Notificaciones de registros

Puede establecer notificaciones que se envíen por correo electrónico a los participantes del registro. Los participantes incluyen al autor, los asignados y los destinatarios de copias de cortesía, así como contactos individuales y contactos de empresas que aparezcan en cualquier campo estándar del registro.

Las siguientes notificaciones pueden estar disponibles:

  • Cuando se agrega una asignación al registro, el asignado recibe un correo electrónico.
  • Cuando se agrega una copia de cortesía al registro, el destinatario recibe un correo electrónico.
  • Cuando se agrega un comentario nuevo al registro, los participantes del registro reciben un correo electrónico.
  • Cuando cambia el estado del registro, los participantes del registro reciben un correo electrónico.
  • Cuando una asignación abierta en un registro desbloqueado está próxima a vencerse o ya está vencida, el asignado recibe un correo electrónico.

Si el tipo de registro usa flujos de trabajo basados en estados, la configuración Tipo de registro - Cambio de estado determina si se envían correos electrónicos cuando el registro al cambia a un estado que tiene notificaciones habilitadas.

Si la configuración RFI - Cambio de estado está habilitada, se enviará una notificación cuando la RFI cambie a Cerrado, pero no cuando cambie a Abierto.

La notificación solo está habilitada cuando el estado es Cerrado

Si el tipo de registro usa flujos de trabajo del tipo ball-in-court:

  • La configuración Tipo de registro – Cambio de paso del flujo de trabajo determina si, cuando un registro avanza al siguiente paso, se envían correos electrónicos a los participantes que no son asignados actuales.
  • Cuando la plantilla de flujo de trabajo incluye un administrador, la notificación de vencimiento se envía al administrador del flujo de trabajo.
  • La notificación de vencimiento se envía al asignado del paso.
  • Los usuarios pueden deshabilitar algunas notificaciones en sus preferencias.

    • La opción RFI - Comentarios agregados está habilitada, pero una usuaria deshabilita las notificaciones para los comentarios nuevos. Cuando se agrega un comentario a una RFI, ella no recibe el correo electrónico, pero los demás participantes del registro sí.

    La notificación para comentarios nuevos está deshabilitada para una usuaria

  • Si el tipo de registro usa flujos de trabajo basados en estados, la configuración Tipo de registro - Cambio de estado determina si se envían correos electrónicos cuando el registro al cambia a un estado que tiene notificaciones habilitadas.
  • La configuración Tipo de registro - Cambio de estado determina si se envían correos electrónicos cuando el registro al cambia a un estado que tiene notificaciones habilitadas.

    • Si la configuración RFI - Cambio de estado está habilitada, se enviará una notificación cuando la RFI cambie a Cerrado, pero no cuando cambie a Abierto.

    La notificación solo está habilitada cuando el estado es Cerrado

  • Las notificaciones de recordatorios para asignaciones se envían según el programa establecido para el tipo de registro.
  1. Abrir la configuración del registro.
  2. Seleccione el tipo de ítem.
  3. En el menú Configuración, seleccione Notificaciones.

Puede habilitar notificaciones y adjuntar un informe al correo electrónico.

Si el informe seleccionado ya no está disponible, se utilizará el informe predeterminado .

  1. En la lista de notificaciones, seleccione la casilla de verificación Habilitado para la notificación.
  2. Para informes diarios: Para notificar a contactos, marque la casilla Notificar a contactos .

    3. Los contactos son contactos de empresa y de proyecto que no son usuarios de ProjectSight

  3. Para incluir un informe con cada notificación, seleccione la columna Incluir informe y elija el informe.
  4. Haga clic fuera de la columna Incluir informe .

Puede deshabilitar las notificaciones para que no se envíen correos electrónicos a los participantes del registro.

  • En la lista de notificaciones, desmarque la casilla de verificación Habilitado correspondiente.

Cuando una asignación está próxima a vencerse o ya venció, puede enviar recordatorios por correo electrónico a los asignados de registros desbloqueados.

Los usuarios también pueden deshabilitar sus notificaciones personales y, en ese caso, no recibirán estos recordatorios.

Notificaciones personales deshabilitadas
  1. En la configuración del portafolio o del proyecto, abra la configuración de notificaciones.
  2. Para establecer notificaciones para asignaciones próximas a vencer:
    1. En el campo Tiempo de notificación de recordatorio , indique cuántos días antes del vencimiento se enviará la primera notificación.
    2. En la sección Notificación de recordatorio , seleccione la frecuencia con la que se enviarán notificaciones.
  3. Para establecer notificaciones de asignaciones vencidas:
    • En la sección Notificación de vencimiento seleccione la frecuencia con la que enviar la notificación.
    Configuración de notificación de registros
  4. Marque la casilla de verificación Habilitado para las notificaciones correspondientes.
    5. Configuración de notificaciones para registros

Los informes no se pueden incluir con las notificaciones de asignaciones.