Auftragsrechnungen

Sie können Auftragsrechnungen verwenden, um Rechnungen von Subunternehmern zu erfassen und den Wert von Abschlagszahlungen an diese zu ermitteln. Eine Auftragsrechnung kann für jeden Auftrag erstellt werden, der Kosten für das Budget bindet.

Auf der Registerkarte „Auftragsrechnung“ wird im Banner Folgendes angezeigt:

  • Auftragswert in diesem Zeitraum: Geänderter Wert des Auftrags für den Kostenzeitraum.
  • Frühere Rechnungen: Gesamtbetrag, der in früheren Datensätzen für diesen Auftrag in Rechnung gestellt wurde.
  • Zurzeit fällig: Eingenommener Gesamtbetrag, abzüglich Einbehalt und abzüglich Beträge aus früheren Datensätzen.
  • Rechnungssaldo: Zu zahlender Restwert des Auftrags, einschließlich Einbehalt.
  • Die Auftragsregel bestimmt, ob Sie den Auftrag überfakturieren können.
  • Wenn es sich bei der Auftragsrechnung um einen Auftrag vom Typ „Kontrolliert gesamt“ handelt, führen negative Werte zu einem Überfakturierungsfehler.
  • Wenn eine neue Auftragsrechnung erstellt wird, werden die vorherigen Auftragsrechnungen gesperrt, es sei denn, es handelt sich um einen Auftrag mit der Regel „Nicht kontrolliert gesamt“.
  • Datensätze für denselben Auftrag haben automatisch fortlaufende Nummern. Sie können nur die Auftragsrechnung mit der höchsten laufenden Nummer bearbeiten oder löschen.
  • Um die Auftragsrechnungen für andere Firmen als Ihre eigene anzuzeigen und ändern zu können, benötigen Sie die Berechtigung „Kann auf Auftragsrechnungen für alle Firmen zugreifen“. Ohne diese Berechtigung können Sie nur Auftragsrechnungen für Ihre eigene Firma anzeigen, jedoch nicht für andere Firmen.
  • Wählen Sie im Projektmenü Snippet-Module > Snippet-View.
  • Wählen Sie im Datensatz die Registerkarte Finanzübersicht.

    • Die Feld sind schreibgeschützt.

    Abschnitt Feld Beschreibung
    Auftragsstatus Auftragswert Ursprünglicher Wert des Auftrags. Die Summe aus dem Leistungsverzeichnis (LV) im Auftrag.
    Änderungen an dieser Rechnung Summe der Änderungsaufträge, die dem Auftrag in Auftragsrechnungen hinzugefügt wurden, bis einschließlich des Kostenzeitraums der aktiven Auftragsrechnung.
    Auftragswert in diesem Zeitraum Geänderter Wert des Auftrags für den Kostenzeitraum im Datensatz. Berechnet durch Addition von „Auftragswert“ und „Änderungen an dieser Rechnung“.
    Aktueller Auftragswert Geänderter Auftragswert mit allen Änderungsaufträgen, einschließlich derjenigen, die noch nicht in den Datensätzen hinzugefügt wurden. Berechnet durch Addition aller Änderungsauftragsbeträge zum Auftragswert.
    Status der Rechnungsstellung Fertig und gelagert insgesamt Gesamtwert der abgeschlossenen Arbeiten, des Einbaumaterial:s und des Lagermaterials bis einschließlich zu diesem Datensatz.
    Einbehalt gesamt Gesamtbetrag des Einbehalts bis einschließlich zu diesem Datensatz.
    Einnahmen gesamt abzüglich Einbehalt Wert der abgeschlossenen Arbeiten, des Einbaumaterials und des Lagermaterials in allen Datensätzen, abzüglich des Einbehalts, bis einschließlich zu diesem Datensatz.
    Zurzeit fällig Betrag der fälligen Zahlung für die aktuelle Rechnung. Die Summe der Spalte „Zurzeit fällig Netto“ im Datensatz.
    Rechnungssaldo An den Subunternehmer zu zahlender Restwert des Auftrags, einschließlich Einbehalt. Berechnet durch Subtraktion von „Einnahmen gesamt abzüglich Einbehalt“ von „Auftragswert in diesem Zeitraum“.

