Entregables

Puede usar entregables para dar seguimiento y llevar un control de los ítems que requieran aprobación antes de ser fabricados y entregados en la ubicación designada. La empresa responsable puede presentar información sobre el ítem en distintos formatos, como planos de taller, fichas técnicas de equipos y muestras de materiales.

Usted crea un entregable para un equipo. En la fecha de vencimiento, la empresa responsable proporciona un documento con los detalles del equipo para que usted los apruebe. Una vez revisados y aprobados los detalles, usted envía el documento a la empresa responsable.

Y la empresa entrega el equipo en el sitio de la obra tres días después de la fecha de entrega programada. Una vez hecha la entrega, usted actualiza el entregable con las fechas reales.

  • En el menú del proyecto, seleccione Snippet-Module > Snippet-View.

Cree un registro básico en el panel Crear, o cree un registro con información detallada en el formulario completo. En el formulario completo, puede agregar información de seguimiento como la fecha de inicio, los tiempos de entrega, la fecha de vencimiento y la fecha de entrega programada. Entonces podrá actualizar más tarde el registro con las fechas reales .

  • Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*) pero no se aplican a registros en estado de borrador.
  • Si la numeración automática está deshabilitada, el campo Número es editable hasta que el registro se guarde con un estado que no sea borrador. Si la numeración automática está habilitada, el número se asigna después de guardar el registro con un estado que no sea borrador.
  1. Si el panel derecho está cerrado en el módulo Entregables , seleccione Ícono de información (Información) en la barra de herramientas de navegación.
  2. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar > Creación manual.
  3. En el panel Snippet-Panel, ingrese los detalles del registro.
    • Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.
    • En el campo Asunto , ingrese el nombre del ítem de entregable.
    • Ingrese el número de revisión.
    • En la lista Sección de especificaciones , seleccione la sección correspondiente para el ítem de entregable.
    • Agregar un entregable a un paquete de entregables.

      • El campo Paquete de entregables se muestra en el panel si el campo utiliza la lista de selección. Si el campo utiliza registros de paquetes de entregables, puede seleccionar un paquete en el formulario completo.

    • Para agregar una ubicación, seleccione el campo Ubicación , elija una ubicación principal o secundaria, y luego seleccione Aplicar.
    • En el campo Empresa responsable , seleccione el nombre de la empresa.

      • Los usuarios de la empresa seleccionada tendrán acceso al registro.

    • Para agregar una asignación, seleccione Agregar en la sección Asignado a , seleccione el nombre y luego establezca una fecha de vencimiento.
    • Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.
    • En el campo Comentarios , ingrese un comentario, y seleccione Ícono de vínculo (Vínculos) para vincular los ítems.
  4. Seleccione Guardar o Guardar + Agregar otro.

    5. Puede abrir el registro completo para ingresar detalles adicionales, vincular ítems y compartirlo con otras personas.

  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar > Creación manual.
  2. Si el nuevo registro no se abre en el formulario completo, seleccione Ícono de expandir (Expandir) en el panel Crear .
  3. En el campo Asunto en la esquina superior izquierda, ingrese el asunto.
  4. En el panel Snippet-Panel, ingrese los detalles del registro.
    • Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.

      • La opción Cerrado se habilita automáticamente en ciertos casos, como cuando selecciona un estado bloqueado.

    • Ingrese el número de revisión.
    • En la lista Sección de especificaciones , seleccione la sección correspondiente para el ítem de entregable.
    • Agregar un entregable a un paquete de entregables.
    • Para agregar una ubicación, seleccione el campo Ubicación , elija una ubicación principal o secundaria, y luego seleccione Aplicar.
    • En el campo Empresa responsable , seleccione el nombre de la empresa.

      • Los usuarios de la empresa seleccionada tendrán acceso al registro.

    • Para agregar una asignación, seleccione Agregar en la sección Asignado a , seleccione el nombre y luego establezca una fecha de vencimiento.
    • Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.
  5. En la pestaña Comentarios , ingrese una descripción, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos) para vincular ítems, y luego toque Ícono de enviar (Enviar).

