Facturas de contrato

Puede usar facturas de contrato para registrar las facturas de subcontratistas y determinar el valor de los pagos por avance que se les deben. Se puede crear una factura de contrato para cualquier contrato que comprometa costos al presupuesto.

En la pestaña Factura de contrato, la barra superior muestra:

  • Valor del contrato en este periodo: Valor revisado del contrato para el período de costos.
  • Facturas anteriores: Total facturado en registros anteriores de este contrato.
  • Monto actual a pagar: Total devengado menos la retención y menos los montos o importes de las anteriores.
  • Saldo por facturar: Valor restante, incluida la retención, del contrato por pagar.
  • La regla del contrato determina si se permite sobrefacturar el contrato.
  • Si la factura de contrato corresponde a un contrato de total controlado, los valores negativos provocan un error de sobrefacturación.
  • Cuando se crea una nueva factura de contrato, las anteriores se bloquean, a menos que se trate de un contrato total no controlado.
  • Los registros del mismo contrato tienen automáticamente números de secuencia consecutivos. Solo puede editar los ítems individuales del AFP con el número de secuencia más alto.
  • Para ver y modificar las facturas de contrato de empresas distintas a la suya, necesita el permiso Puede acceder a facturas de contrato de todas las empresas. Sin este permiso, solo podrá ver las facturas de contrato de su propia empresa y no las de otras empresas.
  • En el menú del proyecto, seleccione Snippet-Module > Snippet-View.
  • En el registro, seleccione la pestaña Resumen financiero .

    • Los campos son de solo lectura.

    Sección Campo Descripción
    Estado del contrato Valor del contrato El valor original del contrato. Corresponde a la suma del programa de valores (PDV) en el contrato.
    Cambios a esta factura Suma de las órdenes de cambio agregadas al contrato en las facturas de contrato, hasta e incluyendo el período de costos de la factura de contrato activa.
    Valor del contrato en este periodo Valor revisado del contrato para el período de costos en el registro. Se calcula sumando el valor del contrato a los cambios en esta factura.
    Valor del contrato actual Valor revisado del contrato con todas las órdenes de cambio, incluidas las que aún no se han agregado en el registros. Se calcula sumando todos los montos de órdenes de cambio al valor del contrato.
    Estado de facturación Total finalizado y almacenado El valor total del trabajo terminado, materiales instalados y materiales almacenados hasta e incluyendo este registro.
    Retención total Monto total de la retención hasta e incluyendo este registro.
    Total devengado menos retención Valor del trabajo terminado, materiales instalados y materiales almacenados en todos los registros hasta e incluyendo este registro menos la retención.
    Monto actual a pagar Monto de pago pendiente correspondiente a la factura actual. Corresponde a la suma de la columna Monto neto actual a pagar en el registro.
    Saldo por facturar Valor restante, incluida la retención, del contrato por pagar al subcontratista. Se calcula restando el Total devengado menos retención del Valor del contrato en este período.

Puede crear una factura de contrato y luego agregar órdenes de cambio de subcontrato (OCS) a la misma. También puede incluir la factura de contrato en solicitudes de pago (SDP).

  • Los permisos de campo no se aplican en el cuadro de diálogo Crear, pero sí se aplican al registro completo.
  • Los campos obligatorios están marcados con un asterisco.
  • Las empresas de los campos Empresa destinataria y Empresa remitente provienen del contrato asociado.
  • Se permiten números duplicados para facturas de contrato si la numeración automática está desactivada y si el número es único para el contrato seleccionado.
  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  2. En la lista Contrato , seleccione el contrato para el registro.

    3. Si no tiene el permiso Puede acceder a las facturas de contrato de todas las empresas , la lista solo mostrará los contratos en los que su empresa figura como empresa destinataria .