Sie können eine Auftragsrechnung erstellen und ihr dann Subänderungsaufträge (SÄAs) hinzufügen. Sie können die Auftragsrechnung auch in Zahlungsanträge (ZAs) einschließen.

  • Feldberechtigungen werden nicht im Dialogfeld „Erstellen“, sondern im vollständigen Datensatz erzwungen.
  • Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
  • Die Firmen in den Feldern „Auftragnehmer“ und „Auftraggeber“ stammen aus dem zugehörigen Vertrag.
  • Doppelte Nummern sind für Auftragsrechnungen zulässig, wenn die automatische Nummerierung ausgeschaltet ist und wenn die Nummer für den ausgewählten Auftrag eindeutig ist.
  1. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Hinzufügen.
  2. Wählen Sie in der Liste Auftrag den Auftrag aus, für den der Datensatz gilt.

    3. Wenn Sie nicht über die Berechtigung Kann auf Auftragsrechnungen für alle Firmen zugreifen verfügen, zeigt die Liste im Feld Auftragnehmer nur die Aufträge mit Ihrer Firma an.

  3. Wenn die automatische Nummerierung ausgeschaltet ist, geben Sie die Datensatznummer ein.
  4. Geben Sie im Feld Rechnungsdatum ein Datum ein oder wählen Sie eines aus.
  5. Wählen Sie in der Liste Zeitraum den Kostenzeitraum aus.
  6. Wählen Sie Erstellen.
  7. Geben Sie im Bereich Snippet-Panel die Datensatzdetails ein.
    • Um den Status zu ändern, wählen Sie eine Option aus der Liste.
      • Feld „Workflow“
    • Um eine Zuweisung hinzuzufügen, wählen Sie im Abschnitt Zugewiesen für die Option Hinzufügen, wählen Sie den Namen und legen Sie dann ein Fälligkeitsdatum fest.
    • Um eine Informationskopie hinzuzufügen, wählen Sie im Abschnitt Informationskopien die Option Hinzufügen und dann den Namen.
  8. Fügen Sie in der Tabelle Detaillierte Positionen die SÄAs hinzu, und geben Sie die Zahlungen für Pauschalbetrag oder Stückpreis ein.
  9. Geben Sie auf der Registerkarte Kommentare einen Kommentar ein, wählen Sie das Symbol Verknüpfungssymbol (Verknüpfungen), um Elemente zu verknüpfen, und wählen Sie dann das Symbol Symbol „Senden“ (Senden).
  10. Geben Sie auf der Registerkarte Kontaktinformationen die Firma und die Kontaktinformationen ein.
    • Um eine Firma zu suchen oder zu erstellen, wählen Sie im Firmenfeld das Symbol Suchsymbol (Suchen).
    • Um einen Kontakt hinzuzufügen, wählen Sie das Kontaktfeld aus, und wählen Sie dann einen Kontakt aus oder laden Sie ihn ein.
  11. Um ein Element mit dem/der Snippet-Item-Lower zu verknüpfen, wählen Sie das Symbol Verknüpfungssymbol (Verknüpfungen), wählen Sie Plus-Symbol (Hinzufügen) und wählen Sie dann den Elementtyp.
  12. Um die Änderungen zu speichern und den Snippet-Item-Lower geöffnet zu lassen, wählen Sie das Symbol Symbol „Speichern“ (Speichern).

    13. —Oder—

    Um die Änderungen zu speichern und den Snippet-Item-Lower zu schließen, wählen Sie das Symbol Zurück-Pfeil (Speichern).

In einer Auftragsrechnung können Sie SÄAs aus demselben Kostenzeitraum oder aus früheren Kostenzeiträumen hinzufügen.

SÄAs werden automatisch zu einer neuen Auftragsrechnung hinzugefügt, wenn sie für das Budget genehmigt sind und wenn ihr Ausführungsdatum nicht festgelegt ist oder wenn ihr Ausführungsdatum gleich oder vor dem Rechnungsdatum der Auftragsrechnung liegt.

  1. Wählen Sie im Abschnitt Detaillierte Positionen die Option SÄA hinzufügen.
  2. Wählen Sie den SÄA aus und wählen Sie dann Auswählen.

    3. Es stehen nur SÄAs zur Verfügung, die im gleichen oder einem früheren Kostenzeitraum erstellt wurden.

  • Aktivieren Sie im Abschnitt Detaillierte Positionen das Kontrollkästchen für die SÄA-Einzelposition, und wählen Sie dann Entfernen.

