfernen die erste PÄA-Position aus einer Subänderungsauftrag (SÄA).
  2. Sie löschen den anderen SÄA, der mit der zweiten PÄA-Position verknüpft ist.
  3. Sie löschen den PÄA.
  1. Öffnen Sie das Datensatztypmodul.
  2. Um in den Auswahl-Modus zu wechseln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für eine/n Snippet-Item-Lower.
  3. Um mehrere Snippet-Item-Lower-Plural auszuwählen, wählen Sie diese aus.

    4. —Oder—

    Um alle Snippet-Item-Lower-Plural auszuwählen, aktivieren Sie in der Symbolleiste das Kontrollkästchen.

    Kontrollkästchen „Alle auswählen“
  4. Wählen Sie Symbol „Mehr“ (Mehr) > Snippet-Label.

Um ein einziges Element zu löschen, können Sie auch wie folgt vorgehen:

  • Wählen Sie beim Element Symbol „Mehr“ (Mehr) > Entfernen.
  • Öffnen Sie das Element, und wählen Sie in der Navigationssymbolleiste Symbol „Mehr“ (Mehr) > Löschen.