Notifications d’enregistrement

Vous pouvez configurer des notifications par email qui seront envoyées aux participants à l’enregistrement. Les participants comprennent l'auteur, les attributaires et les destinataires de copies de courtoisie, ainsi que les contacts individuels et les contacts d'entreprises qui sont répertoriés dans les champs de l'enregistrement standard. Les personnes mentionnées dans les procès-verbaux des réunions ne sont pas des participants.

Les notifications suivantes peuvent être disponibles :

  • Lorsqu’une attribution est ajoutée à l’enregistrement, l’attributaire reçoit un email.
  • Lorsqu’une copie de courtoisie est ajoutée à l’enregistrement, le destinataire reçoit un email.
  • Lorsqu’un nouveau commentaire est ajouté à l’enregistrement, les participants à l’enregistrement reçoivent un email.
  • Lorsque le statut de l’enregistrement est modifié, les participants à l’enregistrement reçoivent un email.
  • Lorsqu'une attribution ouverte dans un enregistrement déverrouillé arrive bientôt à échéance ou est en retard, l'attributaire reçoit un email.
  • Les utilisateurs peuvent désactiver certaines notifications idans leurs préférences.

    • Le paramètre DI - Commentaires ajoutés est activé, mais un utilisateur désactive ses notifications pour les nouveaux commentaires. Lorsqu'un commentaire est ajouté à une DI, il ne reçoit pas d'email, mais les autres participants à l'enregistrement en reçoivent un.

    Les notifications pour les nouveaux commentaires sont désactivées pour un utilisateur.

  • Le paramètre Type d’enregistrement - Statut modifié détermine si des emails sont envoyés lorsqu’un enregistrement devient un statut avec une notification.

    • Si le paramètres DI - Statut modifié est activé, une notification est envoyée lorsqu’une DI change à Fermée mais n'est pas enoyée lorsqu’elle change à Ouverte.

    La notification de statut est seulement activée pour le statut Fermé

  • Les notifications de rappel d’attribution sont envoyées en fonction du calendrier du type d’enregistrement.
  1. Ouvrez les paramètres des enregistrements.
  2. Sélectionnez le type d’élément.
  3. Sur le menu des paramètres, sélectionnez Notifications.

Vous pouvez activer les notification et inclure un rapport qui est joint à l’email.

Si le rapport sélectionné devient indisponible, le rapport unique par défautngle report est utilisé.

  1. Dans la liste de notifications, sélectionnez la case à cocher Activé pour la notification.
  2. Pour les rapports journaliers : Pour informer les contacts, sélectionnez la case à cocher Informer les contacts pour la notification.

    3. Les Contacts sont des contacts d’entreprise et de projet qui ne sont pas des utilisateurs ProjectSight.

  3. Pour inclure un rapport avec chaque notification, sélectionnez la colonne Inclure le rapport, et puis sélectionnez un rapport.
  4. Sélectionnez en dehors de la colonne Inclure le rapport.

Vous pouvez désactiver les notifications d’enregistrement afin que les notifications par email ne soient pas envoyées aux participants à l’enregistrement.

  • Dans la liste de notifications, effacez la case à cocher Activé pour la notification.

Lorsque les attributions sont à échéance ou en retard, vous pouvez envoyer des notifications par email pour rappeler aux attributaires les attributions ouvertes dans les enregistrements déverrouillés.

Les utilisateurs peuvent également désactiver leurs notifications personnelles, il se peut donc qu'ils ne reçoivent pas la notification d'attribution.

Notifications personnelles désactivées
  1. Dans les paramètres de portefeuille ou du projet, ouvrez les paramètres de notifications.
  2. Pour configurer une notification pour les attributions qui sont à échéance :
    1. Dans le champ Délai de notification de rappel, entrez le nombre de jours avant la date d'échéance à partir duquel la première notification sera envoyée.
    2. Dans la section Notification de rappel, sélectionnez la fréquence d'envoi de la notification.
  3. Pour configurer une notification pour les attributions en retard
    • Dans la section Notification en retard. sélectionnez la fréquence à laquelle la notification sera envoyée.
    Paramètre de notifications d’enregistrement
  4. Sélectionnez la case à cocher Activé pour les notifications.
    5. Paramètre de notification pour les enregistrements

Les rapports ne peuvent pas être inclus avec notifications d’attribution.