Transmisiones

Puede crear un registro de la correspondencia escrita a medida que se envía o se recibe, o generar una hoja de envío para acompañar los ítems que desea enviar.

  • En el menú del proyecto, seleccione Snippet-Module > Snippet-View.

Crear un registro de carta de envío a partir de:

  • El módulo: Se crea una carta de envío desbloqueada en el módulo Cartas de envío.
  • Un plano o registro: Se crea una carta de envío y se vincula automáticamente al plano o registro. También puede vincularse a un informe del plano o registro.

Una vez creada la carta de envío, podrá vincular más ítems, como planos y registros, y agregar información detallada a los mismos.

  1. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Agregar.
  2. En el cuadro de diálogo Crear carta de envío , ingrese los detalles.
    1. Si la numeración automática está deshabilitada, ingrese el número de registro.
    2. En la lista Tipo , seleccione el tipo de carta de envío.
    3. En la lista Transmitido para , seleccione uno o más motivos.

      4. Después de crear el registro, también puede agregar otro motivo en el campo Otro del panel de información .

    4. Ingrese la empresa que recibirá la carta de envío.
    5. Seleccione Crear.
  3. En el panel de información , edite los detalles del registro.
    1. Para cambiar el estado, seleccione una opción de la lista.
    2. Para agregar una copia de cortesía, seleccione Agregar en la sección Copias de cortesía , y seleccione el nombre.

      3. Las copias de cortesía se agregan a la pestaña Destinatarios cuando se crea una hoja de envío para la carta de envío.

  4. En la pestaña Carta de envío , agregue la información de contacto y los detalles del ítem.
    1. En la pestaña Datos de contacto , ingrese la información del contacto y de la entrega.
    2. En la sección Ítems detallados , seleccione Agregar y luego ingrese los detalles del ítem en la nueva fila.
  5. En la pestaña Acuse de recibo, habilite la opción Se requiere acuse de recibo.

    6. Cuando reciba el acuse, podrá registrarlo en esta pestaña.

  6. Para establecer quién tiene acceso al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de uso compartido (Compartir), y elija una opción.
  7. Para vincular un ítem al Snippet-Item-Lower, seleccione Ícono de vínculo (Vínculos), seleccione Ícono de más (Agregar), y luego seleccione el tipo de ítem.

    8. Los ítems vinculados solo se muestran en el panel de vínculos y no en la cuadrícula Ítems detallados .

  8. Para mantener el Snippet-Item-Lower abierto, seleccione Ícono de guardar (Guardar).

    9. —O—

    Para cerrar el Snippet-Item-Lower, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

  1. Abra el plano o registro para el que quiere crear una carta de envío.
  2. En el panel de vínculos , seleccione Ícono de más (Agregar) > Registro > Carta de envío > Crear.

    3. Asimismo, puede generar una carta de envío creando un vínculo desde una anotación de plano, o desde un comentario de nuevo registro. No obstante, la opción Crear no está disponible para la pregunta o descripción en el panel Crear .

  3. En el cuadro de diálogo Crear carta de envío , ingrese los detalles.
    1. Si la numeración automática está deshabilitada, ingrese el número de registro.
    2. En la lista Tipo , seleccione el tipo de carta de envío.
    3. En la lista Transmitido para , seleccione uno o más motivos.

      4. Después de crear el registro, también puede agregar otro motivo en el campo Otro del panel de información .

    4. Ingrese la empresa que recibirá la carta de envío.
    5. Para incluir un informe del plano o registro, habilite la opción Incluir informe y seleccione un informe.

      6. El informe se agrega al panel de vínculos de la carta de envío y al sistema de gestión de archivos en la carpeta Cartas de envío > [Número del registro] .

      La opción de informe estará disponible si usted tiene acceso a al menos un informe del plano o del registro. Los ítems de la lista de verificación y las órdenes de cambio potencial no tienen informes, por lo que esta opción no estará disponible para ellos.

    6. Seleccione Crear.
  4. En la carta de envío, agregue el resto de los detalles y luego seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).
  5. En el plano o registro, seleccione Flecha hacia atrás (Guardar).

Cree una hoja de envío para los ítems que desea enviar a otra persona.

  1. Cree la carta de envío.
  2. En el panel de información de la carta de envío, seleccione Enviar carta de envío.

    3. Si tiene acceso a algún informe, el botón Enviar carta de envío estará disponible.

  3. Seleccione el informe que se incluirá en la carta de envío.
  4. Edite el nombre del informe y cambie el formato del informe.
  5. Edite el asunto del mensaje.
  6. En el campo Para , seleccione Ícono de expandir para elegir un contacto, o seleccione Ícono de búsqueda para buscar o crear un contacto.

