Toewijzingen

Wanneer u een record aan andere personen toewijst, krijgen zij toegang tot die record. Als er standaard toegewezen personen zijn ingesteld voor de record op record instellingen niveau, worden die automatisch aan de nieuwe record toegevoegd en verandert de status van de record in de eerste niet-concept status.

Toewijzingen worden gedurende 30 dagen in het meldingen centrum weergegeven.

  1. Open de record.
  2. In het Informatie paneel van de module selecteert u Toewijzingen of kopieën aan bekijken en daarna vouwt u het gedeelte Toegewezen aan uit.

    3. —Of—

    In het Informatie paneel van de volledige record vouwt u het gedeelte Toegewezen aan uit.

  1. Open de project startpagina.
  2. Als het Toewijzingen paneel gesloten is, selecteert u Toewijzingen paneel werkbalk knop (Toewijzingen).
  3. In het gedeelte Op selecteert u de filters.
    • Toegewezen aan: de naam van de toegewezen persoon.
    • Bedrijf: het bedrijf van de toegewezen persoon.
    • Record type: het type toegewezen item.
    • Status: de status van het toegewezen item.
    • Vervaldatum: de vervaldatum van de toewijzing. Als een toewijzing geen datum verwacht heeft, wordt de datum verwacht van de record gebruikt, indien beschikbaar.
  4. Om een Snippet-Item-Lower vanuit het paneel te openen, selecteert u een van de volgende:
    • Pijl rechts symbool (Openen): de/het Snippet-Item-Lower op het huidige tabblad openen.
    • Openen op nieuw tabblad symbool (Openen): de/het Snippet-Item-Lower op een nieuw tabblad openen.
  • Selecteer in de module het item en selecteer daarna Opnieuw verzenden symbool (Verzenden) op de werkbalk.

    • —Of—

    Selecteer op het toewijzing tabblad Meer symbool (Meer) > Toewijzing herinnering verzenden.

    Herinneringen worden alleen voor open toewijzingen verzonden.

Nadat u een toewijzing aan een concept record hebt toegevoegd, wisselt de record automatisch naar de volgende status in de lijst. Als de melding instelling aan is, ontvangen toegewezen personen een e-mail wanneer ze zijn toegevoegd. Toegewezen personen kunnen een opmerking toevoegen aan de record door de melding te beantwoorden.

  1. Op het contact tabblad houdt u de aanwijzer boven de profiel afbeelding of initialen.
  2. In de contact pop-over selecteert u de contactgegevens die u wilt kopiëren.

    3. De contactgegevens worden naar uw klembord gekopieerd.

  1. In het gedeelte Toegewezen aan van het paneel selecteert u Toevoegen.
  2. Open de lijst van gebruikers, contacten, of distributielijsten.
    • Om de lijst van ProjectSight gebruikers te openen, selecteert u Gebruikers.
    • Om de lijst van bedrijfs- en project contacten te openen, selecteert u Contacten.

      • Om alle contacten in het portfolio te bekijken, selecteert u het keuzevakje Portfolio contacten opnemen.

    • Om de distributielijsten van contacten te openen, selecteert u Distributielijst.

    De lijst toont alleen project contacten, of toont alle contacten en gebruikers, afhankelijk van de portfolio instelling voor bedrijf en contacten selectie.

  3. Selecteer het keuzevakje van een of meer namen of distributielijsten.

    4. Als u de keuzevakjes van sommige namen of distributielijsten selecteert en daarna een zoekterm invoert, blijven die gebruikers geselecteerd, ook al zijn ze niet zichtbaar in de gefilterde lijst.

  4. Om een lid uit te nodigen, selecteert u Lid uitnodigen.

    5. Deze optie is beschikbaar als u het recht hebt om leden uit te nodigen.

    1. In het veld E-mail voert u het e-mailadres in of u selecteert dat.

      2. Als u een bestaand e-mailadres selecteert, worden de naam, het bedrijf en de standaard beveiligingsrol van het contact automatisch ingevuld.

    2. In de lijst Beveiligingsrol selecteert u een beveiligingsrol om van het nieuwe teamlid een ProjectSight gebruiker te maken.

      3. —Of—

      Selecteer Geen (alleen contacten) om van het nieuwe teamlid een project contact te maken.

    3. In de velden Voornaam en Achternaam voert u de naam in.
    4. In het veld Bedrijf selecteert u het bedrijf.

      5. —Of—

      Voer een nieuwe bedrijfsnaam in en selecteer daarna Toevoegen.

    5. Selecteer Opslaan.

      6. —Of—

      Selecteer Opslaan en nog een toevoegen om nog een teamlid uit te nodigen.

  5. Om een vervaldatum op het contact tabblad toe te voegen, selecteert u Stel een vervaldatum in, of Kalender symbool (Datum) en daarna selecteert u een datum.

Als u aan een record bent toegewezen, kunt u een opmerking toevoegen en daar items aan koppelen door de e-mail melding te beantwoorden. De toewijzing wordt echter pas als klaar gemarkeerd wanneer u die handmatig wijzigt.

  1. Open de e-mail melding en maak een antwoord aan.

    2. In de e-mail melding selecteert u Beantwoorden.

  2. In de antwoord e-mail voert u uw opmerking boven de aangegeven lijn in.

    3. Om een web koppeling op te nemen, voert u de URL in het antwoord in. In ProjectSight kunt u de koppeling niet selecteren, maar u kunt die kopiëren en in een browser plakken.

  3. Voeg bestanden aan uw antwoord toe.
  4. Verstuur het antwoord.

    5. In de record wordt het antwoord toegevoegd aan het tabblad Opmerkingen en de bijgevoegde bestanden worden gekoppeld aan de opmerking.

  • In het gedeelte Toegewezen aan van het paneel selecteert u de zijkant van een contact tabblad en sleept u het naar een andere positie.
  • In het gedeelte Kopieën aan van het paneel selecteert u de zijkant van een contact tabblad en sleept u het naar een andere positie.

    • Toewijzingen hoeven niet te worden ingevuld in deze bestelling.

  • Op het contact tabblad selecteert u Calendar icon(Datum) en selecteert u de nieuwe datum.

    • U kunt de vervaldatum alleen wijzigen voor toewijzingen die nog niet voltooid zijn.

  • Op het tabblad contact selecteert u Grijs vinkje (Markeer als klaar), zodat die groen (Groen vinkje) wordt.

U kunt alleen toewijzingen die nog niet gedaan zijn verwijderen.

  • Selecteer op het contact tabblad Meer symbool (Meer) > Verwijderen.

    • Deze persoon zal geen meldingen meer ontvangen.