Órdenes de compra (OComp.)

Puede usar órdenes de compra para dar seguimiento a los materiales, equipos y suministros adquiridos a los proveedores. Después de crear una orden de compra, puede usar facturas generales para procesar las facturas asociadas a dicha orden.

En la pestaña Orden de compra, la barra superior muestra:

  • Total de OComp: Total (incluidos los impuestos) de los ítems individuales de la orden de compra actual.
  • Monto facturado: Monto que ha sido facturado.
  • Saldo por facturar: Saldo actual pendiente por facturar de la orden de compra.
  • Cuando el saldo de la orden de compra es menor o igual que cero, la orden pasa automáticamente al primer estado bloqueado.
  • Si modifica el total de la orden de compra, los montos no se actualizan en las facturas generales vinculadas. Para facturar el nuevo monto, puede crear una factura general adicional para la orden.
  • En el menú del proyecto, seleccione Snippet-Module > Snippet-View.

Puede crear una orden de compra y luego agregar ítems.

  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  2. Si la numeración automática está deshabilitada, ingrese el número de registro.
  3. Ingrese una descripción para la orden de compra.
  4. Seleccione Crear.
  5. En el panel Snippet-Panel, ingrese los detalles del registro.
    • Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.
      • Campo Flujo de trabajo
    • Habilite la opción Permitir sobrefacturación si desea permitir que el total de la orden de compra sea sobrefacturado en una factura general.
    • Agregue la información de entrega.
    • Para agregar una asignación, seleccione Agregar en la sección Asignado a , seleccione el nombre y luego establezca una fecha de vencimiento.
    • Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.
  6. En la cuadrícula de ítems, agregue los ítems individuales.
  7. En la pestaña Datos de contacto , ingrese la información de la empresa y del contacto.
    • Para buscar o crear una empresa, seleccione Ícono de búsqueda (Buscar) en el campo Empresa.
    • Para agregar un contacto, marque el campo Contacto, y seleccione o invite a un contacto.

    Si desea crear facturas generales para esta orden de compra, asegúrese de ingresar una empresa en el campo Empresa destinataria.

  8. En la sección Impuestos, ingrese la información fiscal.
  9. En la pestaña Comentarios , ingrese un comentario, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos) para vincular ítems, y luego toque Ícono de enviar (Enviar).
  10. Para establecer quién tiene acceso al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de uso compartido (Compartir), y elija una opción.
  11. Para vincular un ítem al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos), seleccione Ícono de más (Agregar), y luego seleccione el tipo de ítem.
  12. Para guardar los cambios y mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    13. —O—

    Para guardar los cambios y cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

  1. En el mosaico o la vista de lista, en el Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de más (Más) > Copiar.

    2. —O—

    Abra el Snippet-Item-Lower, y seleccione Ícono de copiar (Copiar) en la barra de herramientas de navegación.

  2. En la lista Contrato , seleccione el contrato para el registro.
  3. Edite la descripción y seleccione Copiar.

Puede agregar ítems desde el catálogo de órdenes de compra o agregar ítems nuevos.

  1. En la sección Ítems , seleccione Catálogo de OComp, y luego elija un ítem.
    2. Los ítems se agregan al catálogo de órdenes de compra en la configuración de registros del portafolio. Si aún no se han agregado ítems, el cuadro de diálogo Búsqueda en el catálogo de órdenes de compra estará en blanco.

    —O—

    ClosedSeleccione Agregar, y luego ingrese los detalles del ítem.

    • Descripción: La descripción del ítem.
    • Ítem: El código o abreviatura del ítem.
    • UM: La unidad de medida con la que se compró el ítem.
    • Precio unitario: El precio por unidad del ítem.
  2. En la celda Cantidad , edite el número de ítems que se compran.
  3. Para marcar el ítem como sujeto a impuestos, seleccione la casilla Imponible .
  1. Para elegir un ítem individual, seleccione la fila.
  2. En la parte superior de la cuadrícula, seleccione Arriba o Abajo.
  • Cuando filtra los ítems de la cuadrícula, las opciones Agregar, Subir, Bajar, e Insertar no están disponibles.
  • Si selecciona un encabezado de columna para ordenar los ítems, el orden de clasificación es temporal y no se aplica a los informes, así como tampoco la próxima vez que se abra el registro.
  • En la pestaña Ítems , elija el ítem y luego seleccione Quitar.