Wenn Sie Rechnungsbeträge für einen Auftrag mit Pauschalbeträgen hinzufügen, können Sie Folgendes verwenden:

  • Wert Material: Hierzu gehören die ausgeführten Arbeiten, das Einbaumaterial und das gelagerte Material für die Rechnungsbeträge.
  • Lagermaterial: Das Verwenden der Spalte „Wert Lagermaterial“ entspricht einem vom American Institute of Architects (AIA) festgelegten Branchenstandard.
  • Einbaumaterial: Die Spalte „Wert Einbaumaterial diese Rechnung“ wird zum Verfolgen von Material verwendet.

In der Spalte „Gesamtwert fertig“ wird die Summe der Spalten „Wert Einbaumaterial vorherige Arbeiten“, „Wert erledigter Arbeiten diese Rechnung“, „Wert Einbaumaterial diese Rechnung“ und „Wert Lagermaterial“ angezeigt. In der Spalte „Nettowert Gesamtmaterial“ wird der fällige Gesamtbetrag abzüglich des Einbehalts angezeigt.

  1. Geben Sie in der Zelle Wert erledigter Arbeiten diese Rechnung den Wert für die Arbeiten ein, die während des Zahlungszeitraums abgeschlossen wurden.
  2. Geben Sie in der Zelle Einbaumaterial diese Rechnung den Wert für das Material ein, das während des Zahlungszeitraums im Projekt eingebaut wurde.

    3. Die Zelle Gesamtwert Arbeit Einbaumaterial zeigt die Summe der Zellen Wert Einbaumaterial vorherige Arbeiten, Wert erledigter Arbeiten diese Rechnung und Wert Einbaumaterial diese Rechnung an.

  3. Geben Sie in die Zelle Wert Lagermaterial den Gesamtwert des neu gelagerten Materials für die Rechnung und des gelagerten Materials aus früheren Rechnungen ein, das noch nicht im Projekt installiert ist.

    4. Um sicherzustellen, dass Sie das gelagerte Material nur einmal in Rechnung stellen, geben Sie den Wert für das eingebaute Material nicht in die Zelle Wert Lagermaterial ein, da er bereits in der Zelle Wert Einbaumaterial diese Rechnung enthalten ist.

  4. Berechnen Sie den Einbehalt.
  1. Geben Sie in der Zelle Wert erledigter Arbeiten diese Rechnung den Gesamtwert der während des Zahlungszeitraums abgeschlossenen Arbeiten und des eingebauten Materials ein.
  2. Geben Sie in der Zelle Wert Lagermaterial den Wert des neuen gelagerten Materials ein.

    3. Wenn zuvor gelagertes Material im Projekt für diese Rechnung eingebaut ist, geben Sie diesen Wert nicht in die Zelle Wert Lagermaterial ein.

  3. Berechnen Sie den Einbehalt.
  1. Geben Sie in der Zelle Wert erledigter Arbeiten diese Rechnung den Wert der im Zahlungszeitraum abgeschlossenen Arbeit ein, ohne den Wert für das eingebaute Material.
  2. Geben Sie in die Zelle Wert Einbaumaterial diese Rechnung den Wert des während des Zahlungszeitraums gelagerten Materials oder den Wert des während des Zahlungszeitraums eingebauten Materials ein.
  3. Berechnen Sie den Einbehalt.

Bei Aufträgen mit Stückpreisen wird der Wert der Arbeit auf der Grundlage der fertiggestellten oder installierten Mengen berechnet. Beim Anlegen eines Datensatzes für einen Auftrag mit Stückpreisen wird der Wert der Arbeit auf der Grundlage der abgeschlossenen oder installierten Mengen für den Zahlungszeitraum berechnet.

Stückpreisbeträge enthalten in der Regel kein Lagermaterial, sodass die Spalten „Wert Lagermaterial“ und „Wert Einbaumaterial diese Rechnung“ bei Aufträgen mit Stückpreisen im Datensatz nicht verfügbar sind.

  1. Geben Sie in der Zelle Maßeinheit (ME) die Maßeinheit ein.
  2. Geben Sie in der Zelle Menge diese Rechnung die Einbaumenge für die Position im Zahlungszeitraum ein.