    7. Para recibir una copia del correo electrónico, seleccione su nombre en los campos Para, CC, o CCO .

  7. En el campo Cuerpo del mensaje , escriba su mensaje.

    8. Para formatear el mensaje, seleccione el texto, y luego haga clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.

    Editor de texto enriquecido
    1. Seleccione el tipo de fuente.
    2. Seleccione el tamaño de texto.
    3. Aplique un estilo de carácter.
    4. Cambie el color del texto o del fondo.
    5. Inserte una lista numerada o con viñetas.
    6. Disminuya o aumente la sangría.
    7. Quite todos los estilos aplicados.
    • La sangría, el tamaño del texto, y el tipo de fuente no se aplican en los correos electrónicos.
    • Los correos electrónicos no incluyen las imágenes que se hayan pegado en el mensaje.
  8. Seleccione los archivos vinculados y cómo se incluirán en el correo electrónico.
    9. Opciones del informe

    Si el formato del informe es PDF, los archivos vinculados pueden incluirse si son de uno de los siguientes tipos:

    • Archivos de imagen: .ccitt, .gif, .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .bmp, .emf, .exif, .icon, y .wmf
    • Archivos no relacionados con imágenes: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, y .txt
  9. Seleccione Enviar.

Puede exportar los Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel donde puede editarlos y crear nuevos. Luego, puede importar ese archivo (que solo puede utilizarse una vez) nuevamente a ProjectSight. Si hay errores, puede revisarlos y corregirlos en un nuevo archivo de Excel.

  • Los permisos sobre registros, campos, y estados se marcan al exportar Snippet-Item-Lower-Plural a un archivo de Excel y al importar el archivo en ProjectSight.
  • En el archivo de Excel, los campos obligatorios aparecen en rojo claro y los campos de solo lectura en azul claro.

Cuando vuelva a importar el archivo de Excel a ProjectSight:

  • Las filas y campos en blanco se ignoran.
  • Si se ingresaron nuevos valores después de exportar la hoja de cálculo, las modificaciones se marcarán.
  • Si al nuevo Snippet-Item-Lower le falta un campo obligatorio y se muestra un error, es probable que no se cree el registro.
  1. En el módulo Snippet-View, filtre los registros que van a exportarse a Excel.
    • En el panel de búsqueda , configure los filtros.
    • Para exportar Snippet-Item-Lower-Plural específicos, marque las casillas de verificación correspondientes. Si no se selecciona ninguno, se exportarán todos los Snippet-Item-Lower-Plural.
  2. En la vista de lista, agregue y reordene las columnas, y luego guarde la vista personalizada.

    3. El archivo de Excel mostrará las columnas correspondientes a los campos de la vista de lista, seguidos del resto de los campos.

  3. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Exportar a Excel.

    4. El archivo de Excel contiene los campos obligatorios y los campos para los que usted tiene permiso de visualización.

  4. Abra el archivo de Excel.
  5. En la pestaña Snippet-Tab, ingrese los detalles del Snippet-Item-Lower en una nueva fila.
    • Si la numeración automática está habilitada, se asignará un número de registro temporal al nuevo registro.
    • Si la numeración automática está deshabilitada, corrija cualquier número duplicado en la pestaña antes de agregar Snippet-Generic al nuevo registro.
  6. Edite cualquier Snippet-Item-Lower-Plural.

    7. Puede copiar y pegar celdas desbloqueadas.

  7. En la pestaña Snippet-Tab, seleccione un registro en la columna Snippet-Label, y escriba los detalles del Snippet-Generic en la fila.
  8. Guarde el archivo de Excel.
  9. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  10. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  11. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.
  1. En el mensaje de error en la importación, seleccione Revisar errores.

    2. Los Snippet-Item-Lower-Plural con errores se exportan a un nuevo archivo de Excel.

  2. Revise la columna Comentarios y corrija los errores asociados.
  3. Guarde el archivo de Excel.
  4. En ProjectSight, abra el módulo Snippet-View.
  5. En la barra de herramientas de navegación, seleccione Botón de exportación del proyecto en la barra de herramientas (Importar/Exportar) > Actualizar de Excel.
  6. Seleccione el archivo de Excel que quiere importar.

De seguimiento a las cartas de envío que han sido recibidas.

  1. Seleccione la pestaña Acuse .
  2. Habilite la opción Acuse .

    3. El contacto y la empresa de la pestaña Carta de envío se agregan automáticamente a los campos Acuse de recibo de y Empresa .

  3. En la sección de detalles del Acuse , edite la fecha y la información de contacto.