Empresas

También puede crear registros de empresas desde la configuración del portafolio o del proyecto. La lista de empresas y todos los detalles relacionados son los mismos en ambos lugares.

Las empresas pueden clasificarse de las siguientes maneras:

  • Empresa principal: Es la empresa que se indica en el panel de información del formulario del proyecto. La opción de uso compartido puede configurarse para incluir a la empresa principal.
  • Empresa participante: Es la empresa a la que pertenece un participante del registro. La opción de uso compartido puede configurarse para incluir a las empresas participantes.
  • Empresa del proyecto company:Es la empresa que tiene al menos un contacto con acceso al proyecto actual. Solo las empresas del proyecto pueden seleccionarse directamente en los campos de empresa, pero también se pueden buscar empresas externas mediante el cuadro de diálogo Búsqueda de empresa.
  1. Abrir la configuración.
  2. En la sección Configuración del portafolio o Configuración del proyecto del menú, seleccione Empresas.
  • En la configuración de la empresa, seleccione el registro de la empresa.
  1. ClosedCrear un informe a partir de una plantilla de informe.
    1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón Imprimir en la barra de herramientas, y luego seleccione la pestaña Plantilla de informe .
    2. Seleccione la plantilla de informe.
    3. Si el informe contiene varios Snippet-Item-Lower-Plural, seleccione el tipo de informe.
      4. Opciones del informe
    4. Edite el nombre de archivo.
    5. Si está disponible, seleccione el formato del informe.

    —O—

    ClosedCrear un informe específico.

    1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón Imprimir en la barra de herramientas, y luego seleccione la pestaña Plantilla específica .
    2. Seleccione una vista personalizada diferente.

      3. Los filtros de la vista seleccionada se aplican a los Snippet-Item-Lower-Plural que se incluyeron originalmente y pueden dar como resultado un informe en blanco.

    3. Edite el nombre del informe.

    Los nombres de las pestañas no se muestran si el informe solo contiene una Snippet-Item-Lower o si no hay plantillas de informe disponibles.

  2. En el botón, seleccione Ícono de expandir, y luego seleccione una opción:
    3. Opciones de distribución
    • Ver
    • Descargar
    • ClosedC. electrónico
      1. Edite el asunto del mensaje.
      2. En el campo Para , seleccione Ícono de expandir para elegir un contacto, o seleccione Ícono de búsqueda para buscar o crear un contacto.

        3. Para recibir una copia del correo electrónico, seleccione su nombre en los campos Para, CC, o CCO .

      3. En el campo Cuerpo del mensaje , escriba su mensaje.

        4. Para formatear el mensaje, seleccione el texto, y luego haga clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.

        Editor de texto enriquecido
        1. Seleccione el tipo de fuente.
        2. Seleccione el tamaño de texto.
        3. Aplique un estilo de carácter.
        4. Cambie el color del texto o del fondo.
        5. Inserte una lista numerada o con viñetas.
        6. Disminuya o aumente la sangría.
        7. Quite todos los estilos aplicados.
        • La sangría, el tamaño del texto, y el tipo de fuente no se aplican en los correos electrónicos.
        • Los correos electrónicos no incluyen las imágenes que se hayan pegado en el mensaje.
      4. Seleccione Enviar.

    Las opciones disponibles dependen del tipo de informe.

Un registro de empresa contiene varias pestañas donde puede ingresar información en las cuadrículas.

Para asociar automáticamente un contacto con el proyecto, puede agregar el contacto a la empresa en la configuración del proyecto.

  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  2. En el campo Nombre , ingrese un nombre único para la empresa.
  3. En el panel de información , ingrese los datos de la empresa.
  4. ClosedEn la pestaña Direcciones, agregue las direcciones.
    • Al crear una empresa nueva, se le agrega automáticamente una ubicación que se etiqueta como Dirección principal. Al crear un nuevo contacto, esta dirección principal se asigna automáticamente como la ubicación del contacto.
    • Una empresa puede tener varias direcciones, pero solo una de ellas puede marcarse como dirección principal .
    • La celda Mostrar dirección se completa automáticamente a partir de las celdas Dirección, Ciudad, Estado, y Código postal . La celda País no se incluye.
  5. En la pestaña Contactos , agregue los contactos.
  6. En la pestaña Cuadrillas , agregue la información de las cuadrillas.
  7. ClosedEn la pestaña Seguro, ingrese la información del seguro.