    6. Cuando selecciona Ícono de enviar (Enviar) para agregar la descripción, el registro se guarda y aparece el cuadro Documentos para revisión .

  6. En el cuadro Documentos para revisar , cargue o seleccione los archivos o planos que necesitan revisión.
    1. Seleccione Ícono de vínculo para adjuntar archivos o planos.
    2. Para indicar que este entregable incluye muestras físicas, habilite la opción Entregable físico .
  7. En la pestaña Seguimiento , ingrese la siguiente información:
    • Fecha de inicio: La fecha que se utiliza para calcular la fecha de vencimiento cuando se utilicen fechas de entrega. El tiempo de entrega total se sustrae de esta fecha.
    • Tiempos de entrega: El número de días necesario para aprobar, fabricar y entregar el ítem.
    • Fecha de vencimiento: La fecha en la que la empresa responsable proporcionará el ítem de entregable. La fecha de vencimiento en el panel de información se actualiza a la vez.

      • Para establecer automáticamente la fecha de vencimiento según los tiempos de entrega, habilite la opción Usar los tiempos de entrega para establecer la fecha de vencimiento . El campo Fecha de vencimiento pasa a ser de solo lectura.

    • Entrega programada: La fecha en que la empresa responsable entregará el ítem en la ubicación designada.
  8. Para establecer quién tiene acceso al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de uso compartido (Compartir), y elija una opción.
  9. Para vincular un ítem al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos), seleccione Ícono de más (Agregar), y luego seleccione el tipo de ítem.
  10. Para guardar los cambios y mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    11. —O—

    Para guardar los cambios y cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

    Una vez que el ítem ha sido revisado, enviado a la empresa responsable, y entregado en la ubicación designada, podrá ingresar las fechas reales en la pestaña Seguimiento .

  1. Asegúrese de que el registro de entregable se guarda con estado de no borrador.
  2. En el panel de información del registro, seleccione Crear revisión.

    3. El número de registro se copia en la revisión, y el número de revisión se incrementa automáticamente.

    El número de registro y el número de revisión debe ser único.

  3. Edite los detalles del registro.

Auto Submittals BETA solo está disponible en Norteamérica.

Puede usar Auto Submittals BETA para generar entregables a partir de sus especificaciones publicadas. Se crea un entregable por cada parte de la especificación seleccionada que contenga la palabra SUBMITTAL o SUBMITTALS (sin distinción entre mayúsculas y minúsculas) en el nombre de la subsección.

Entregable generado a partir de una especificación

Entregable generado automáticamente a partir de una especificación publicada

Cuando se crea un nuevo entregable:

  • Si el entregable no tiene asignado, su estado es Borrador.
  • Si el entregable tiene campos obligatorios vacíos, su estado es Borrador.
  • Si define un asignado predeterminado, su estado será el siguiente distinto de Borrador.
  • El entregable se muestra como un registro vinculado en el panel Vínculos de la especificación desde la cual se generó.

Puede usar Auto Submittals BETA si tiene permiso para crear entregables y ver especificaciones.

  1. En el módulo Conjuntos de especificaciones , cargue y publique las especificaciones.
  2. Vaya al módulo Entregables .
  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar > Auto Submittals BETA.
  4. Si genera entregables por primera vez, lea la información de cada paso del cuadro de diálogo Auto Submittals BETA y luego seleccione Comencemos.
  5. En la cuadrícula Seleccionar especificaciones , marque la casilla de cada especificación para la cual desea crear un entregable.

    6. El cuadro de diálogo Seleccionar especificaciones muestra las especificaciones publicadas que tienen el estado Actual .

    Solo puede usar una especificación una vez para crear un entregable. Si lo necesita, puede crear una revisión para el entregable.

  6. Seleccione Generar.

    7. Cuando los nuevos entregables estén listos, se mostrarán en la vista de registros.

  7. Revise y edite los nuevos entregables.

Puede organizar sus entregables agrupándolos en paquetes de entregables. Si los registros del paquete de entregables están disponibles en la configuración del registro, el campo Paquetes de entregables usa los registros de paquetes de entregables. De lo contrario se usa la lista de selección de paquetes de entregables.