    3. Die Zelle Wert erledigter Arbeiten diese Rechnung wird berechnet, indem der Betrag in der Zelle Menge diese Rechnung mit dem Preis in der Zelle Stückpreis multipliziert wird. In der Spalte Nettowert Gesamtmaterial wird der fällige Gesamtbetrag abzüglich des Einbehalts angezeigt.

  3. Wählen Sie in der Zelle Kategorie die Kategorie für die Einzelposition aus.
  4. Berechnen Sie den Einbehalt.

Einbehalt ist der Geldbetrag, der von den Abschlagszahlungen an die Auftragnehmer einbehalten wird. Nach Abschluss der Arbeiten können Sie den Einbehalt zur Zahlung freigeben.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Einbehalt allgemein: Berechnet durch Multiplikation der Spalte „Einbehalt allgemein in Prozent“ mit der Spalte „Gesamtwert Arbeit Einbaumaterial“ bzw. „Gesamtwert fertig“.
  • Einbehalt Lagermaterial: Berechnet durch Multiplikation der Spalte „Einbehalt Lagermaterial in Prozent“ mit der Zelle „Wert Lagermaterial“.

In der Spalte „Zurzeit fällig Netto“ wird der fällige Gesamtbetrag abzüglich des Einbehalts angezeigt.

  1. Geben Sie in der Zelle Einbehalt allgemein in Prozent den Einbehaltungsprozentsatz für allgemeine Arbeiten ein.

    2. —Oder—

    Um die Zelle Einbehalt allgemein in Prozent automatisch zu aktualisieren, geben Sie einen Betrag in die Zelle Einbehalt allgemein und Wert ein.

  2. Geben Sie in der Zelle Einbehalt Lagermaterial in Prozent den Einbehaltungsprozentsatz für gelagertes Material ein.

    3. —Oder—

    Um die Zelle Einbehalt Lagermaterial in Prozent automatisch zu aktualisieren, geben Sie einen Betrag in die Zelle Wert von Einbehalt Lagermaterial ein.

    Wenn Sie die Zelle Wert Lagermaterial nicht zur Verfolgung von gelagertem Material verwenden, benötigen Sie keinen Einbehaltungsprozentsatz.

  • Geben Sie in der Zelle Einbehalt allgemein in Prozent den Einbehaltungsprozentsatz für allgemeine Arbeiten ein.

    • —Oder—

    Um die Zelle Einbehalt allgemein in Prozent automatisch zu aktualisieren, geben Sie einen Betrag in die Zelle Einbehalt allgemein und Wert ein.

  • Stellen Sie die Zellen Einbehalt allgemein in Prozent und Einbehalt Lagermaterial in Prozent auf 0 (Null) ein.

    • —Oder—

    Stellen Sie die Zellen Einbehalt allgemein und Wert und Wert von Einbehalt Lagermaterial auf 0 (Null) ein.

Auf der Registerkarte Finanzübersicht ist das Feld Einbehalt gesamt gleich 0 (Null), und das Feld Zurzeit fällig enthält den Betrag des Einbehalts, der zur Zahlung freigegeben ist.

Sie können Auftragsrechnungen als Einzelpositionen in ZAs einschließen. ZAs werden für nicht bindende Aufträge erstellt, daher müssen Sie den nicht bindenden Auftrag in der Auftragsrechnung auswählen.

Wenn eine Auftragsrechnung in einem ZA enthalten ist, ist sie automatisch auch in allen zukünftigen ZAs für denselben Auftrag enthalten. Wenn Sie die Auftragsrechnung löschen, bleibt sie im ZA, bis Sie sie wieder entfernen.

  1. Aktivieren Sie im Bereich Informationen den Schalter Im Zahlungsantrag einschließen.
  2. Wählen Sie in der Liste Auftrag den nicht bindenden Auftrag aus.
  • Deaktivieren Sie im Bereich Informationen den Schalter Im Zahlungsantrag einschließen.

Wenn die Auftragsrechnung genehmigt wird, wird der Wert der Auftragsrechnung im Budget angewendet. Der „Nettowert Gesamtmaterial“ jeder Position wird zu den Spalten „Ist-Kosten dieser Zeitraum“ und „Bisherige Ist-Kosten“ für den zugeordneten Budget-Code addiert.

  • Aktivieren Sie im Bereich Informationen den Schalter Genehmigt für Budget.