    8. Una póliza de seguro puede ser de tipo general (para toda la empresa), específica del proyecto o específica del contrato.

    • El campo Nombre de la póliza es obligatorio para los registros de seguros.
  8. ClosedEn las otras pestañas, ingrese la información adicional de la empresa.
    • Divisiones: Las especialidades de construcción o divisiones técnicas en las que la empresa tiene capacidad para trabajar.
    • Tipos de trabajo: Los tipos de proyectos en los que la empresa ha trabajado previamente.
    • Regiones: Las regiones donde la empresa realiza las obras o trabajos.
    • Certificados: Las certificaciones comerciales de la empresa. Para seleccionar una certificación, habilite la opción correspondiente.
    • Legal/Financiero: Información sobre el historial legal y financiero de la empresa.
    • Historial de trabajo: Resumen del historial de obras ejecutadas por la empresa.
    • Historial de contratos: Información básica sobre contratos anteriores.
      • La celda Cliente es obligatoria para los registros del historial contractual.
      • Cada entrada debe tener una combinación única de cliente y nombre del proyecto.
      • La celda Valor final se calcula automáticamente cuando se ingresa un valor en la celda Cambio . Si se ingresa un valor en la celda Valor final , la celda Cambio se recalcula automáticamente.
      • La celda Cambio porcentual se calcula automáticamente en función de los valores de Valor original y Valor final . Si ingresa un valor en la celda Cambio porcentual , los valores en las celdas Valor original y Valor final se recalculan automáticamente.
  9. Para guardar los cambios y mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    10. —O—

    Para guardar los cambios y cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

  1. En la configuración de empresas, en la fila de la empresa, seleccione Ícono de más (Más) > Copiar.

    2. La dirección de la empresa, sus contactos y cuadrillas no se copian.

  2. En el nuevo registro de empresa, edite la información según sea necesario.
  3. Para guardar los cambios y mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    4. —O—

    Para guardar los cambios y cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

Las empresas están vinculadas indirectamente a un proyecto a través de suscontactos. La pestaña Contactos incluye a las personas asociadas con la empresa a través de registros de usuario o creadas desde el cuadro de búsqueda de contactos. Sin embargo, solo los contactos activos están disponibles para los formularios del proyecto.

Para asociar automáticamente un contacto con el proyecto, puede agregar el contacto a la empresa en la configuración del proyecto.

Si se actualizan los campos Nombre, Apellido, Teléfono del trabajo y Tel. celular en el perfil del usuario, también se actualizarán los campos Nombre, Apellido, Teléfono y Tel. celular en la pestaña Contactos.

  • Si se modifica la información del usuario desde la pestaña Contactos, el perfil del usuario no se ve afectado.
  • No se pueden eliminar los contactos que estén configurados como asignados predeterminados .
  1. En la pestaña Contactos , seleccione Agregar.
  2. Ingrese los datos del contacto.
    • La celda Nombre , que debe ser única, se completa automáticamente en función de las celdas Nombre y Apellido .
    • La casilla Contacto principal del portafolio solo puede seleccionarse para un contacto predeterminado dentro de la empresa.

      • La selección también se actualiza en la columna Contacto principal del portafolio de la cuadrícula de miembros del equipo .

    • La casilla Activo se selecciona por defecto. En los cuadros de diálogo de selección de contactos solo se muestran los contactos activos.
    • Si selecciona una cuadrilla, el número de integrantes se actualiza automáticamente en la columna Trabajadores de la pestaña Cuadrillas .
    • El giro comercial u oficio y la clasificación se agregan a las tarjetas detalladas de mano de obra, donde son obligatorios, si el contacto forma parte de una cuadrilla.
    • Las opciones en la celda Ubicación provienen de la pestaña Direcciones . La ubicación seleccionada se utiliza cuando el contacto se agrega a un formulario.
    • Para convertir a esta persona en contacto del proyecto, seleccione Botón Buscar en la celda Proyectos , y luego seleccione el proyecto.
    • En la celda Notas , seleccione Botón Notas, y luego ingrese las notas del contacto.