Si los registros de paquetes de entregables están disponibles, también podrá crear un paquete de entregables y agregar entregables al mismo

  1. En el registro de entregables, abra el panel de información .
  2. Si el campo Paquetes de entregables usa registros de paquetes de entregables, seleccione Ícono de búsqueda (Buscar), y marque un registro.

    3. —O—

    Si el campo Paquete de entregables usa la lista de selección, elija un nombre de paquete de entregables, o escriba uno en el campo.

    • Los Snippet-Item-Lower-Plural nuevos se agregan a la configuración de la lista de selección a nivel de portafolio y de proyecto. Si esta configuración está desbloqueada a nivel de proyecto, el nuevo Snippet-Item-Lower solo se agregará a nivel de proyecto.
    • Si edita el nombre del Snippet-Item-Lower en el registro, el nombre anterior del Snippet-Item-Lower se conserva como un ítem separado en la lista de selección.

En un entregable, puede establecer la fecha de vencimiento y la fecha de entrega programada de un entregable. Entonces puede ingresar las fechas reales para dicho entregable.

También puede editar los entregables usando la hoja de importación de Excel.

  1. Seleccione la pestaña Seguimiento .
  2. En la pestaña Seguimiento de entregables , ingrese la siguiente información:
    • Fecha real: La fecha en la que la empresa responsable proporcionó el ítem de entregable.

      • El campo +/- muestra el número de días entre la fecha de vencimiento y la fecha actual.

      La fecha de vencimiento fue el 1 de marzo pero el ítem fue entregado el 3 de marzo (dos días más tarde). Por ello, este campo muestra +2.

    • Devuelto: La fecha en que el ítem fue devuelto a la empresa responsable después de ser revisado.
    • Entrega real: La fecha en que la empresa responsable entregó el ítem en la ubicación designada.

      • El campo +/- muestra el número de días entre la fecha de entrega programada y la fecha de entrega actual.

      La fecha de entrega programada fue el 1 de marzo pero el ítem fue entregado el 3 de marzo (dos días más tarde). Por ello, este campo muestra +2.

  1. Seleccione la pestaña the Comentarios .
  2. En el cuadro Documentos para revisar , cargue o seleccione los archivos o planos que necesitan revisión.
    1. Seleccione Ícono de vínculo para adjuntar archivos o planos.
    2. Para indicar que este entregable incluye muestras físicas, habilite la opción Entregable físico .

Los documentos listados en el cuadro Documentos para revisión, serán compartidos con los destinatarios de ProjectSight.

Puede exportar los Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel donde puede editarlos y crear nuevos. Luego, puede importar ese archivo (que solo puede utilizarse una vez) nuevamente a ProjectSight. Si hay errores, puede revisarlos y corregirlos en un nuevo archivo de Excel.

  • Los permisos sobre registros, campos, y estados se marcan al exportar Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel y al importar el archivo en ProjectSight.

    • Usted cuenta con los siguientes permisos:

    • Permiso de modificación de entregables
    • Permiso de modificación del campo Sección de especificaciones

    En el archivo de Excel, podrá:

    • Agregar una fila e ingresar información para un nuevo entregable.
    • Cambiar el campo Sección de especificaciones de cada entregable

    Cuando vuelva a importar el archivo de a ProjectSight:

    • La nueva fila se ignora porque usted no cuenta con el permiso de creación de entregables.
    • El campo Sección de especificaciones de todos los entregables se actualiza.
  • No es posible crear paquetes de entregables utilizando el archivo de Excel, y solo puede seleccionar un paquete de entregables existente.
  • Para evitar un error de importación, asegúrese de ingresar información en el campo Resolución si los campos Fecha de resolución y Resuelto por contienen información.
  • El archivo de Excel solo puede importarse al Snippet-Generic del que fue exportado.

