Allgemeine Rechnungen

Sie können allgemeine Rechnungen verwenden, um alle Rechnungen zu erfassen, die Sie außerhalb eines Auftrags erhalten. Sie können außerdem Rechnungen für Bestellungen verarbeiten.

Auf der Registerkarte „Allgemeine Rechnung“ zeigt das Banner eine Zusammenfassung der Werte in dieser allgemeinen Rechnung an:

  • Rechnung gesamt: Gesamtbetrag, einschließlich Steuern, für die Positionen der aktuellen allgemeinen Rechnung.
  • Vorheriger Saldo der Bestellung: Die Summe der Spalten „Best. Zwischensumme“ und „Saldo“, die aus der Bestellung stammen, als diese ursprünglich mit der aktuellen allgemeinen Rechnung verknüpft wurde.
    • Wenn eine Auftragsposition aus der Tabelle „Positionen“ der aktuellen allgemeinen Rechnung entfernt wird, wird der vorherige Saldo der Bestellung aktualisiert.
    • Wenn die Werte in der verknüpften Bestellung geändert werden, wird der vorherige Saldo der Bestellung in der aktuellen allgemeinen Rechnung nicht aktualisiert.
  • Saldo der Bestellung: Restsaldo für die Rechnung der ausgewählten Bestellung nach Erstellung der aktuellen allgemeinen Rechnung.
  • Wenn Sie eine Bestellung mit der allgemeinen Rechnung verknüpfen, werden Positionen mit einem Saldo größer als 0 in die Tabelle „Positionen“ der allgemeinen Rechnung aufgenommen. Wenn Auftragspositionen in der Bestellung bearbeitet oder hinzugefügt werden, nachdem sie verknüpft wurde, wird die Tabelle „Positionen“ in der allgemeinen Rechnung nicht aktualisiert.
  • Im Modul für allgemeine Rechnungen wird das Fälligkeitsdatum für nicht gesperrte Datensätze und das Zahlungsdatum für gesperrte Datensätze angezeigt.
  • Wählen Sie im Projektmenü Snippet-Module > Snippet-View.

Sie können für jede Rechnung, die Sie erhalten, eine allgemeine Rechnung erstellen.

  1. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Hinzufügen.
  2. Wählen Sie im Feld Auftraggeber die Firma aus.
  3. Geben Sie in das Feld Rechnungsnummer eine Nummer für die allgemeine Rechnung ein.

    4. Doppelte Nummern sind zulässig, wenn das Feld Auftraggeber unterschiedlich ist.

  4. Geben Sie im Feld Rechnungsdatum ein Datum ein oder wählen Sie eines aus.
  5. Wählen Sie im Feld Bestellung eine Bestellung aus.

    6. Die Liste enthält nur Bestellungen, deren Auftragnehmer mit dem Auftraggeber der allgemeinen Rechnung übereinstimmt und die einen Rechnungssaldo aufweisen oder eine Überfakturierung zulassen.

    Wenn Sie vor dem Erstellen der allgemeinen Rechnung keine Bestellung auswählen, können Sie im Bereich Informationen eine Bestellung auswählen oder in der Tabelle Positionen Auftragspositionen hinzufügen.

  6. Geben Sie eine Beschreibung für die allgemeine Rechnung ein.
  7. Wählen Sie Erstellen.
  8. Geben Sie im Bereich Snippet-Panel die Datensatzdetails ein.
    • Um den Status zu ändern, wählen Sie eine Option aus der Liste.
      • Feld „Workflow“
    • Um eine Zuweisung hinzuzufügen, wählen Sie im Abschnitt Zugewiesen für die Option Hinzufügen, wählen Sie den Namen und legen Sie dann ein Fälligkeitsdatum fest.
    • Um eine Informationskopie hinzuzufügen, wählen Sie im Abschnitt Informationskopien die Option Hinzufügen und dann den Namen.
  9. Geben Sie im Abschnitt Kontaktdetails die Firma und die Kontaktinformationen ein.
    • Um eine Firma zu suchen oder zu erstellen, wählen Sie im Firmenfeld das Symbol Suchsymbol (Suchen).
    • Um einen Kontakt hinzuzufügen, wählen Sie das Kontaktfeld aus, und wählen Sie dann einen Kontakt aus oder laden Sie ihn ein.
  10. Geben Sie im Abschnitt Steuer die Steuerinformationen ein.
  11. Geben Sie auf der Registerkarte Kommentare einen Kommentar ein, wählen Sie das Symbol Verknüpfungssymbol (Verknüpfungen), um Elemente zu verknüpfen, und wählen Sie dann das Symbol Symbol „Senden“ (Senden).
  12. Um festzulegen, wer Zugriff auf den/die Snippet-Item-Lower hat, wählen Sie das Symbol Symbol „Freigabe“ (Freigabe) und dann eine Option.
  13. Um ein Element mit dem/der Snippet-Item-Lower zu verknüpfen, wählen Sie das Symbol Verknüpfungssymbol (Verknüpfungen), wählen Sie Plus-Symbol (Hinzufügen) und wählen Sie dann den Elementtyp.
  14. Um die Änderungen zu speichern und den Snippet-Item-Lower geöffnet zu lassen, wählen Sie das Symbol Symbol „Speichern“ (Speichern).