    El nombre de la empresa y la dirección no se copian al perfil del contacto.

  1. En la pestaña Contactos , seleccione Botón Buscar en la celda Proyectos .
  2. Seleccione o desmarque las casillas de verificación de los proyectos.
  3. Toque Seleccionar.
  1. Si el contacto también es un usuario de ProjectSight , debe eliminarse del portafolio.

    2. Para los usuarios de ProjectSight, la celda Correo electrónico es de solo lectura.

    Pestaña Contactos
  2. En la pestaña Contactos , seleccione la casilla de verificación del contacto, y luego seleccione Quitar.

    3. El contacto eliminado sigue vinculado a los ítems existentes, como registros, pero ya no se puede vincular a ítems nuevos.

En los informes diarios, puede agregar tarjetas de mano de obra para registrar las horas o días trabajados por cada cuadrilla. Cada empresa puede tener varias cuadrillas con sus propios valores predeterminados.

Columna Descripción Cálculo
UM predeterminada La unidad de medida de la cuadrilla.  
Horas predeterminadas Es el número de horas que se agregan a la tarjeta de mano de obra para esta cuadrilla si la unidad de medida predeterminada es Horas. Hora de finalización – Hora de inicio – Hora de descanso × Número de trabajadores

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Número ingresado manualmente
Días predeterminados Es el número de días que se agregan a la tarjeta de mano de obra para esta cuadrilla si la unidad de medida predeterminada es Días.

Si el valor en la celda Trabajadores es mayor que 0, la celda Días predeterminados se actualiza automáticamente para coincidir con ese número.

 Igual al número de trabajadores

—O—

Número ingresado manualmente
Horas por día Es el valor que se utiliza para calcular los ajustes en las cantidades de las tarjetas de mano de obra y para convertirlas en el resumen.

Para asegurarse de que el valor de Horas por día sea mayor que 0 para la cuadrilla, haga una de las siguientes acciones:

  • Ingrese la hora de inicio, la hora de finalización y la hora de descanso.
  • Ingrese los valores de Horas predeterminadas y Días predeterminados.
 Horas predeterminadas / Días predeterminados
Trabajadores Es el número de trabajadores que se agregan a la tarjeta de mano de obra para esta cuadrilla si las tarjetas están configuradas para mostrar trabajadores.

También puede agregar trabajadores al añadir una tarjeta de mano de obra a un informe diario. Sin embargo, esos trabajadores no se agregarán a la pestaña Contactos de la empresa.

 Este valor se actualiza automáticamente desde la pestaña Contactos, a medida que se agregan o eliminan contactos de la cuadrilla

—O—

Número ingresado manualmente
  1. En la pestaña Cuadrilla , seleccione Agregar.
  2. En la nueva fila, ingrese un nombre único para la cuadrilla.
  3. Para establecer el valor de Horas por día, ingrese la hora de inicio, la hora de finalización, y la hora de descanso.

    4. La diferencia entre la hora de inicio y la hora de finalización debe ser mayor que el valor de la hora de descanso. Si se muestra un mensaje de error, puede corregir la celda actual antes de cambiar a otra.

    —O—

    Ingrese los valores de Horas predeterminadas y Días predeterminados.

  4. En la pestaña Contactos , en la celda Cuadrilla , seleccione la cuadrilla correspondiente.

    5. —O—

    En la cuadrícula Cuadrillas , ingrese un número en la celda Trabajadores .

    Si la celda Trabajadores está bloqueada, el número proviene de los contactos de empresa asignados a la cuadrilla en la cuadrícula Contactos .

  5. En la celda UM , seleccione la unidad de medida predeterminada.
  6. Para establecer esta cuadrilla como la predeterminada que se selecciona al agregar una tarjeta de mano de obra para la empresa, seleccione la casilla de verificación Predeterminada .
  • En la pestaña Contactos , en la celda Cuadrilla , seleccione o quite la cuadrilla del contacto de empresa.

    • —O—

    En la cuadrícula Cuadrillas , edite el número en la celda Trabajadores .

