Ítems de presupuesto

Los ítems del presupuesto se utilizan para dar seguimiento a los costos. Cada ítem tiene un estado:

  • Solo se pueden editar los ítems con un estado distinto de Aprobado.
  • Solo los ítems con estado Aprobado están disponibles para ser usados en otros registros.

Un ítem del presupuesto puede estar vinculado a:

  • Contratos y órdenes de cambio potencial (OCP) aprobadas para el presupuesto.
  • Órdenes de cambio de subcontrato (OCS) aprobadas para el presupuesto y vinculadas a ítems de OCP.
  • Órdenes de cambio del contrato principal (OCCP) vinculadas a OCP aprobadas. La OCCP se vincula con cada ítem del presupuesto afectado por los ítems de la OCP.

Los cambios en las columnas del presupuesto se guardan automáticamente.

  • En el menú del proyecto, seleccione Snippet-Module > Snippet-View.
  • En la lista ubicada en la parte superior izquierda del presupuesto, seleccione una opción.
  • En el campo Buscar , escriba los términos de búsqueda.

    • La cuadrícula muestra los ítems con códigos presupuestarios, descripciones, códigos alternativos o ítems del contrato que coincidan con los términos de búsqueda. La barra superior también se actualiza.

  1. Seleccione el código presupuestario.
  2. Para ver los ítems vinculados, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos).

    3. Los ítems vinculados también se incluyen en el historial de actividad en la pestaña Comentarios .

    El panel Vínculos muestra los registros que forman parte de una transacción relacionada con el ítem del presupuesto. No muestra registros que solo hacen referencia al ítem, como las previsiones de costos.

  3. Para ver el historial del ítem del presupuesto, seleccione la pestaña Historial .
  4. Para abrir un ítem del presupuesto diferente, seleccione el ítem desde la lista de códigos presupuestarios.

    5. Para filtrar la lista de ítems del presupuesto, ingrese un término en el campo de búsqueda.

    Ejemplo de búsqueda de ítems del presupuesto

    Lista filtrada de ítems del presupuesto

    —O—

    Seleccione las flechas de navegación.

Cada ítem de presupuesto debe tener un código presupuestario único.

  1. En la parte superior del módulo Presupuesto , seleccione Agregar.
  2. En la sección Código presupuestario , seleccione una opción de cada lista para crear el código presupuestario.
  3. En el campo Descripción , ingrese una descripción para el ítem del presupuesto.
  4. En el campo Presupuesto original , ingrese el monto.

    5. Este monto se suma a las columnas Presupuesto original y Costos no comprometidos .

  5. Si la configuración de unidades y horas está habilitada:
    1. En la lista UM , seleccione la unidad de medida.

      2. Si selecciona una unidad que no sea de precio unitario, los campos Precio unitario del presupuesto original y Cantidad del presupuesto original son de solo lectura.

    2. En el campo Horas del presupuesto original , ingrese las horas.
    3. En el campo Precio unitario del presupuesto original , ingrese el precio unitario.
    4. En el campo Cantidad del presupuesto original , ingrese las cantidad.
  6. En la lista Estado , seleccione una opción de estado.
  7. Para guardar y cerrar el ítem del presupuesto, seleccione Guardar.

    8. —O—

    Para agregar un nuevo ítem del presupuesto, seleccione Guardar + agregar otro.

  8. En la cuadrícula del presupuesto, ingrese la información de previsión de costos en las columnas Costo previsto, Fecha de inicio prevista, Fecha de finalización prevista y Tipo de asignación prevista .

    9. Esta información se utiliza al crear una previsión de costos para el presupuesto.

  9. En la cuadrícula del presupuesto, seleccione un código de ingresos en la columna Código de ingresos .

    10. En los contratos sin compromiso, los códigos de ingresos pueden agregarse a los ítems del programa de valores (SOV) o como ítems individuales separados.

    Para ver qué ítems del presupuesto tienen un código de ingresos, seleccione Código de ingresos en la lista Agrupar por.

    Agrupado por código de ingresos
  1. Seleccione la fila del ítem del presupuesto.
  2. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Ícono de copiar (Copiar).
  3. En la sección Código presupuestario , edite las opciones para crear una combinación única.
  4. En los campos Descripción y Presupuesto original, edite la información.
  5. En la lista Estado , seleccione un estado diferente.
  6. Seleccione Guardar.