    • Si quita un ítem de orden de compra, este se quita de la factura general, pero permanece en la orden de compra.

En la pestaña Órdenes de compra, puede definir cómo se calcula el importe del impuesto para cada ítem marcado como sujeto a impuestos en la cuadrícula de ítems.

  1. En la sección Impuestos , ingrese el porcentaje de impuesto en el campo % de impuesto .

    2. —O—

    Para calcular automáticamente la tasa de impuesto, ingrese el importe total del impuesto en el campo Total de impuestos .

  2. Si el importe del impuesto está incluido en el importe del ítem, habilite la opción Incluido en ítems .

    3. —O—

    Si el importe del impuesto no está incluido en el importe del ítem, deshabilite la opción Incluido en ítems .

  3. En el campo Código presupuestario de la sección Impuestos, seleccione Ícono de búsqueda (Buscar), y luego seleccione el código presupuestario que se cargará con el importe del impuesto.

    4. Este campo no está disponible si el impuesto está incluido en el ítem.

En el panel de información, puede ingresar detalles sobre la entrega, el envío y los términos de pago.

  • En el panel Información , ingrese la siguiente información:
    • Fecha de vencimiento: La fecha límite para realizar el pago.
    • Fecha entrega programada: La fecha prevista para la entrega del pedido.
    • Entrega real: La fecha en la que se recibió el pedido.
    • Vía de envío: El modo de envío.
    • F.O.B.: (Libre a bordo) Lugar donde deben entregarse los productos adquiridos como parte del precio acordado.
    • Términos: Los términos de pago de la orden de compra.

Cuando se aprueba una orden de compra para el presupuesto, los montos de los ítems se aplican a la columna Compromisos originales de los códigos presupuestarios asociados.

  • En el panel de información , habilite la opción Aprobado para el presupuesto .

Puede exportar los Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel donde puede editarlos y crear nuevos. Luego, puede importar ese archivo (que solo puede utilizarse una vez) nuevamente a ProjectSight. Si hay errores, puede revisarlos y corregirlos en un nuevo archivo de Excel.

  • Los permisos sobre registros, campos, y estados se marcan al exportar Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel y al importar el archivo en ProjectSight.
  • En el archivo de Excel, los campos obligatorios aparecen en rojo claro y los campos de solo lectura en azul claro.

Cuando vuelva a importar el archivo de Excel a ProjectSight:

  • Las filas y campos en blanco se ignoran.
  • Si se ingresaron nuevos valores después de exportar la hoja de cálculo, las modificaciones se marcarán.
  • Si al nuevo Snippet-Item-Lower le falta un campo obligatorio y se muestra un error, es probable que no se cree el registro.
  1. En el módulo Snippet-View, filtre los registros que van a exportarse a Excel.
    • En el panel de búsqueda , configure los filtros.
    • Para exportar Snippet-Item-Lower-Plural específicos, marque las casillas de verificación correspondientes. Si no se selecciona ninguno, se exportarán todos los Snippet-Item-Lower-Plural.
  2. En la vista de lista, agregue y reordene las columnas, y luego guarde la vista personalizada.

    3. El archivo de Excel mostrará las columnas correspondientes a los campos de la vista de lista, seguidos del resto de los campos.

  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Exportar a Excel.

    4. El archivo de Excel contiene los campos obligatorios y los campos para los que usted tiene permiso de visualización.

  4. Abra el archivo de Excel.
  5. En la pestaña Snippet-Tab, ingrese los detalles del Snippet-Item-Lower en una nueva fila.
    • Si la numeración automática está habilitada, se asignará un número de registro temporal al nuevo registro.
    • Si la numeración automática está deshabilitada, corrija cualquier número duplicado en la pestaña antes de agregar Snippet-Generic al nuevo registro.
  6. Edite cualquier Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. Puede copiar y pegar celdas desbloqueadas.

  7. En la pestaña Snippet-Tab, seleccione un registro en la columna Snippet-Label, y escriba los detalles del Snippet-Generic en la fila.
  8. Guarde el archivo de Excel.
  9. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  10. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  11. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.
  1. En el mensaje de error en la importación, seleccione Revisar errores.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural con errores se exportan a un nuevo archivo de Excel.

  2. Revise la columna Comentarios y corrija los errores asociados.
  3. Guarde el archivo de Excel.
  4. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  5. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  6. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.