    Si la celda Trabajadores está bloqueada, el número proviene de los contactos de empresa asignados a la cuadrilla en la cuadrícula Contactos .

  • Seleccione la casilla de verificación de la cuadrilla y luego toque Quitar.

    • Si esta cuadrilla es la predeterminada y se elimina, la siguiente cuadrilla disponible se asignará automáticamente como predeterminada.

    No puede eliminar una cuadrilla si está asociada a un contacto de la empresa o si es la última cuadrilla disponible.

Puede exportar los Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel donde puede editarlos y crear nuevos. Luego, puede importar ese archivo (que solo puede utilizarse una vez) nuevamente a ProjectSight. Si hay errores, puede revisarlos y corregirlos en un nuevo archivo de Excel.

Puede exportar empresas y otra información relacionada —como contactos, direcciones y cuadrillas— a un archivo de Excel, donde podrá editar los datos, agregar nueva información e importarla de nuevo a ProjectSight.

  • Los permisos sobre registros y campos se marcan al exportar Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel y al importar el archivo en ProjectSight.
  • En el archivo de Excel, los campos obligatorios aparecen en rojo claro y los campos de solo lectura en azul claro. Las filas no pueden eliminarse de la hoja de cálculo.
  • El archivo de Excel solo puede importarse al Snippet-Generic del que fue exportado.

Cuando vuelva a importar el archivo de Excel a ProjectSight:

  • La información relacionada con la empresa se agrega dentro del registro de la empresa correspondiente.

  • Si se ingresaron nuevos valores después de exportar la hoja de cálculo, las modificaciones se marcarán.

  1. En el módulo Snippet-View, filtre los registros que van a exportarse a Excel.
    • En el panel de búsqueda , configure los filtros.
    • Para exportar Snippet-Item-Lower-Plural específicos, marque las casillas de verificación correspondientes. Si no se selecciona ninguno, se exportarán todos los Snippet-Item-Lower-Plural.
  2. En la vista de lista, agregue y reordene las columnas, y luego guarde la vista personalizada.

    3. El archivo de Excel mostrará las columnas correspondientes a los campos de la vista de lista, seguidos del resto de los campos.

  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Exportar a Excel.
  4. Abra el archivo de Excel.
  5. Ingrese los detalles de la empresa.

    6. Asegúrese de que el campo Nombre de la empresa no contenga espacios al principio o al final.

  6. Para agregar contactos a una nueva empresa, siga estos pasos:
    1. Seleccione la pestaña Direcciones e ingrese una dirección para la nueva empresa.

      2. Este paso es obligatorio antes de agregar nuevos contactos. Asegúrese también de que el campo Ubicación de la dirección no contenga espacios al principio o al final.

    2. Seleccione la pestaña Contactos e ingrese los nuevos contactos.
      • Los campos Empresa, Ubicación y Nombre del contacto son obligatorios.
      • El campo Nombre del contacto debe ser único dentro de la empresa. Si deja este campo en blanco en el archivo de Excel, ProjectSight lo generará automáticamente a partir del nombre y apellido importados.
      • Solo puede haber un contacto principal. Si desea asignar un nuevo contacto como principal, asegúrese de que ningún otro contacto esté marcado como tal.
  7. También puede editar cualquier información existente de la empresa.

    8. Puede copiar y pegar celdas desbloqueadas.

  8. Guarde el archivo de Excel.
  9. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  10. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  11. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.
  1. En el mensaje de error en la importación, seleccione Revisar errores.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural con errores se exportan a un nuevo archivo de Excel.

  2. Revise la columna Comentarios y corrija los errores asociados.
  3. Guarde el archivo de Excel.
  4. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  5. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  6. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.

No puede eliminar empresas que estén vinculadas a un usuario o a un registro de ProjectSight.

  1. Si la empresa contiene usuarios de ProjectSight , quítelos del portafolio.

    2. Para los usuarios de ProjectSight, la celda Correo electrónico es de solo lectura.

    Pestaña Contactos
  2. En la vista, en el registro, seleccione Ícono de más (Más) > Quitar.

    3. —O—

    Seleccione Ícono de más (Más) > Eliminar registros seleccionados.