Facturas generales

Puede usar las facturas generales para registrar cualquier factura no contractual que reciba. También puede procesar facturas relacionadas con órdenes de compra (OComp).

En la pestaña Factura general, la barra superior muestra un resumen de los valores de esta factura general:

  • Total de la factura: Total (incluidos los impuestos) de los ítems de la factura general actual.
  • Saldo anterior de OComp: La suma de las columnas Subtotal de OComp y Saldo, tomadas de la orden de compra en el momento en que se vinculó por primera vez con la factura general actual.
    • Si se elimina un ítem individual de la cuadrícula de ítems en la factura general, el saldo anterior de la orden de compra se actualiza.
    • Sin embargo, si se modifican los valores en la orden de compra vinculada, el saldo anterior de la orden de compra en la factura general actual no se actualiza.
  • Saldo de OComp.: Saldo restante por facturar de la orden de compra seleccionada después de crear la factura general actual.
  • Si vincula una orden de compra a la factura general, se agregan a la cuadrícula de ítems aquellos ítems de la orden de compra con saldo mayor que 0. Si se editan o agregan ítems en la orden de compra después de haberla vinculado, la cuadrícula de ítems en la factura general no se actualiza.
  • El módulo de Facturas generales muestra la fecha de vencimiento para los registros desbloqueados y la fecha de pago para los registros bloqueados.
  • En el menú del proyecto, seleccione Snippet-Module > Snippet-View.

Puede crear una factura general para cada cuenta o factura que reciba.

  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  2. En el campo Empresa remitente , seleccione la empresa correspondiente.
  3. En el campo Número de factura , ingrese un número para la factura general.

    4. Se permiten números duplicados si el campo Empresa remitente es diferente.

  4. En el campo Fecha de inicio , ingrese o seleccione una fecha.
  5. En el campo Orden de compra , seleccione una OComp.

    6. La lista solo incluye las órdenes de compra con una empresa destinataria que coincida con la empresa remitente de la factura general y que tenga un saldo por facturar o que permita sobrefacturación.

    Si no selecciona una orden de compra antes de crear la factura general, puede seleccionar la OComp en el panel de información, o puede agregar ítems individuales directamente en la cuadrícula de ítems.

  6. Ingrese una descripción para la factura general.
  7. Seleccione Crear.
  8. En el panel Snippet-Panel, ingrese los detalles del registro.
    • Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.
      • Campo Flujo de trabajo
    • Para agregar una asignación, seleccione Agregar en la sección Asignado a , seleccione el nombre y luego establezca una fecha de vencimiento.
    • Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.
  9. En la pestaña Datos de contacto , ingrese la información de la empresa y del contacto.
    • Para buscar o crear una empresa, seleccione Ícono de búsqueda (Buscar) en el campo Empresa.
    • Para agregar un contacto, marque el campo Contacto, y seleccione o invite a un contacto.
  10. En la sección Impuestos, ingrese la información fiscal.
  11. En la pestaña Comentarios , ingrese un comentario, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos) para vincular ítems, y luego toque Ícono de enviar (Enviar).
  12. Para establecer quién tiene acceso al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de uso compartido (Compartir), y elija una opción.
  13. Para vincular un ítem al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos), seleccione Ícono de más (Agregar), y luego seleccione el tipo de ítem.
  14. Para guardar los cambios y mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    15. —O—

    Para guardar los cambios y cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

  1. En el mosaico o la vista de lista, en el Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de más (Más) > Copiar.

    2. —O—

    Abra el Snippet-Item-Lower, y seleccione Ícono de copiar (Copiar) en la barra de herramientas de navegación.

  2. Edite los detalles, incluido el número, y luego seleccione Copiar.

Puede basar la factura general en una orden de compra seleccionada o agregar ítems manualmente.