  3. Si la numeración automática está deshabilitada, ingrese el número de registro.
  4. En el campo Fecha de inicio , ingrese o seleccione una fecha.
  5. En la lista Periodo , seleccione el período de costos.
  6. Seleccione Crear.
  7. En el panel Snippet-Panel, ingrese los detalles del registro.
    • Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.
      • Campo Flujo de trabajo
    • Para agregar una asignación, seleccione Agregar en la sección Asignado a , seleccione el nombre y luego establezca una fecha de vencimiento.
    • Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.
  8. En la cuadrícula de Ítems detallados , agregue las OCS e ingrese los pagos como suma global (alzada) o por precio unitario.
  9. En la pestaña Comentarios , ingrese un comentario, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos) para vincular ítems, y luego toque Ícono de enviar (Enviar).
  10. En la pestaña Información de contacto , ingrese la información de la empresa y del contacto.
    • Para buscar o crear una empresa, seleccione Ícono de búsqueda (Buscar) en el campo Empresa.
    • Para agregar un contacto, marque el campo Contacto, y seleccione o invite a un contacto.
  11. Para vincular un ítem al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos), seleccione Ícono de más (Agregar), y luego seleccione el tipo de ítem.
  12. Para guardar los cambios y mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    13. —O—

    Para guardar los cambios y cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

En una factura de contrato, puede agregar OCS del mismo período de costos o de períodos anteriores.

Las OCS se agregan automáticamente a una nueva factura de contrato si están aprobadas para el presupuesto y su fecha de ejecución no está establecida o es igual o anterior a la fecha de la factura de contrato.

  1. En la sección Ítems detallados , seleccione Agregar OCS.
  2. Seleccione la OCS y luego elija Seleccionar.

    3. Solo están disponibles las OCS creadas en el mismo período de costos o en períodos anteriores.

  • En la sección Ítems detallados , marque la casilla del ítem OCS y luego seleccione Quitar.

Al agregar montos de factura para un contrato de suma alzada, puede usar:

  • Valor de materiales: Incluye el trabajo completado, el material instalado y el material almacenado para los montos de la factura.
  • Material almacenado: El uso de la columna Valor de material almacenado sigue un estándar de la industria establecido por el Instituto Americano de Arquitectos (AIA).
  • Material instalado: La columna Valor de instalación de material en esta factura se utiliza para hacer seguimiento del material.

La columna Valor total completado muestra el total de las columnas Valor previo de instalación de material de trabajo, Valor de trabajo en esta factura, Valor de instalación de material en esta factura y Valor de material almacenado. Valor neto completado muestra el monto total adeudado, incluida la retención.

  1. En la celda Valor de trabajo en esta factura , ingrese el valor del trabajo completado durante el período de pago.
  2. En la celda Valor de instalación de material en esta factura , ingrese el valor del material instalado en el proyecto durante el período de pago.

    3. La celda Valor total de instalación de material de trabajo muestra el total de las celdas Valor previo de instalación de material de trabajo, Valor de trabajo en esta factura, y Valor de instalación de material en esta factura .

  3. En la celda Valor de material almacenado , ingrese el valor total del nuevo material almacenado para la factura, junto con el material almacenado de facturas anteriores que aún no se ha instalado en el proyecto.

    4. Para asegurarse de facturar el material almacenado solo una vez, no incluya el valor del material instalado en la celda Valor de material almacenado, ya que ese valor ya está incluido en la celda Valor de instalación de material en esta factura .

  4. Calcule la retención.
  1. En la celda Valor de trabajo de esta factura , ingrese el valor total del trabajo completado y del material instalado durante el período de pago.
  2. En la celda Valor de material almacenado , ingrese el valor del nuevo material almacenado.

    3. Si se instaló material que había sido almacenado previamente en el proyecto de esta factura, no incluya ese valor en la celda Valor de material almacenado .