    7. El nuevo ítem del presupuesto no incluye los campos personalizados, comentarios ni los vínculos del ítem original.

En la cuadrícula del presupuesto, solo puede editar la descripción, el monto del presupuesto original y el código alternativo. Para cambiar los montos en otras columnas, puede crear registros vinculados al ítem del presupuesto.

Para cambiar el monto en la columna Compromiso pendiente, debe crear una OCP y seleccionar la asignación Compromiso pendiente para el ítem de la OCP.

  • Si modifica el monto en la columna Presupuesto original, la columna Costos no comprometidos se ajusta en la misma cantidad.
  • También puede usar transferencias presupuestarias para ajustar el monto en la columna Presupuesto original.
  1. Para modificar el valor del Presupuesto original, cambie el estado a uno distinto de Aprobado, y luego edite la columna correspondiente.
  2. Edite cualquiera de las siguientes celdas:

    3. Si ingresa datos no válidos, puede cerrar el mensaje de error y luego presionar Esc para restaurar el valor anterior en la celda.

  • En la celda Estado de la cuadrícula, seleccione un estado.

    • —O—

    Seleccione el código presupuestario y luego seleccione un estado en el panel de información.

  1. Seleccione el código presupuestario.
  2. En la sección Asignado a o Copias de cortesía , seleccione Agregar.
  3. Abra la lista de usuarios, contactos, o listas de distribución.
    • Para abrir la lista de usuarios de ProjectSight, seleccione Usuarios.
    • Para abrir la lista de contactos de empresa o del proyecto, seleccione Contactos.

      • Para ver todos los contactos del portafolio, marque la casilla de verificación Incluir contactos de portafolio .

    • Para abrir las listas de distribución de contactos, seleccione Lista de distribución.

    La lista muestra únicamente los contactos del proyecto o todos los contactos y usuarios, según la configuración del portafolio para la selección de empresas y contactos.

  4. Marque la casilla de uno o más nombres o listas de distribución.

    5. Si selecciona las casillas de verificación de algunos nombres o listas de distribución y luego ingresa un término de búsqueda, esas casillas permanecen seleccionadas aunque los nombres no sean visibles en la lista filtrada.

  5. Para invitar a un miembro, seleccione Invitar a miembro.

    6. Esta opción está disponible si tiene permiso para invitar a miembros.

    1. En el campo Correo electrónico , ingrese o seleccione la dirección de correo.

      2. Si selecciona una dirección existente, el nombre, la empresa y el rol de seguridad predeterminado del contacto se completan automáticamente.

    2. En la lista Rol de seguridad , seleccione un rol para convertir al nuevo miembro en usuario de ProjectSight.

      3. —O—

      Seleccione Ninguno (solo contactos) para agregarlo únicamente como contacto de proyecto.

    3. En los campos Nombre y Apellido , ingrese el nombre del miembro del equipo.
    4. En el campo Empresa, seleccione la empresa correspondiente.

      5. —O—

      Ingrese el nombre de una nueva empresa y luego seleccione Agregar.

    5. Seleccione Guardar.

      6. —O—

      Seleccione Guardar y agregar otro para invitar a otro miembro del equipo.

    Los asignados y los destinatarios de la copia de cortesía pueden agregar un comentario respondiendo a la notificación por correo electrónico.

  1. Seleccione el código presupuestario.
  2. En la pestaña Comentarios , escriba su comentario y luego Ícono de enviar(Enviar).

    3. Los comentarios de los ítems del presupuesto no se pueden editar ni eliminar.

  1. Seleccione el código presupuestario.
  2. En el panel Vínculos , seleccione Ícono de más (Agregar), y luego seleccione el tipo de ítem y el ítem correspondiente.

    3. El vínculo se guarda de inmediato.

Para cada código presupuestario, puede incluir previsiones detalladas:

  • La columna Previsión hasta la finalización muestra el monto como una suma global o como el total de los ítems individuales ingresados.
  • La columna Costo previsto incluye el monto de la Previsión hasta la finalización y puede incluir la cantidad y el monto de los costos no comprometidos.
  1. En la columna Tipo de previsión hasta la finalización, seleccione Suma global.
  2. En la columna Tipo de previsión hasta la finalización, ingrese el monto.

