Ítems de acción

Puede usar los ítems de acción para dar seguimiento y llevar un control de los ítems o partidas que deben completarse. Cree nuevos ítems, asigne responsabilidades y fechas de vencimiento para los mismos, y controle su estado y seguimiento.

Es necesario dar una segunda capa de pintura a una habitación antes de terminar la pintura. Usted crea un ítem de acción y asigna a alguien para que haga el trabajo. Entonces hace un seguimiento y registra el avance del trabajo hasta que se complete.

En las reuniones, también puede crear ítems de acción y vincularlos a los temas de la reunión. Si la reunión o en un tema de la misma se elimina, los ítems de acción vinculados no se borran.

  • En el menú del proyecto, seleccione Snippet-Module > Snippet-View.
  1. En la sección Por del panel de búsqueda , seleccione Originado de reunión o Originado de tema.
    2. Filtro de reuniones vinculadas

    Filtros de reuniones vinculadas y temas

    Estos filtros solo están disponibles cuando los ítems de acción están vinculados a las actas de reunión

  2. Para ver los ítems de acción vinculados, seleccione la reunión o el tema.
  1. Abra el ítem de acción en el formulario completo.
  2. En el campo Originado de reunión o Originado de tema del panel de información , seleccione Ícono de abrir en una nueva pestaña (Abrir).
    3. Reunión vinculada y tema

    Reunión vinculada y tema de la reunión

Cree un registro básico en el panel Crear, o cree un registro con información detallada en el formulario completo.

  • Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*) pero no se aplican a registros en estado de borrador.
  • Si la numeración automática está deshabilitada, el campo Número es editable hasta que el registro se guarde con un estado que no sea borrador. Si la numeración automática está habilitada, el número se asigna después de guardar el registro con un estado que no sea borrador.
  1. Si el panel derecho está cerrado en el módulo, seleccione Ícono de información (Información) en la barra de herramientas d e navegación.
  2. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  3. En el panel Snippet-Panel, ingrese los detalles del registro.
    • Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.
    • Para agregar una ubicación, seleccione el campo Ubicación , elija una ubicación principal o secundaria, y luego seleccione Aplicar.
    • Para agregar una asignación, seleccione Agregar en la sección Asignado a , seleccione el nombre y luego establezca una fecha de vencimiento.
    • Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.
    • En el campo Comentarios , ingrese un comentario, y seleccione Ícono de vínculo (Vínculos) para vincular los ítems.
  4. Seleccione Guardar o Guardar + Agregar otro.

    5. Puede abrir el registro completo para ingresar detalles adicionales, vincular ítems y compartirlo con otras personas.

  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  2. Si el nuevo registro no se abre en el formulario completo, seleccione Ícono de expandir (Expandir) en el panel Crear .
  3. En el campo Asunto en la esquina superior izquierda, ingrese el asunto.
  4. En el panel Snippet-Panel, ingrese los detalles del registro.
    • Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.
    • Para agregar una ubicación, seleccione el campo Ubicación , elija una ubicación principal o secundaria, y luego seleccione Aplicar.
    • Para agregar una asignación, seleccione Agregar en la sección Asignado a , seleccione el nombre y luego establezca una fecha de vencimiento.
    • Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.
  5. En la pestaña Comentarios , ingrese un comentario, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos) para vincular ítems, y luego toque Ícono de enviar (Enviar).

    6. Cuando seleccione Ícono de enviar (Enviar) para agregar el comentario a un nuevo registro, el registro se guardará.

  6. Para establecer quién tiene acceso al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de uso compartido (Compartir), y elija una opción.
  7. Para vincular un ítem al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos), seleccione Ícono de más (Agregar), y luego seleccione el tipo de ítem.
  8. Para guardar los cambios y mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    9. —O—

    Para guardar los cambios y cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

Puede exportar los Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel donde puede editarlos y crear nuevos. Luego, puede importar ese archivo (que solo puede utilizarse una vez) nuevamente a ProjectSight. Si hay errores, puede revisarlos y corregirlos en un nuevo archivo de Excel.

  • Los permisos sobre registros, campos, y estados se marcan al exportar Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel y al importar el archivo en ProjectSight.
  • En el archivo de Excel, los campos obligatorios aparecen en rojo claro y los campos de solo lectura en azul claro.
  • Para evitar un error de importación, asegúrese de ingresar información en el campo Resolución si los campos Fecha de resolución y Resuelto por contienen información.
  • El archivo de Excel solo puede importarse al Snippet-Generic del que fue exportado.

Cuando vuelva a importar el archivo de Excel a ProjectSight:

  • Si se ingresaron nuevos valores después de exportar la hoja de cálculo, las modificaciones se marcarán.
  • Las filas y campos en blanco se ignoran.
  • Si se selecciona un estado distinto de Borrador y algún campo obligatorio está vacío o no es válido, el nuevo registro permanece como borrador.
  • Los campos ‘Resolución’, ‘Fecha de resolución’ y ‘Resuelto por’ se actualizan en el registro. Si los campos ‘Fecha de resolución’ y ‘Resuelto por’ están en blanco en el archivo de Excel y en el registro, se utilizarán el usuario y la hora actuales.
  1. En el módulo Snippet-View, filtre los registros que van a exportarse a Excel.
    • En el panel de búsqueda , configure los filtros.
    • Para exportar Snippet-Item-Lower-Plural específicos, marque las casillas de verificación correspondientes. Si no se selecciona ninguno, se exportarán todos los Snippet-Item-Lower-Plural.
  2. En la vista de lista, agregue y reordene las columnas, y luego guarde la vista personalizada.

    3. El archivo de Excel mostrará las columnas correspondientes a los campos de la vista de lista, seguidos del resto de los campos.

  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Exportar a Excel.

    4. El archivo de Excel contiene los campos obligatorios y los campos para los que usted tiene permiso de visualización.

  4. Abra el archivo de Excel.
  5. En la pestaña Snippet-Tab, ingrese los detalles del Snippet-Item-Lower en una nueva fila.
  6. Edite cualquier Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. Puede copiar y pegar celdas desbloqueadas.

  7. Guarde el archivo de Excel.
  8. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  9. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  10. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.
  1. En el mensaje de error en la importación, seleccione Revisar errores.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural con errores se exportan a un nuevo archivo de Excel.

  2. Revise la columna Comentarios y corrija los errores asociados.
  3. Guarde el archivo de Excel.
  4. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  5. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  6. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.