La cuadrícula Ítems contiene las siguientes columnas:

Nombre de columna Cálculo
Cant. total facturada Cantidad Ocomp. - Nuevo saldo cantidad OComp
Monto total facturado Subtotal de Ocomp. - Nuevo saldo de OComp
% completado total Monto total facturado / Subtotal de la orden de compra × 100 (mostrado con dos decimales)
  • Si la factura general está vinculada a una orden de compra que no permite sobrefacturación, no podrá agregar ítems manualmente ni desde el catálogo de OComp.
  • Al actualizar manualmente el subtotal:
    • Si el precio unitario es mayor que 0, la Cantidad se calcula dividiendo el Subtotal entre el Precio unitario.
    • Si el precio unitario es igual a 0, el Precio unitario se calcula dividiendo el Subtotal entre la Cantidad.
  • Si un ítem individual de una orden de compra (OComp) tiene un saldo mayor que 0, la Cantidad se recalcula dividiendo el Subtotal entre el Precio unitario, siempre que el precio unitario no sea 0.
  • Si un ítem de OComp tiene un saldo de 0 o menos, la Cantidad y el Subtotal se establecen en 0, y el Precio unitario es el mismo que el de la orden de compra.
  1. En el campo Orden de compra del panel de información , seleccione Ícono de búsqueda (Buscar).
  2. Seleccione la orden de compra.

    3. La lista solo incluye las órdenes de compra con una empresa destinataria que coincida con la empresa remitente de la factura general y que tenga un saldo por facturar o que permita sobrefacturación.

  3. Toque Seleccionar.

    4. La descripción de la factura general se actualiza automáticamente con la descripción de la orden de compra.

  4. En la cuadrícula de Items , edite las cantidades de los ítems de la orden de compra.
  5. Para marcar el ítem como sujeto a impuestos, seleccione la casilla Imponible .
  1. En la sección Ítems , seleccione Catálogo de OComp, y luego elija un ítem.
    2. Los ítems se agregan al catálogo de órdenes de compra en la configuración de registros del portafolio. Si aún no se han agregado ítems, el cuadro de diálogo Búsqueda en el catálogo de órdenes de compra estará en blanco.

    —O—

    ClosedSeleccione Agregar, y luego ingrese los detalles del ítem.

    • Descripción: La descripción del ítem.
    • Ítem: El código o abreviatura del ítem.
    • UM: La unidad de medida con la que se compró el ítem.
    • Precio unitario: El precio por unidad del ítem.
  2. En la celda Cantidad , edite el número de ítems que se compran.
  3. Para marcar el ítem como sujeto a impuestos, seleccione la casilla Imponible .
  1. Para elegir un ítem individual, seleccione la fila.
  2. En la parte superior de la cuadrícula, seleccione Arriba o Abajo.
  • Cuando filtra los ítems de la cuadrícula, las opciones Agregar, Subir, Bajar, e Insertar no están disponibles.
  • Si selecciona un encabezado de columna para ordenar los ítems, el orden de clasificación es temporal y no se aplica a los informes, así como tampoco la próxima vez que se abra el registro.
  • En la pestaña Ítems , elija el ítem y luego seleccione Quitar.

En la pestaña Facturas generales, puede definir cómo se calcula el importe del impuesto para cada ítem marcado como sujeto a impuestos en la cuadrícula de ítems.

  1. En la sección Impuestos , ingrese el porcentaje de impuesto en el campo % de impuesto .

    2. —O—

    Para calcular automáticamente la tasa de impuesto, ingrese el importe total del impuesto en el campo Total de impuestos .

  2. Si el importe del impuesto está incluido en el importe del ítem, habilite la opción Incluido en ítems .

    3. —O—

    Si el importe del impuesto no está incluido en el importe del ítem, deshabilite la opción Incluido en ítems .

  3. En el campo Código presupuestario de la sección Impuestos, seleccione Ícono de búsqueda (Buscar), y luego seleccione el código presupuestario que se cargará con el importe del impuesto.

    4. Este campo no está disponible si el impuesto está incluido en el ítem.

Puede incluir facturas generales como ítems individuales en las SDP. Las solicitudes de pago se crean para contratos sin compromiso, por lo que es necesario seleccionar el contrato no comprometido en la factura general.