Si el ítem del presupuesto está detallado en ítems individuales, puede seleccionar el monto en la columna Previsión hasta la finalización y luego elegir Suma global en el editor de previsión hasta la finalización .

Opción de suma global

Opción de suma global en el Editor de previsión hasta la finalización

  1. En la columna Tipo de previsión hasta la finalización , seleccione Ítems individuales.
  2. Para abrir el editor de Previsión hasta la finalización , seleccione el monto en la columna Previsión hasta la finalización .
    3. Vínculo para abrir el editor de previsión hasta la finalización
  3. Para agregar un ítem individual, seleccione Agregar y luego ingrese los detalles en la cuadrícula de Ítems individuales.
    • Si selecciona una unidad de medida basada en unidades e ingresa la cantidad y el precio unitario, el monto se calcula multiplicando la cantidad por el precio unitario.
    • Si selecciona una UM basada en unidades e ingresa el monto, el precio unitario se calcula dividiendo el monto por la cantidad.
    • Si selecciona una UM no basada en unidades, ingrese el monto.
    Ejemplos de ítem individual
  4. Para eliminar un ítem individual, seleccione Ícono de quitar (Quitar).
  5. Para ir al editor de Previsión hasta la finalización de otro ítem del presupuesto, seleccione el ítem en la lista ubicada en la parte superior del editor.

    6. Para filtrar la lista de ítems del presupuesto, ingrese un término en el campo de búsqueda.

    Ejemplo de búsqueda de ítems del presupuesto

    Lista filtrada de ítems del presupuesto

    —O—

    Seleccione las flechas de navegación.

    —O—

    Use los accesos directos del teclado.

    • Ítem de presupuesto anterior: (Mac) Opción+Flecha izquierda o (Windows) Alt+Flecha izquierda
    • Siguiente ítem de presupuesto: (Mac) Opción+Flecha derecha o (Windows) Alt+Flecha derecha
    Opciones de navegación para abrir otro ítem del presupuesto
  • En la columna La previsión incluye costos no comprometidos , seleccione la casilla de verificación.

Puede exportar los ítems del presupuesto a un archivo de Excel, donde puede editarlos y crear nuevos ítems. Luego, puede importar ese archivo —que solo puede utilizarse una vez— nuevamente en el mismo proyecto. Si tiene acceso a la configuración del proyecto, también puede agregar opciones de grupos presupuestarios a ProjectSight usando la hoja de cálculo.

  • Los permisos sobre registros, campos, y estados se marcan al exportar Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel y al importar el archivo en ProjectSight.
  • El archivo de Excel solo puede importarse al Snippet-Generic del que fue exportado.
  • La columna Tipo de previsión hasta la finalización es de solo lectura.
  • La columna Previsión hasta la finalización también es de solo lectura si el valor en la columna Tipo de previsión hasta la finalización es Ítems individuales.
  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Exportar a Excel.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural existentes se descargan en un archivo de Excel.

  2. Abra el archivo de Excel.
  3. Edite las columnas desbloqueadas de los ítems del presupuesto existentes

    4. La columna Presupuesto original estará desbloqueada para los ítems del presupuesto que se exporten con el estado Pendiente.

  4. Para crear un ítem del presupuesto:
    • Seleccione un ítem de la lista de selección para cada grupo presupuestario con el fin de generar un código presupuestario único.

      • El código presupuestario se genera después de importar el archivo de Excel nuevamente en ProjectSight.

    • Ingrese la Descripción, el Presupuesto original y el Estado, que son campos obligatorios.
  5. Para agregar ítems de la lista de selección de códigos presupuestarios, seleccione la pestaña Grupos presupuestarios y luego ingrese el ítem en cada columna del grupo.

    6. Esta pestaña solo es visible si cuenta con acceso de seguridad a la configuración del proyecto.

  6. Guarde el archivo de Excel.
  7. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  8. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  9. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.
  1. En el mensaje de error en la importación, seleccione Revisar errores.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural con errores se exportan a un nuevo archivo de Excel.