    15. —Oder—

    Um die Änderungen zu speichern und den Snippet-Item-Lower zu schließen, wählen Sie das Symbol Zurück-Pfeil (Speichern).

  1. Wählen Sie in der Kachel- oder Listenansicht für den/die Snippet-Item-Lower Symbol „Mehr“ (Mehr) > Kopieren.

    2. —Oder—

    Öffnen Sie den/die Snippet-Item-Lower, und wählen Sie dann in der Navigationssymbolleiste das Symbol Symbol „Kopieren“ (Kopieren).

  2. Bearbeiten Sie die Details, einschließlich der Nummer, und wählen Sie dann Kopieren.

Sie können die allgemeine Rechnung auf der Grundlage einer ausgewählten Bestellung erstellen oder ihr Rechnungspositionen hinzufügen.

Die Tabelle „Positionen“ enthält die folgenden Spalten:

Spaltenname Berechnung
Rechnungsmenge gesamt Bestellmenge – Neuer Saldo der Bestellmenge
Rechnungsbetrag gesamt Best. Zwischensumme – Neuer Bestellsaldo
Gesamtanteil fertig Rechnungsbetrag gesamt / Best. Zwischensumme * 100 (auf 2 Dezimalstellen genau)
  • Wenn eine allgemeine Rechnung mit einer Bestellung verknüpft ist, die keine Überfakturierung zulässt, können Sie keine weiteren Auftragspositionen manuell oder über den Bestellkatalog hinzufügen.
  • Wenn Sie die Zwischensumme manuell aktualisieren:
    • Wenn der Stückpreis größer als 0 ist, wird die Menge als Zwischensumme geteilt durch den Stückpreis berechnet.
    • Wenn der Stückpreis 0 ist, wird der Stückpreis als Zwischensumme geteilt durch die Menge berechnet.
  • Wenn die Auftragsposition einer Bestellung einen Saldo von mehr als 0 aufweist, wird die Menge als Zwischensumme geteilt durch den Stückpreis berechnet, wobei angenommen wird, dass der Stückpreis nicht 0 ist.
  • Wenn eine Auftragsposition aus einer Bestellung einen Saldo von 0 oder weniger aufweist, sind die Menge und die Zwischensumme 0, und der Stückpreis ist derselbe wie in der Bestellung.
  1. Wählen Sie im Feld Bestellung des Bereichs Informationen das Symbol Suchsymbol (Suchen).
  2. Wählen Sie die Bestellung aus.

    3. Die Liste enthält nur Bestellungen, deren Auftragnehmer mit dem Auftraggeber der allgemeinen Rechnung übereinstimmt und die einen Rechnungssaldo aufweisen oder eine Überfakturierung zulassen.

  3. Wählen Sie Auswählen.

    4. Die Beschreibung der allgemeinen Rechnung ändert sich automatisch in die Beschreibung der Bestellung.

  4. Bearbeiten Sie in der Tabelle Positionen die Mengen für die Bestellpositionen.
  5. Um die Position als steuerpflichtig zu kennzeichnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Steuerpflichtig.
  1. Wählen Sie im Abschnitt Positionen die Option Bestellkatalog und dann eine Position aus.
    2. In den Datensatzeinstellungen des Portfolios werden die Positionen dem Bestellkatalog hinzugefügt. Wenn noch keine Positionen hinzugefügt wurden, ist das Dialogfeld Suche im Bestellkatalog leer.