Si una factura general se incluye en una SDP, también se incluye automáticamente en todas las futuras SDP del mismo contrato. Si elimina la factura general, esta permanece en la SDP a menos que la quite.

  1. En el panel de información , habilite la opción Incluir en solicitud de pago .
  2. En la lista Contrato , seleccione el contrato no comprometido.
  3. En la lista Descripción resumen del grupo , seleccione la descripción de la factura general.

    4. En la SDP, se agrega un ítem por el costo total de las facturas con la misma descripción del resumen.

    Usted selecciona Condiciones generales como descripción de resumen para todas las facturas de telefonía, electricidad y artículos de oficina de un período de costos. En la SDP, el monto total de esas facturas se muestra en el resumen de facturas generales: ítem Condiciones generales .

  • En el panel de información , deshabilite la opción Incluir en solicitud de pago .

Cuando una factura general se aprueba para el presupuesto, los importes de los ítems individuales se aplican a las columnas Cambios sin compromiso y Costo real correspondientes a los códigos presupuestarios asociados.

  • Si la factura general se basa en una orden de compra, la opción Aprobado para el presupuesto está bloqueada. El importe o monto facturado no se aplica al presupuesto porque ya fue aplicado al aprobar la orden de compra.
  • Si se sobrefactura una orden de compra en la factura general, el importe sobrefacturado se agrega a la columna de Compromisos originales.
  • En el panel de información , habilite la opción Aprobado para el presupuesto .

Puede exportar los Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel donde puede editarlos y crear nuevos. Luego, puede importar ese archivo (que solo puede utilizarse una vez) nuevamente a ProjectSight. Si hay errores, puede revisarlos y corregirlos en un nuevo archivo de Excel.

  • Los permisos sobre registros, campos, y estados se marcan al exportar Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel y al importar el archivo en ProjectSight.
  • En el archivo de Excel, los campos obligatorios aparecen en rojo claro y los campos de solo lectura en azul claro.

Cuando vuelva a importar el archivo de Excel a ProjectSight:

  • Las filas y campos en blanco se ignoran.
  • Si se ingresaron nuevos valores después de exportar la hoja de cálculo, las modificaciones se marcarán.
  • Si al nuevo Snippet-Item-Lower le falta un campo obligatorio y se muestra un error, es probable que no se cree el registro.
  1. En el módulo Snippet-View, filtre los registros que van a exportarse a Excel.
    • En el panel de búsqueda , configure los filtros.
    • Para exportar Snippet-Item-Lower-Plural específicos, marque las casillas de verificación correspondientes. Si no se selecciona ninguno, se exportarán todos los Snippet-Item-Lower-Plural.
  2. En la vista de lista, agregue y reordene las columnas, y luego guarde la vista personalizada.

    3. El archivo de Excel mostrará las columnas correspondientes a los campos de la vista de lista, seguidos del resto de los campos.

  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Exportar a Excel.

    4. El archivo de Excel contiene los campos obligatorios y los campos para los que usted tiene permiso de visualización.

  4. Abra el archivo de Excel.
  5. En la pestaña Snippet-Tab, ingrese los detalles del Snippet-Item-Lower en una nueva fila.
    • Si la numeración automática está habilitada, se asignará un número de registro temporal al nuevo registro.
    • Si la numeración automática está deshabilitada, corrija cualquier número duplicado en la pestaña antes de agregar Snippet-Generic al nuevo registro.
  6. Edite cualquier Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. Puede copiar y pegar celdas desbloqueadas.

  7. En la pestaña Snippet-Tab, seleccione un registro en la columna Snippet-Label, y escriba los detalles del Snippet-Generic en la fila.
  8. Guarde el archivo de Excel.
  9. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  10. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  11. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.
  1. En el mensaje de error en la importación, seleccione Revisar errores.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural con errores se exportan a un nuevo archivo de Excel.

  2. Revise la columna Comentarios y corrija los errores asociados.
  3. Guarde el archivo de Excel.
  4. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  5. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  6. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.