  2. Revise la columna Comentarios y corrija los errores asociados.
  3. Guarde el archivo de Excel.
  4. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  5. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  6. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.

Puede utilizar transferencias presupuestarias para modificar sus ítems del presupuesto aprobados sin necesidad de una orden de cambio. Las transferencias presupuestarias se muestran en la pestaña Transacciones del ítem del presupuesto.

No se pueden editar ni eliminar las transferencias presupuestarias. Para corregir un monto, puede agregar una nueva transferencia presupuestaria.

  1. En la parte superior de la vista del Presupuesto , seleccione Transferir.
  2. En las listas Transferir de y Transferir a , seleccione un ítem del presupuesto.
  3. En el campo Monto a transferir (de) , ingrese el monto.

    4. —O—

    En el campo Presupuesto revisado original (de) , ingrese el nuevo monto del presupuesto.

    • El monto debe ser un valor positivo igual o menor que el monto del presupuesto original .
    • Los demás campos de Monto a transferir y Presupuesto original revisado se recalculan automáticamente.

      • Si ingresa 1000 en el campo Monto a transferir (de) :

      • El campo Monto a transferir (a) pasa a ser 1000.
      • El campo Presupuesto revisado original (de) se reduce en 1000.
      • El campo Presupuesto revisado original (a) se incrementa en 1000.
  4. En el campo Comentarios , ingrese el motivo de la transferencia.
  5. Seleccione Transferir.
  1. En la parte superior de la vista del Presupuesto , seleccione Transferir.
  2. En la lista Transferir de , seleccione Ninguno.
  3. En la lista Transferir a , seleccione un ítem del presupuesto.
  4. En el campo Monto a transferir (de) , ingrese el monto de ajuste.
  5. En el campo Comentarios , ingrese el motivo del ajuste.
  6. Seleccione Transferir.

Para cada ítem del presupuesto, puede ver las siguientes transacciones:

La pestaña Resumen solo muestra las transacciones que están aprobadas para el presupuesto.

Opción Aprobado para el presupuesto

Opción Aprobado para el presupuesto en una OCP

  1. Seleccione el código presupuestario.
  2. Para abrir el registro desde la pestaña Resumen , seleccione el vínculo del registro en la columna Transacciones .

Puede crear un informe que incluya los detalles de los Snippet-Item-Lower-Plural seleccionados. Si el formato del informe es PDF, los archivos vinculados pueden incluirse si son de uno de los siguientes tipos:

  • Archivos de imagen: .ccitt, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .bmp, .emf, .exif, .icon, y .wmf
  • Archivos no relacionados con imágenes: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, y .txt

Se encuentran disponibles las siguientes opciones de informes:

  • Solo detalles del registro – todos los registros en un archivo: No se incluyen archivos vinculados y todos los Snippet-Item-Lower-Plural se incluyen en un solo informe.
  • Solo detalles del registro – un archivo por registro: No se incluyen archivos vinculados y se genera un informe por Snippet-Item-Lower. Los informes se guardan en una carpeta ZIP.
  • Incluir archivos vinculados – un archivo por registro: Se incluyen los archivos vinculados y se genera un informe por Snippet-Item-Lower. Los informes se guardan en una carpeta ZIP.
  • Si usted no tiene permiso para ver un campo en un Snippet-Item-Lower, ese campo aparecerá en blanco en el informe.
  • En la mayoría de los casos, los números en un informe se redondean a números enteros.
  • Si el informe no se descarga, agregue trimble.com a la lista de sitios permitidos para ventanas emergentes o deshabilite el bloqueador de ventanas emergentes.
  • Para obtener los mejores resultados, abra los archivos PDF en Adobe Acrobat Reader.
  1. Seleccione una instantánea del presupuesto.
  2. Para filtrar los ítems del presupuesto, ingrese los términos de búsqueda en el campo Buscar .
  3. Para incluir solo ítems específicos del presupuesto en el informe, seleccione la casilla de verificación de cada ítem.
  4. ClosedCrear un informe a partir de una plantilla de informe.
    1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón Imprimir en la barra de herramientas, y luego seleccione la pestaña Plantilla de informe .
    2. Seleccione la plantilla de informe.
    3. Si el informe contiene varios Snippet-Item-Lower-Plural, seleccione el tipo de informe.
      4. Opciones del informe
    4. Edite el nombre de archivo.
    5. Si está disponible, seleccione el formato del informe.