    —Oder—

    GeschlossenWählen Sie „Hinzufügen“, und geben Sie dann die Details der Positionen ein.

    • Beschreibung: Beschreibung der Position
    • Position: Code oder Abkürzung der Position.
    • Maßeinheit (ME): Maßeinheit, mit der die Position gekauft wird.
    • Stückpreis: Stückpreis der Position.
  2. Geben Sie in der Zelle Menge die Anzahl der gekauften Positionen ein.
  3. Um die Position als steuerpflichtig zu kennzeichnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Steuerpflichtig.
  1. Um eine Einzelposition auszuwählen, wählen Sie die Zeile aus.
  2. Wählen Sie oben rechts in der Tabelle Nach oben oder Nach unten.
  • Wenn Sie die Tabellenelemente filtern, sind die Optionen Hinzufügen, Nach oben, Nach unten und Einfügen nicht verfügbar.
  • Wenn Sie eine Spaltenüberschrift auswählen, um die Positionen zu sortieren, ist die Sortierreihenfolge temporär und wird in Berichten oder beim nächsten Öffnen des Datensatzes nicht übernommen.
  • Wählen Sie in der Tabelle Positionen die Position aus und wählen Sie dann Entfernen.

Auf der Registerkarte „Allgemeine Rechnungen“ können Sie festlegen, wie der Steuerbetrag für jede Position berechnet wird, die in der Tabelle „Positionen“ als steuerpflichtig gekennzeichnet ist.

  1. Geben Sie im Abschnitt Steuer den Steuerprozentsatz in das Feld Steuer % ein.

    2. —Oder—

    Um den Steuersatz automatisch zu berechnen, geben Sie den Gesamtsteuerbetrag in das Feld Steuer gesamt ein.

  2. Wenn der Steuerbetrag im Betrag der Position enthalten ist, aktivieren Sie den Schalter In Positionen enthalten.

    3. —Oder—

    Wenn der Steuerbetrag im Betrag der Position nicht enthalten ist, deaktivieren Sie den Schalter In Positionen enthalten.

  3. Wählen Sie im Feld Budget-Code des Abschnitts Steuer das Symbol Suchsymbol (Suchen), und wählen Sie dann den Budget-Code, der für den Steuerbetrag berechnet wird.

    4. Dieses Feld ist nicht verfügbar, wenn die Steuer in der Einzelposition enthalten ist.

Sie können allgemeine Rechnungen als Einzelpositionen in ZAs einschließen. ZAs werden für nicht bindende Aufträge erstellt, daher müssen Sie den nicht bindenden Auftrag in der allgemeinen Rechnung auswählen.

Wenn eine allgemeine Rechnung in einem ZA enthalten ist, ist sie automatisch auch in allen zukünftigen ZAs für denselben Auftrag enthalten. Wenn Sie die allgemeine Rechnung löschen, bleibt sie im ZA, bis Sie sie wieder entfernen.

  1. Aktivieren Sie im Bereich Informationen den Schalter Im Zahlungsantrag einschließen.
  2. Wählen Sie in der Liste Auftrag den nicht bindenden Auftrag aus.
  3. Wählen Sie aus der Liste Zusammenfassende Beschreibung der Gruppe die Beschreibung für die allgemeine Rechnung.

    4. Im ZA wird eine Position für die Gesamtkosten der Rechnungen mit der gleichen zusammenfassenden Beschreibung hinzugefügt.

    Sie wählen Allgemeine Bedingungen für die zusammenfassende Beschreibung für alle Telefon-, Strom- und Bürobedarfsrechnungen eines Kostenzeitraums. Im ZA wird der Gesamtbetrag der Rechnungen in der Einzelposition Allgemeine Rechnungen Zusammenfassung: Allgemeine Bedingungen angezeigt

  • Deaktivieren Sie im Bereich Informationen den Schalter Im Zahlungsantrag einschließen.

Wenn eine allgemeine Rechnung für das Budget genehmigt wird, werden die Beträge der Auftragspositionen auf die Spalten für „Nicht-Leistungspflichtenänderungen“ und „Ist-Kosten“ für die zugehörigen Budget-Codes angewendet.

