Workflow templates

If the record type is configured to use workflow templates, you can automatically guide a record, drawing set, or specification set through a predefined workflow when a response is submitted at each step. The status at each step is set automatically based on the selected workflow template.

The default template (if one is set) or the first template in the list is used when:

  • You create an action item from a meeting topic.
  • You create a daily report.
  • You set up automated weather entries for daily reports.
  • You generate submittals from specifications.

In the Excel import sheet, you can't edit the status of records with workflow templates or create new records with workflow templates.

  1. Set up a workflow template in the record settings.

    2. If no workflow templates are set up, you can create records using status workflows.

  2. Create a record and select the workflow template.
  3. Submit a response to move the item to the next workflow step.
  • Budget
  • Controlelijsten
  • Tekeningen
  • Overleggen
  • Projecten
  • Specificaties
  • Verzendingen en correspondentie
  1. Open an item in the full form.
  2. Op de navigatie werkbalk selecteert u Workflow sjabloon symbool (Workflow).

    3. Deze knop is niet beschikbaar als u alleen-bekijken toegang tot het item hebt, of als u niet het bijbehorende functie recht hebt.

  3. In the Manage workflow dialog, select the Workflow template tab.
  1. Create a workflow template in the settings.
  2. Open the item in the full form.
  3. Op de navigatie werkbalk selecteert u Workflow sjabloon symbool (Workflow).

    4. Deze knop is niet beschikbaar als u alleen-bekijken toegang tot het item hebt, of als u niet het bijbehorende functie recht hebt.

  4. In the Switch to workflow template dialog:
    1. Select the workflow template.
    2. Select the step for the item.

When you create an item that uses a workflow template, the status field is unavailable.

You can use a workflow template if:

  • You're a portfolio administrator or the workflow manager for the template.
  • The start step of the template is unrestricted.
  • The start step of the template is restricted, and you have a security role with permission to use it.
  1. Op de navigatie werkbalk selecteert u Toevoegen.
  2. Als er meerdere workflow sjablonen beschikbaar zijn, selecteert u er een.

    3. In de lijst geeft een sterretje de standaard workflow sjabloon aan die is geselecteerd door de portfolio of project beheerder.

  3. Als de nieuwe record niet op het volledige formulier wordt geopend, selecteert u Uitvouwen symbool (Uitvouwen) op het paneel Aanmaken.

    4. This is only applicable for records that support the Create panel.

  4. Enter the item details.
    • Required fields are marked with an asterisk (*). The item must have all the required information before you can submit a response to move it to the next workflow step.
    • The step due date is set based on the completion time value in the workflow template.
  5. Add an assignee for the current workflow step.

    6. An assignee can submit a response for the current workflow step to move it to the next step.

  6. Om de wijzigingen op te slaan zonder het item naar de volgende stap in de workflow sjabloon te verplaatsen, selecteert u Opslaan symbool (Opslaan).
  1. On the navigation toolbar, select Copy icon (Copy).
  2. Als er meerdere workflow sjablonen beschikbaar zijn, selecteert u er een.

    3. In de lijst geeft een sterretje de standaard workflow sjabloon aan die is geselecteerd door de portfolio of project beheerder.

An assignee can submit a response for the workflow step. If default assignees aren't added in the workflow template, you can add them when you create the item with the workflow template.

Assignees receive an email notification for the assignment.

A contact can appear in the Assigned to and Courtesy copy sections at the same time.

  1. In the Assigned to section of the Information panel, select Add.
  2. On the Users, Contacts, or Distribution lists tabs, select the checkbox for the assignee.
  3. Select Done.
  4. On the contact card of the assignee, select More icon (More) > Response required.

    5. If you mark multiple assignees as response required, only one assignee needs to submit a response.

  5. Om de wijzigingen op te slaan zonder het item naar de volgende stap in de workflow sjabloon te verplaatsen, selecteert u Opslaan symbool (Opslaan).

You can edit the details of an item if:

  • Het item is in de eerste workflow stap en u hebt de record aangemaakt, of u bent de portfolio beheerder.
  • De huidige workflow stap is onbeperkt.
  • De huidige workflow stap is beperkt en u hebt een beveiligingsrol met het recht om het item te wijzigen.
  • Only portfolio administrators and workflow managers can switch to a different workflow template for an item or make changes to a template.
  • Only portfolio and project administrators can unlock a record.
  • Select Save icon (Save).
  1. Op de navigatie werkbalk selecteert u Workflow sjabloon symbool (Workflow).
  2. On the Current step tab, from the Current step list, select the step.
  3. Als de volgende workflow stap geen toegewezen persoon heeft, gaat u in het dialoogvenster Toegewezen personen aan volgende stap toevoegen als volgt te werk:
    1. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens het keuzevakje van de toegewezen persoon.

