Workflow templates

If the record type is configured to use workflow templates, you can automatically guide a record, drawing set, or specification set through a predefined workflow when a response is submitted at each step. The status at each step is set automatically based on the selected workflow template.

When you create a daily report, the default template (if one is set) or the first template in the list is used.

In the Excel import sheet, you can't edit the status of records with workflow templates or create new records with workflow templates.

  1. Set up a workflow template in the record settings.

    2. If no workflow templates are set up, you can create records using status workflows.

  2. Create a record and select the workflow template.
  3. Submit a response to move the item to the next workflow step.
  • Planos
  • Proyectos
  • Especificaciones
  1. Open an item in the full form.
  2. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Ícono de plantilla del flujo de trabajo (Flujo de trabajo).

    3. Este botón no está disponible si solo tiene acceso de visualización al ítem o si no cuenta con el permiso de función correspondiente.

  3. In the Manage workflow dialog, select the Workflow template tab.
  1. Create a workflow template in the settings.
  2. Open the item in the full form.
  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Ícono de plantilla del flujo de trabajo (Flujo de trabajo).

    4. Este botón no está disponible si solo tiene acceso de visualización al ítem o si no cuenta con el permiso de función correspondiente.

  4. In the Switch to workflow template dialog:
    1. Select the workflow template.
    2. Select the step for the item.

When you create an item that uses a workflow template, the status field is unavailable.

You can use a workflow template if:

  • You're a portfolio administrator or the workflow manager for the template.
  • The start step of the template is unrestricted.
  • The start step of the template is restricted, and you have a security role with permission to use it.
  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  2. Si hay varias plantillas de flujo de trabajo disponibles, seleccione una.

    3. En la lista, un ícono de estrella indica la plantilla de flujo de trabajo predeterminada seleccionada por el administrador del portafolio o del proyecto.

  3. Si el nuevo registro no se abre en el formulario completo, seleccione Ícono de expandir (Expandir) en el panel Crear .

    4. This is only applicable for records that support the Create panel.

  4. Enter the item details.
    • Required fields are marked with an asterisk (*). The item must have all the required information before you can submit a response to move it to the next workflow step.
    • The step due date is set based on the completion time value in the workflow template.
  5. Add an assignee for the current workflow step.

    6. An assignee can submit a response for the current workflow step to move it to the next step.

  6. Para guardar los cambios sin mover el ítem al siguiente paso de la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Ícono de guardar (Guardar).
  1. On the navigation toolbar, select Copy icon (Copy).
  2. Si hay varias plantillas de flujo de trabajo disponibles, seleccione una.

    3. En la lista, un ícono de estrella indica la plantilla de flujo de trabajo predeterminada seleccionada por el administrador del portafolio o del proyecto.

An assignee can submit a response for the workflow step. If default assignees aren't added in the workflow template, you can add them when you create the item with the workflow template.

Assignees receive an email notification for the assignment.

A contact can appear in the Assigned to and Courtesy copy sections at the same time.

  1. In the Assigned to section of the Information panel, select Add.
  2. On the Users, Contacts, or Distribution lists tabs, select the checkbox for the assignee.
  3. Select Done.
  4. On the contact card of the assignee, select More icon (More) > Response required.

    5. If you mark multiple assignees as response required, only one assignee needs to submit a response.

  5. Para guardar los cambios sin mover el ítem al siguiente paso de la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

You can edit the details of an item if:

  • El ítem se encuentra en el primer paso del flujo de trabajo y usted creó el registro o es administrador del portafolio.
  • El paso actual del flujo de trabajo no tiene restricciones.
  • El paso actual del flujo de trabajo está restringido y usted tiene un rol de seguridad con permiso para editar el ítem.
  • Only portfolio administrators and workflow managers can switch to a different workflow template for an item or make changes to a template.
  • Only portfolio and project administrators can unlock a record.
  • Select Save icon (Save).
  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Ícono de plantilla del flujo de trabajo (Flujo de trabajo).
  2. On the Current step tab, from the Current step list, select the step.
  3. Si el siguiente paso de flujo de trabajo seleccionado no tiene un asignado, en el cuadro de diálogo Agregar asignados al paso siguiente :
    1. Seleccione Agregar, y, luego, marque la casilla del asignado.

