Record meldingen

U kunt e-mail meldingen instellen, die worden verzonden naar deelnemers aan records. Deelnemers zijn onder andere de auteur, toegewezen personen en kopie-aan ontvangers, plus individuele contacten en contacten van bedrijven die zijn vermeld in standaard record velden. Deelnemers in overleg verslag records zijn geen deelnemers.

De volgende meldingen kunnen beschikbaar zijn:

  • Als er een toewijzing aan de record is toegevoegd, ontvangt de toegewezen persoon een e-mail.
  • Als er een kopie-aan aan de record is toegevoegd, ontvangt de ontvanger een e-mail.
  • Als er een nieuwe opmerking aan de record is toegevoegd, ontvangen record deelnemers een e-mail.
  • Wanneer de workflow status van de record veranderd is, ontvangen record deelnemers een e-mail.
  • Als een open toewijzing in een niet-vergrendelde record binnenkort vervalt of al vervallen is, ontvangt de toegewezen persoon een e-mail.
  • Gebruikers kunnen sommige meldingen uitschakelen in hun voorkeuren.,

    • De instelling VAB - Opmerkingen toegevoegd is ingeschakeld, maar een gebruiker schakelt haar meldingen voor nieuwe opmerkingen uit. Wanneer er een opmerking aan een VAB is toegevoegd, ontvangt zij geen e-mail, maar de andere record deelnemers wel.

    Meldingen voor nieuwe opmerkingen zijn uit voor een gebruiker

  • De instelling RecordType - Status veranderd bepaalt of er e-mails worden verzonden wanneer een record verandert naar een status met een melding.

    • Als de instelling VAB - Status veranderd ingeschakeld is, wordt er een melding verzonden wanneer een VAB verandert naar Gesloten, maar niet wanneer die verandert naar Open.

    De status melding staat alleen aan voor de status Gesloten.

  • Toewijzing herinnering meldingen worden verzonden op basis van het schema voor het record type.
  1. Open de record instellingen.
  2. Selecteer het item type.
  3. In het Instellingen menu selecteert u Meldingen.

U kunt de meldingen inschakelen en een rapport opnemen dat bij de e-mail wordt gevoegd.

Als het geselecteerde rapport niet meer beschikbaar is, wordt het standaard enkele rapport in plaats daarvan gebruikt.

  1. In de lijst met meldingen selecteert u het keuzevakje Ingeschakeld voor de melding.
  2. Voor dagrapporten: om contacten een melding te sturen, selecteert u het keuzevakje Contacten informeren voor de melding.

    3. Contacten zijn bedrijfs- en projectcontacten die geen ProjectSight gebruikers zijn.

  3. Om een rapport bij elke melding te voegen, selecteert u de kolom Rapport opnemen en daarna selecteert u een rapport.
  4. Selecteer iets buiten de kolom Rapport opnemen.

U kunt record meldingen uit zetten, zodat er geen e-mail meldingen naar record deelnemers worden verzonden.

  • In de lijst met meldingen schakelt u het keuzevakje Ingeschakeld voor de melding uit.

Als er toewijzingen binnenkort vervallen of al vervallen zijn, kunt u e-mail meldingen verzenden, om toegewezen personen te attenderen op open toewijzingen in niet-vergrendelde records.

Gebruikers kunnen hun persoonlijke meldingen ook uit zetten, zodat ze mogelijk geen toewijzing melding ontvangen.

Persoonlijke meldingen uit
  1. In de portfolio of project instellingen opent u de melding instellingen.
  2. Een melding instellen voor toewijzingen die binnenkort worden verwacht:
    1. In het veld Herinnering meldingstijd voert u het aantal dagen vóór de datum verwacht in wanneer de eerste melding zal worden verzonden.
    2. In het gedeelte Herinnering melding stelt u in hoe vaak de melding zal worden verzonden.
  3. Een melding voor achterstallige toewijzingen instellen:
    • In het gedeelte Achterstallig melding: selecteert u hoe vaak de melding wordt verzonden.
    Record meldingen instelling
  4. selecteert u het keuzevakje Ingeschakeld voor de meldingen.
    5. Melding instellingen voor records

Rapporten kunnen niet worden toegevoegd aan toewijzing meldingen.