      2. —Of—

      Selecteer het keuzevakje De workflow manager toewijzen.

      Dit keuzevakje is beschikbaar als er een workflow manager aan de workflow sjabloon is toegewezen.

    2. Selecteer Opslaan.
  1. Op de navigatie werkbalk selecteert u Workflow sjabloon symbool (Workflow).
  2. On the Current step tab, select Switch workflow templates.
  3. Selecteer Workflow sjablonen wisselen.
  4. In het dialoogvenster Wisselen naar workflow sjabloon selecteert u de workflow sjabloon en de stap waarheen het ontgrendelde item zal gaan.
  5. Selecteer Opslaan.
  6. In het dialoogvenster voor bevestiging selecteert u Wisselen.
  7. Als de geselecteerde workflow stap geen toegewezen persoon heeft, gaat u in het dialoogvenster Toegewezen personen aan volgende stap toevoegen als volgt te werk:
    1. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens het keuzevakje van de toegewezen persoon.

      2. —Of—

      Selecteer het keuzevakje De workflow manager toewijzen.

      Dit keuzevakje is beschikbaar als er een workflow manager aan de workflow sjabloon is toegewezen.

    2. Selecteer Opslaan.
  1. On the navigation toolbar, select Locked icon (Locked).

    2. The Manage workflow page is displayed.

  2. To select a step in the current workflow template:
    1. On the Current step tab, from the Current step list, select the step that the unlocked item will move to.
    2. To add an assignee, select an option from the Assignees list, select Add, and then select the checkbox for the assignee.
  3. To select switch to a different workflow template:
    1. Selecteer Workflow sjablonen wisselen.
    2. In het dialoogvenster Wisselen naar workflow sjabloon selecteert u de workflow sjabloon en de stap waarheen het ontgrendelde item zal gaan.
    3. Selecteer Opslaan.
    4. In het dialoogvenster voor bevestiging selecteert u Wisselen.
  4. Als de geselecteerde workflow stap geen toegewezen persoon heeft, gaat u in het dialoogvenster Toegewezen personen aan volgende stap toevoegen als volgt te werk:
    1. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens het keuzevakje van de toegewezen persoon.

      2. —Of—

      Selecteer het keuzevakje De workflow manager toewijzen.

      Dit keuzevakje is beschikbaar als er een workflow manager aan de workflow sjabloon is toegewezen.

    2. Selecteer Opslaan.

You can submit a response to move the item to the next step in the workflow template if:

  • Het item is in de eerste workflow stap en u hebt de record aangemaakt, of u bent de portfolio beheerder.
  • De huidige workflow stap is onbeperkt en u bent:
    • Een portfolio beheerder.
    • De workflow manager voor de toegepaste workflow sjabloon.
  • De huidige workflow stap is onbeperkt en u bent:
    • De enige toegewezen persoon voor de huidige workflow stap.
    • Een van meerdere toegewezen personen voor de huidige workflow stap en uw toewijzing kaart is aangemerkt als antwoord vereist.

When the item moves to the next step:

  • The assignees for the previous step are added to the courtesy copies list.
  • If any assignees are defined for the next step in the workflow template, they're added to the Assigned to section.
  • The step due date is updated based on the completion days value in the workflow template.
  • If the item moves to a finish step, the item is locked.

To notify participants who aren't assignees when the item moves to the next step, you can turn on the record notification.

  1. Open the item.
  2. In the Information panel, select an option from the Response field.

    3. The Response field is only available if the current workflow step is a conditional step with multiple response options.

  3. In the comments field, enter a comment.
  4. Select Submit.
  5. Als de volgende workflow stap geen toegewezen persoon heeft, gaat u in het dialoogvenster Toegewezen personen aan volgende stap toevoegen als volgt te werk:
    1. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens het keuzevakje van de toegewezen persoon.

      2. —Of—

      Selecteer het keuzevakje De workflow manager toewijzen.

      Dit keuzevakje is beschikbaar als er een workflow manager aan de workflow sjabloon is toegewezen.

    2. Selecteer Opslaan.