En el archivo de Excel, los campos obligatorios aparecen en rojo claro y los campos de solo lectura en azul claro. Una fila o celda es de solo lectura si:

  • El registro o el campo está bloqueado en el momento de la exportación. Los registros y campos no pueden desbloquearse en el archivo de Excel.
  • No cuenta con permiso de visualización o modificación del campo. Si no tiene permiso de visualización para un campo obligatorio, el contenido del mismo estará oculto para los registros que no sean borradores.

    • Usted no cuenta con permiso de visualización para el campo Asunto en los entregables.

    • En la primera fila, el campo Asunto es editable porque el registro es un borrador.
    • En la segunda fila, el campo Asunto es de solo lectura y tiene el contenido oculto porque el registro no es un borrador.
    Filas y campos bloqueados

Cuando vuelva a importar el archivo de Excel a ProjectSight:

  • Si se ingresaron nuevos valores después de exportar la hoja de cálculo, las modificaciones se marcarán.
  • Las filas y campos en blanco se ignoran.
  • Si se selecciona un estado distinto de Borrador y algún campo obligatorio está vacío o no es válido, el nuevo registro permanece como borrador.
  • Si un campo o un registro está bloqueado, o si se elimina una opción de la lista antes de la importación, se ignorarán los cambios hechos en el registro.
  • Solo se agrega la resolución si el registro tiene una descripción.
  • Los campos ‘Resolución’, ‘Fecha de resolución’ y ‘Resuelto por’ se actualizan en el registro. Si los campos ‘Fecha de resolución’ y ‘Resuelto por’ están en blanco en el archivo de Excel y en el registro, se utilizarán el usuario y la hora actuales.

Para los entregables exportados:

  • Si se selecciona el estado Borrador para un registro que no sea un borrador, se conserva el estado original.
  • Si el contenido en el campo Descripción se elimina y no se reemplaza, se mantendrá la descripción original.
  • Si se elimina un registro antes de la importación, ese registro no se restablecerá después de la importación.
  1. En el módulo Snippet-View, filtre los registros que van a exportarse a Excel.
    • En el panel de búsqueda , configure los filtros.
    • Para exportar Snippet-Item-Lower-Plural específicos, marque las casillas de verificación correspondientes. Si no se selecciona ninguno, se exportarán todos los Snippet-Item-Lower-Plural.
  2. En la vista de lista, agregue y reordene las columnas, y luego guarde la vista personalizada.

    3. El archivo de Excel mostrará las columnas correspondientes a los campos de la vista de lista, seguidos del resto de los campos.

  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Exportar a Excel.

    4. El archivo de Excel contiene los campos obligatorios y los campos para los que usted tiene permiso de visualización.

  4. Abra el archivo de Excel.
  5. En la pestaña Snippet-Tab, ingrese los detalles del Snippet-Item-Lower en una nueva fila.
  6. Edite cualquier Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. Puede copiar y pegar celdas desbloqueadas.

  7. Guarde el archivo de Excel.
  8. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  9. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  10. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.
  1. En el mensaje de error en la importación, seleccione Revisar errores.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural con errores se exportan a un nuevo archivo de Excel.

  2. Revise la columna Comentarios y corrija los errores asociados.
  3. Guarde el archivo de Excel.
  4. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  5. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  6. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.

Puede habilitar la opción Cerrado en el panel de información para indicar que el Snippet-Item-Lower ya no está en revisión.

Opción Cerrado

La opción se habilita automáticamente para el Snippet-Item-Lower cuando:

  • Guarda el Snippet-Item-Lower con un estado bloqueado. Si cambia el estado del Snippet-Item-Lower a un estado no bloqueado, deberá deshabilitar manualmente la opción Cerrado.
  • Selecciona la casilla de verificación Cerrado para el entregable de un paquete de entregables.
  • El Snippet-Item-Lower forma parte de un paquete de entregables al crear una revisión de dicho paquete.
  1. Abra el Snippet-Item-Lower en el formulario completo.
  2. Si el Snippet-Item-Lower está bloqueado, desbloquéelo.
  3. En el panel de información , seleccione la opción Cerrado .