    —O—

    ClosedCrear un informe específico.

    1. ClosedPersonalice el encabezado y pie de página del informe para esta vista de datos.
      1. En la lista de vista , seleccione Ícono de configuración (Configuración) junto a la vista de datos personalizada.
      2. En la pestaña Configuración del informe , arrastre y suelte campos entre las secciones Campos eliminados y Campos mostrados .

        3. Para obtener más información sobre cómo personalizar el encabezado y el pie de página, consulte Encabezados y pies de página para informes específicos.

      3. Seleccione Guardar.

        4. El encabezado y pie de página personalizados para esta vista de datos estarán disponibles automáticamente en todos los proyectos a los que tenga acceso dentro del portafolio.

    2. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón Imprimir en la barra de herramientas, y luego seleccione la pestaña Plantilla específica .
    3. Seleccione una vista personalizada diferente.

      4. Los filtros de la vista seleccionada se aplican a los Snippet-Item-Lower-Plural que se incluyeron originalmente y pueden dar como resultado un informe en blanco.

    4. Edite el nombre del informe.

    Los nombres de las pestañas no se muestran si el informe solo contiene una Snippet-Item-Lower o si no hay plantillas de informe disponibles.

  5. Para incluir los Snippet-Item-Lower-Plural de proyectos a los que usted tiene acceso, seleccione Ícono de flecha derecha (Abrir) en la lista de Proyectos , y luego seleccione los proyectos.
    • La lista de Proyectos solo se muestra en el cuadro de diálogo Imprimir informe si usted selecciona Botón Imprimir en la barra de herramientas (Imprimir informe) sin haber seleccionado ningún Snippet-Item-Lower-Plural.
    • Para filtrar la lista de proyectos, seleccione Ícono de filtrar (Filtrar), y luego elija los estados del proyecto. La lista solo incluye los estados que se utilizan en el portafolio actual.
    • Los filtros de búsqueda, incluidos los términos ingresados, del proyecto actual se aplican en cada uno de los proyectos seleccionados.
    • Los permisos de funciones, registros y campos se aplican a todos los proyectos seleccionados.
  6. En el botón, seleccione Ícono de expandir, y luego seleccione una opción:
    7. Opciones de distribución
    • Ver
    • Biblioteca de archivos
    • Descargar
    • ClosedC. electrónico
      1. Edite el asunto del mensaje.
      2. En el campo Para , seleccione Ícono de expandir para elegir un contacto, o seleccione Ícono de búsqueda para buscar o crear un contacto.

        3. Para recibir una copia del correo electrónico, seleccione su nombre en los campos Para, CC, o CCO .

      3. En el campo Cuerpo del mensaje , escriba su mensaje.

        4. Para formatear el mensaje, seleccione el texto, y luego haga clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.

        Editor de texto enriquecido
        1. Seleccione el tipo de fuente.
        2. Seleccione el tamaño de texto.
        3. Aplique un estilo de carácter.
        4. Cambie el color del texto o del fondo.
        5. Inserte una lista numerada o con viñetas.
        6. Disminuya o aumente la sangría.
        7. Quite todos los estilos aplicados.
        • La sangría, el tamaño del texto, y el tipo de fuente no se aplican en los correos electrónicos.
        • Los correos electrónicos no incluyen las imágenes que se hayan pegado en el mensaje.
      4. Seleccione Enviar.

    Las opciones disponibles dependen del tipo de informe.

Solo puede eliminar ítems de presupuesto que no estén vinculados a otros registros, como las previsiones de costos.

  • Los administradores de portafolio son los únicos que pueden eliminar ítems del presupuesto que estén asociados con costos del proyecto. Los costos del proyecto asociados también se eliminan.
  • Las transacciones no aprobadas, que no aparecen en la pestaña Transacciones, pueden impedir la eliminación del ítem del presupuesto.
  1. Seleccione la fila del ítem del presupuesto.

    2. —O—

    Para seleccionar varias filas, mantenga presionada la tecla Mayús mientras selecciona filas contiguas.

  2. Seleccione Ícono de más (Más) > Snippet-Label.