  3. Calcule la retención.
  1. En la celda Valor de trabajo de esta factura , ingrese el valor del trabajo completado, sin incluir el valor del material instalado, durante el período de pago.
  2. En la celda Valor de instalación de material en esta factura , ingrese el valor del material almacenado o el valor del material instalado durante el período de pago.
  3. Calcule la retención.

Para los contratos a precio unitario, el valor del trabajo se calcula con base en las cantidades completadas o instaladas. Cuando crea un registro para un contrato a precio unitario, el valor del trabajo se calcula con base en las cantidades completadas o instaladas del período de pago.

Los montos a precio unitario generalmente no incluyen material almacenado, por lo que las columnas Valor de material almacenado y Valor de instalación de material en esta factura no están disponibles en el registro para contratos a precio unitario..

  1. En la celda UM , ingrese la unidad de medida.
  2. En la celda Cantidad de esta factura , ingrese la cantidad instalada del ítem individual durante el período de pago.

    3. La celda Valor de trabajo en esta factura se calcula multiplicando el valor en la celda Cantidad en esta factura por el precio en la celda Precio unitario . El valor neto completado muestra el monto total adeudado, incluida la retención.

  3. En la celda Categoría , seleccione la categoría del ítem individual.
  4. Calcule la retención.

La retención es el monto de dinero que se retiene de los pagos por avance a los contratistas. Una vez finalizado el trabajo, puede liberar la retención para su pago.

Las siguientes opciones están disponibles:

  • Retención general: Se calcula multiplicando el valor de la columna Porcentaje de retención general por el valor de la columna Valor total de instalación de material de trabajo o Valor total completado.
  • Retención almacenada: Se calcula multiplicando el valor de la columna Porcentaje de retención de material almacenado por el valor de la celda Material almacenado.

La columna Valor neto actual a pagar muestra el monto total a pagar menos la retención.

  1. En la celda Porcentaje de retención general , ingrese el porcentaje de retención para el trabajo general.

    2. —O—

    Para actualizar automáticamente la celda Porcentaje de retención general , ingrese un monto en la celda Valor de retención general .

  2. En la celda Porcentaje de retención de material almacenado , ingrese el porcentaje de retención para el material almacenado.

    3. —O—

    Para actualizar automáticamente la celda Porcentaje de retención de material almacenado , ingrese un monto en la celda Valor de retención de material almacenado .

    Si no está usando la celda Valor de material almacenado para hacer el seguimiento del material almacenado, no necesita un porcentaje de retención.

  • En la celda Porcentaje de retención general , ingrese el porcentaje de retención para el trabajo general.

    • —O—

    Para actualizar automáticamente la celda Porcentaje de retención general , ingrese un monto en la celda Valor de retención general .

  • Establezca en 0 (cero) las celdas Porcentaje de retención general y Porcentaje de retención de material almacenado .

    • —O—

    Establezca en 0 (cero) las celdas Valor de retención general y Valor de retención de material almacenado .

En la pestaña Resumen financiero , el campo Retención total será 0 (cero), y el campo Monto actual a pagar incluirá el valor de la retención liberada para el pago.

Puede incluir facturas de contrato como ítems individuales en las SDP. Las solicitudes de pago se crean para contratos sin compromiso, por lo que es necesario seleccionar el contrato no comprometido en la factura de contrato.

Si una factura de contrato se incluye en una SDP, también se incluye automáticamente en todas las SDP futuras del mismo contrato. Si elimina la factura de contrato, esta permanece en la SDP a menos que la quite.

  1. En el panel de información , habilite la opción Incluir en solicitud de pago .
  2. En la lista Contrato , seleccione el contrato no comprometido.
  • En el panel de información , deshabilite la opción Incluir en solicitud de pago .

Cuando se aprueba la factura de contrato, su valor se aplica en el presupuesto. El Valor neto completado de cada ítem se suma a las columnas Costo real en este período y Costo real a la fecha del código presupuestario asignado.

  • En el panel de información , habilite la opción Aprobado para el presupuesto .