  • Wenn der allgemeinen Rechnung eine Bestellung zugrunde liegt, ist der Schalter „Genehmigt für Budget“ gesperrt. Der in Rechnung gestellte Betrag wird nicht auf das Budget angerechnet, da der Betrag bereits bei der Genehmigung der Bestellung angewendet wird.
  • Wenn Sie eine Bestellposition in der allgemeinen Rechnung zu hoch berechnen, wird der zu viel berechnete Betrag in der Spalte „Ursprüngliche Leistungspflichten“ hinzugefügt.
  • Aktivieren Sie im Bereich Informationen den Schalter Genehmigt für Budget.

Sie können Snippet-Item-Lower-Plural in eine Excel-Datei exportieren, in der Sie diese bearbeiten und neue Positionen erstellen können. Anschließend können Sie die Datei, die nur einmal verwendet werden kann, wieder in ProjectSight importieren. Wenn es Fehler gibt, können Sie diese in einer neuen Excel-Datei überprüfen und beheben.

Wenn Sie die Excel-Datei wieder in ProjectSight importieren, gilt Folgendes:

  • Leere Zeilen und Felder werden ignoriert.
  • Wenn nach dem Export dieses Arbeitsblatts neue Werte eingegeben wurden, werden Ihre Änderungen gekennzeichnet.
  • Wenn in einem/einer neuen Snippet-Item-Lower ein Pflichtfeld fehlt und der Fehler entsprechend gekennzeichnet ist, kann der Datensatz nicht erstellt werden.
  1. Filtern Sie im Modul für Snippet-View die Datensätze, die nach Excel exportiert werden sollen.
    • Legen Sie im Bereich Suche die Filter fest.
    • Um bestimmte Snippet-Item-Lower-Plural zu exportieren, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen. Wenn keine Kontrollkästchen aktiviert sind, werden alle Snippet-Item-Lower-Plural exportiert.
  2. Fügen Sie in der Listenansicht die Spalten hinzu und ordnen Sie sie neu an, und speichern Sie dann die benutzerdefinierte Ansicht.

    3. In der Excel-Datei werden die Spalten für die Felder in der Listenansicht angezeigt, gefolgt von den restlichen Feldern.

  3. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste Symbolleistenschaltfläche „Projektexport“ (Importieren/Exportieren) > Aus Excel exportieren.

    4. Die Excel-Datei enthält die Pflichtfelder und die Felder, für die Sie eine Ansichtsberechtigung haben.

  4. Öffnen Sie die Excel-Datei.
  5. Geben Sie auf der Registerkarte Snippet-Tab die Snippet-Item-Lower-Details in eine neue Zeile ein.
    • Wenn die automatische Nummerierung eingeschaltet ist, wird dem neuen Datensatz eine vorläufige Nummer zugewiesen.
    • Wenn die automatische Nummerierung deaktiviert ist, korrigieren Sie alle doppelten Nummern auf der Registerkarte Snippet-Tab, bevor Sie Snippet-Generic dem neuen Datensatz hinzufügen.
  6. Bearbeiten Sie vorhandene Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. Sie können nicht gesperrte Zellen kopieren und einfügen.

  7. Wählen Sie auf der Registerkarte Snippet-Tab einen Datensatz in der Spalte Snippet-Label aus, und geben Sie dann die Snippet-Generic-Details in die Zeile ein.
  8. Speichern Sie die Excel-Datei.
  9. Öffnen Sie in ProjectSight das Snippet-View Modul.
  10. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste Symbolleistenschaltfläche „Projektexport“ (Importieren/Exportieren) > Aus Excel aktualisieren.
  11. Wählen Sie die zu importierende Excel-Datei aus.
  1. Wählen Sie in der Importfehlermeldung die Option Fehler prüfen.

    2. Die Snippet-Item-Lower-Plural mit Fehlern werden in eine neue Excel-Datei exportiert.

  2. Beachten Sie die Spalte Feedback und beheben Sie die entsprechenden Fehler.
  3. Speichern Sie die Excel-Datei.
  4. Öffnen Sie in ProjectSight das Snippet-View Modul.
  5. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste Symbolleistenschaltfläche „Projektexport“ (Importieren/Exportieren) > Aus Excel aktualisieren.
  6. Wählen Sie die zu importierende Excel-Datei aus.