Workflow templates

If the record type is configured to use workflow templates, you can automatically guide a record, drawing set, or specification set through a predefined workflow when a response is submitted at each step. The status at each step is set automatically based on the selected workflow template.

The default template (if one is set) or the first template in the list is used when:

  • You create an action item from a meeting topic.
  • You create a daily report.
  • You set up automated weather entries for daily reports.
  • You generate submittals from specifications.

In the Excel import sheet, you can't edit the status of records with workflow templates or create new records with workflow templates.

  1. Set up a workflow template in the record settings.

    2. If no workflow templates are set up, you can create records using status workflows.

  2. Create a record and select the workflow template.
  3. Submit a response to move the item to the next workflow step.
  • Budget
  • Listes de contrôle
  • Dessins
  • Réunions
  • Projets
  • Spécifications
  • Transmissions
  1. Open an item in the full form.
  2. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Icônes de Modèle de flux de travail (Flux de travail).

    3. Ce bouton n’est pas disponible si vous avez accès en lecture seule à l’élément, ou si vous n'avez pas d’autorisation aux fonctionnalités connexe.

  3. In the Manage workflow dialog, select the Workflow template tab.
  1. Create a workflow template in the settings.
  2. Open the item in the full form.
  3. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Icônes de Modèle de flux de travail (Flux de travail).

    4. Ce bouton n’est pas disponible si vous avez accès en lecture seule à l’élément, ou si vous n'avez pas d’autorisation aux fonctionnalités connexe.

  4. In the Switch to workflow template dialog:
    1. Select the workflow template.
    2. Select the step for the item.

When you create an item that uses a workflow template, the status field is unavailable.

You can use a workflow template if:

  • You're a portfolio administrator or the workflow manager for the template.
  • The start step of the template is unrestricted.
  • The start step of the template is restricted, and you have a security role with permission to use it.
  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Ajouter.
  2. Si plusieurs modèles de flux de travail sont disponibles, sélectionnez un modèle.

    3. Dans la liste l’icône d’étoile indique le modèle de flux de travail par défaut qui est sélectionné par l’administrateur de portefeuille ou du projet.

  3. Si le nouvel enregistrement ne s’ouvre pas dans le formulaire complet, sélectionnez Icône Développer (Développer) dans le volet Créer.

    4. This is only applicable for records that support the Create panel.

  4. Enter the item details.
    • Required fields are marked with an asterisk (*). The item must have all the required information before you can submit a response to move it to the next workflow step.
    • The step due date is set based on the completion time value in the workflow template.
  5. Add an assignee for the current workflow step.

    6. An assignee can submit a response for the current workflow step to move it to the next step.

  6. Pour enregistrer les modifications sans passer l’élément à l’étape suivante dans le modèle de flux de travail, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).
  1. On the navigation toolbar, select Copy icon (Copy).
  2. Si plusieurs modèles de flux de travail sont disponibles, sélectionnez un modèle.

    3. Dans la liste l’icône d’étoile indique le modèle de flux de travail par défaut qui est sélectionné par l’administrateur de portefeuille ou du projet.

An assignee can submit a response for the workflow step. If default assignees aren't added in the workflow template, you can add them when you create the item with the workflow template.

Assignees receive an email notification for the assignment.

A contact can appear in the Assigned to and Courtesy copy sections at the same time.

  1. In the Assigned to section of the Information panel, select Add.
  2. On the Users, Contacts, or Distribution lists tabs, select the checkbox for the assignee.
  3. Select Done.
  4. On the contact card of the assignee, select More icon (More) > Response required.

    5. If you mark multiple assignees as response required, only one assignee needs to submit a response.

  5. Pour enregistrer les modifications sans passer l’élément à l’étape suivante dans le modèle de flux de travail, sélectionnez icône Enregistrer (Enregistrer).

You can edit the details of an item if:

  • L’élément se trouve à la première étape du flux de travail, et vous avez créé l’enregistrement, ou vous êtes un administrateur de portefeuille.
  • L’étape actuelle du flux de travail est sans restriction.
  • L’étape actuelle du flux de travail est restreinte, et vous disposez d’un rôle de sécurité avec autorisation de modifier l’élément.
  • Only portfolio administrators and workflow managers can switch to a different workflow template for an item or make changes to a template.
  • Only portfolio and project administrators can unlock a record.
  • Select Save icon (Save).
  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Icônes de Modèle de flux de travail (Flux de travail).
  2. On the Current step tab, from the Current step list, select the step.
  3. Si le statut de flux de travail suivant n’a pas d’attributaire dans la boîte de dialogue Ajouter des attributaires à l’étape suivante :
    1. Sélectionnez Ajouter, et puis sélectionnez la case à cocher pour l’attributaire.

