Datensatz-Benachrichtigungen

Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, die an die an einem Datensatz beteiligten Personen gesendet werden. Zu den Teilnehmern gehören der Autor, die Zuweisungsempfänger und die Empfänger von Informationskopien sowie individuelle Kontakte und Kontakte von Firmen, die in den Standard-Datensatzfeldern aufgeführt sind. Teilnehmer in Meetingprotokollen sind in diesem Sinne keine Teilnehmer.

Die folgenden Benachrichtigungen sind ggf. verfügbar:

  • Wenn dem Datensatz eine Zuweisung hinzugefügt wird, erhält der entsprechende Empfänger eine E-Mail.
  • Wenn dem Datensatz eine Informationskopie hinzugefügt wird, erhält der Empfänger eine E-Mail.
  • Wenn dem Datensatz ein Kommentar hinzugefügt wird, erhalten am Datensatz beteiligte Personen eine E-Mail.
  • Wenn der Status des Datensatzes geändert wird, erhalten die am Datensatz beteiligten Personen eine E-Mail.
  • Wenn eine offene Zuweisung in einem nicht gesperrten Datensatz bald fällig oder überfällig ist, erhält der Zuweisungsempfänger eine E-Mail.
  • Die Benutzer haben die Option, in ihren Einstellungen einige Benachrichtigungen zu deaktivieren.

    • Die Einstellung „IA – Kommentare hinzugefügt“ ist aktiviert, aber eine Benutzerin schaltet ihre Benachrichtigungen für neue Kommentare aus. Wenn ein Kommentar zu einer IA hinzugefügt wird, erhält sie keine E-Mail, aber die anderen am Datensatz Beteiligten schon.

    Benachrichtigungen für neue Kommentare sind für einen Benutzer ausgeschaltet

  • Die Einstellung „Datensatztyp – Status geändert“ legt fest, ob E-Mails gesendet werden, wenn ein Datensatz in einen Status mit Benachrichtigung wechselt.

    • Wenn die Einstellung „IA – Status geändert“ aktiviert ist, wird eine Benachrichtigung gesendet, wenn eine Informationsanfrage zu „Geschlossen“ wechselt, aber nicht, wenn sie zu „Offen“ wechselt.

    Die Statusbenachrichtigung ist nur für den Status „Geschlossen“ aktiviert.

  • Erinnerungen an eine Zuweisung werden auf der Grundlage des Zeitplans für die Datensatztyp gesendet.
  1. Datensatzeinstellungen öffnen
  2. Wählen Sie den Elementtyp aus.
  3. Wählen Sie im Einstellungsmenü die Option Benachrichtigungen.

Sie können Benachrichtigungen aktivieren und einen Bericht als Anhang zur E-Mail hinzufügen.

Wenn der ausgewählte Bericht nicht mehr verfügbar ist, wird stattdessen der Standard-Einzelbericht verwendet.

  1. Aktivieren Sie in der Liste der Benachrichtigungen das Kontrollkästchen Aktiviert für die jeweilige Benachrichtigung.
  2. Bei Tagesberichten: Um Kontakte zu benachrichtigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakte benachrichtigen für die Benachrichtigung.

    3. Kontakte sind Firmen- und Projektkontakte, die keine ProjectSight-Benutzer sind.

  3. Um jeder Benachrichtigung einen Bericht beizufügen, wählen Sie die Spalte Bericht einschließen und wählen Sie dann einen Bericht aus.
  4. Wählen Sie etwas außerhalb der Spalte Bericht einschließen.

Sie können Datensatz-Benachrichtigungen deaktivieren, damit keine E-Mail-Benachrichtigungen an die am Datensatz Beteiligten gesendet werden.

  • Deaktivieren Sie in der Liste der Benachrichtigungen das Kontrollkästchen Aktiviert für die jeweilige Benachrichtigung.

Wenn Zuweisungen bald fällig oder überfällig sind, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen versenden, um die Empfänger an offene Zuweisungen in nicht gesperrten Datensätzen zu erinnern.

Benutzer können auch ihre persönlichen Benachrichtigungen deaktivieren, damit sie die Benachrichtigung über die Zuweisung nicht erhalten.

Persönliche Benachrichtigungen aus
  1. Öffnen Sie in den Portfolio- oder Projekteinstellungen die Benachrichtigungseinstellungen.
  2. Benachrichtigung für Zuweisungen einrichten, die bald fällig sind:
    1. Geben Sie in das Feld Erinnerungszeit die Anzahl der Tage vor dem Fälligkeitsdatum ein, an dem die erste Benachrichtigung gesendet werden soll.
    2. Wählen Sie im Abschnitt Erinnerung, wie oft die Benachrichtigung gesendet werden soll.
  3. Benachrichtigung für überfällige Zuweisungen einrichten:
    • Wählen Sie im Abschnitt Überfälligkeitsbenachrichtigung aus, wie oft die Benachrichtigung gesendet werden soll.
    Einstellung für Datensatz-Benachrichtigungen
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiviert für die Benachrichtigungen.
    5. Benachrichtigungseinstellung für Datensätze

Berichte können nicht in Zuweisungsbenachrichtigungen eingeschlossen werden.