      2. —O—

      Seleccione la casilla Asignar el administrador del flujo de trabajo .

      Esta casilla está disponible si hay un administrador del flujo de trabajo asignado a la plantilla.

    2. Seleccione Guardar.
  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Ícono de plantilla del flujo de trabajo (Flujo de trabajo).
  2. On the Current step tab, select Switch workflow templates.
  3. Seleccione Cambiar plantillas de flujo de trabajo.
  4. En el cuadro de diálogo Cambiar a plantilla de flujo de trabajo , seleccione la plantilla de flujo de trabajo y el paso al que se moverá el ítem desbloqueado.
  5. Seleccione Guardar.
  6. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Cambiar.
  7. Si el paso de flujo de trabajo seleccionado no tiene un asignado, en el cuadro de diálogo Agregar asignados al paso siguiente :
    1. Seleccione Agregar, y, luego, marque la casilla del asignado.

      2. —O—

      Seleccione la casilla Asignar el administrador del flujo de trabajo .

      Esta casilla está disponible si hay un administrador del flujo de trabajo asignado a la plantilla.

    2. Seleccione Guardar.
  1. On the navigation toolbar, select Locked icon (Locked).

    2. The Manage workflow page is displayed.

  2. To select a step in the current workflow template:
    1. On the Current step tab, from the Current step list, select the step that the unlocked item will move to.
    2. To add an assignee, select an option from the Assignees list, select Add, and then select the checkbox for the assignee.
  3. To select switch to a different workflow template:
    1. Seleccione Cambiar plantillas de flujo de trabajo.
    2. En el cuadro de diálogo Cambiar a plantilla de flujo de trabajo , seleccione la plantilla de flujo de trabajo y el paso al que se moverá el ítem desbloqueado.
    3. Seleccione Guardar.
    4. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Cambiar.
  4. Si el paso de flujo de trabajo seleccionado no tiene un asignado, en el cuadro de diálogo Agregar asignados al paso siguiente :
    1. Seleccione Agregar, y, luego, marque la casilla del asignado.

      2. —O—

      Seleccione la casilla Asignar el administrador del flujo de trabajo .

      Esta casilla está disponible si hay un administrador del flujo de trabajo asignado a la plantilla.

    2. Seleccione Guardar.

You can submit a response to move the item to the next step in the workflow template if:

  • El ítem se encuentra en el primer paso del flujo de trabajo y usted creó el registro o es administrador del portafolio.
  • El paso actual del flujo de trabajo no tiene restricciones, y usted es:
    • Un administrador del portafolio
    • El administrador del flujo de trabajo de la plantilla aplicada.
  • El paso actual del flujo de trabajo no tiene restricciones, y usted es:
    • El único asignado del paso actual del flujo de trabajo.
    • Uno de varios asignados del paso actual del flujo de trabajo, y su tarjeta de asignación está marcada como respuesta requerida.

When the item moves to the next step:

  • The assignees for the previous step are added to the courtesy copies list.
  • If any assignees are defined for the next step in the workflow template, they're added to the Assigned to section.
  • The step due date is updated based on the completion days value in the workflow template.
  • If the item moves to a finish step, the item is locked.

To notify participants who aren't assignees when the item moves to the next step, you can turn on the record notification.

  1. Open the item.
  2. In the Information panel, select an option from the Response field.

    3. The Response field is only available if the current workflow step is a conditional step with multiple response options.

  3. In the comments field, enter a comment.
  4. Select Submit.
  5. Si el siguiente paso de flujo de trabajo seleccionado no tiene un asignado, en el cuadro de diálogo Agregar asignados al paso siguiente :
    1. Seleccione Agregar, y, luego, marque la casilla del asignado.

      2. —O—

      Seleccione la casilla Asignar el administrador del flujo de trabajo .

      Esta casilla está disponible si hay un administrador del flujo de trabajo asignado a la plantilla.

    2. Seleccione Guardar.