      2. —Ou—

      Sélectionnez la case à cocher Attribuer le gestionnaire de flux de travail.

      Cette case à cocher est disponible si un gestionnaire de flux de travail est attribué au modèle de flux de travail.

    2. Sélectionnez Enregistrer.
  1. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez Icônes de Modèle de flux de travail (Flux de travail).
  2. On the Current step tab, select Switch workflow templates.
  3. Sélectionnez Changer les modèles de flux de travail.
  4. Dans la boîte de dialogue Changer us modèle de flux de travail, sélectionnez le modèle de flux de travail et l’étape de flux de travail vers lesquels l’élément déverrouillé sera déplacé.
  5. Sélectionnez Enregistrer.
  6. Dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Changer.
  7. Si le statut de flux de travail sélectionné n’a pas d’attributaire dans la boîte de dialogue Ajouter des attributaires à l’étape suivante :
    1. Sélectionnez Ajouter, et puis sélectionnez la case à cocher pour l’attributaire.

      2. —Ou—

      Sélectionnez la case à cocher Attribuer le gestionnaire de flux de travail.

      Cette case à cocher est disponible si un gestionnaire de flux de travail est attribué au modèle de flux de travail.

    2. Sélectionnez Enregistrer.
  1. On the navigation toolbar, select Locked icon (Locked).

    2. The Manage workflow page is displayed.

  2. To select a step in the current workflow template:
    1. On the Current step tab, from the Current step list, select the step that the unlocked item will move to.
    2. To add an assignee, select an option from the Assignees list, select Add, and then select the checkbox for the assignee.
  3. To select switch to a different workflow template:
    1. Sélectionnez Changer les modèles de flux de travail.
    2. Dans la boîte de dialogue Changer us modèle de flux de travail, sélectionnez le modèle de flux de travail et l’étape de flux de travail vers lesquels l’élément déverrouillé sera déplacé.
    3. Sélectionnez Enregistrer.
    4. Dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Changer.
  4. Si le statut de flux de travail sélectionné n’a pas d’attributaire dans la boîte de dialogue Ajouter des attributaires à l’étape suivante :
    1. Sélectionnez Ajouter, et puis sélectionnez la case à cocher pour l’attributaire.

      2. —Ou—

      Sélectionnez la case à cocher Attribuer le gestionnaire de flux de travail.

      Cette case à cocher est disponible si un gestionnaire de flux de travail est attribué au modèle de flux de travail.

    2. Sélectionnez Enregistrer.

You can submit a response to move the item to the next step in the workflow template if:

  • L’élément se trouve à la première étape du flux de travail, et vous avez créé l’enregistrement, ou vous êtes un administrateur de portefeuille.
  • L’étape actuelle du flux de travail est sans restriction, et vous êtes :
    • Un administrateur de portefeuille.
    • Le gestionnaire de flux de travail pour le modèle de flux de travail appliqué.
  • L’étape actuelle du flux de travail est sans restriction, et vous êtes :
    • Le seul attributaire pour l’étape actuelle du flux de travail.
    • L’un de plusieurs attributaires pour l’étape actuelle du flux de travail, et votre carte d’attribution est marquée comme répose requise.

When the item moves to the next step:

  • The assignees for the previous step are added to the courtesy copies list.
  • If any assignees are defined for the next step in the workflow template, they're added to the Assigned to section.
  • The step due date is updated based on the completion days value in the workflow template.
  • If the item moves to a finish step, the item is locked.

To notify participants who aren't assignees when the item moves to the next step, you can turn on the record notification.

  1. Open the item.
  2. In the Information panel, select an option from the Response field.

    3. The Response field is only available if the current workflow step is a conditional step with multiple response options.

  3. In the comments field, enter a comment.
  4. Select Submit.
  5. Si le statut de flux de travail suivant n’a pas d’attributaire dans la boîte de dialogue Ajouter des attributaires à l’étape suivante :
    1. Sélectionnez Ajouter, et puis sélectionnez la case à cocher pour l’attributaire.

      2. —Ou—

      Sélectionnez la case à cocher Attribuer le gestionnaire de flux de travail.

      Cette case à cocher est disponible si un gestionnaire de flux de travail est attribué au modèle de flux de travail.

    2. Sélectionnez Enregistrer.