Workflow templates

If the record type is configured to use workflow templates, you can automatically guide a record, drawing set, or specification set through a predefined workflow when a response is submitted at each step. The status at each step is set automatically based on the selected workflow template.

The default template (if one is set) or the first template in the list is used when:

  • You create an action item from a meeting topic.
  • You create a daily report.
  • You set up automated weather entries for daily reports.
  • You generate submittals from specifications.

In the Excel import sheet, you can't edit the status of records with workflow templates or create new records with workflow templates.

  1. Set up a workflow template in the record settings.

    2. If no workflow templates are set up, you can create records using status workflows.

  2. Create a record and select the workflow template.
  3. Submit a response to move the item to the next workflow step.
  • Budget
  • Checklisten
  • Zeichnungen
  • Meetings
  • Projekte
  • Leistungsbeschreibungen
  • Übermittlungen
  1. Open an item in the full form.
  2. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Symbole für Workflow-Vorlage (Workflow).

    3. Diese Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn Sie nur Zugriff auf das Element haben oder wenn Sie nicht über die entsprechende Funktionsberechtigung verfügen.

  3. In the Manage workflow dialog, select the Workflow template tab.
  1. Create a workflow template in the settings.
  2. Open the item in the full form.
  3. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Symbole für Workflow-Vorlage (Workflow).

    4. Diese Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn Sie nur Zugriff auf das Element haben oder wenn Sie nicht über die entsprechende Funktionsberechtigung verfügen.

  4. In the Switch to workflow template dialog:
    1. Select the workflow template.
    2. Select the step for the item.

When you create an item that uses a workflow template, the status field is unavailable.

You can use a workflow template if:

  • You're a portfolio administrator or the workflow manager for the template.
  • The start step of the template is unrestricted.
  • The start step of the template is restricted, and you have a security role with permission to use it.
  1. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Hinzufügen.
  2. Wenn mehrere Workflow-Vorlagen verfügbar sind, wählen Sie eine aus.

    3. In der Liste zeigt ein Sternsymbol die Workflow-Standardvorlage an, die vom Portfolio- oder Projektadministrator ausgewählt wurde.

  3. Wenn der neue Datensatz nicht im vollständigen Formular geöffnet wird, wählen Sie im Bereich Erstellen das Symbol Symbol „Erweitern“ (Erweitern).

    4. This is only applicable for records that support the Create panel.

  4. Enter the item details.
    • Required fields are marked with an asterisk (*). The item must have all the required information before you can submit a response to move it to the next workflow step.
    • The step due date is set based on the completion time value in the workflow template.
  5. Add an assignee for the current workflow step.

    6. An assignee can submit a response for the current workflow step to move it to the next step.

  6. Um die Änderungen zu speichern, ohne die Position zum nächsten Schritt in der Workflow-Vorlage zu verschieben, wählen Sie das Symbol Symbol „Speichern“ (Speichern).
  1. On the navigation toolbar, select Copy icon (Copy).
  2. Wenn mehrere Workflow-Vorlagen verfügbar sind, wählen Sie eine aus.

    3. In der Liste zeigt ein Sternsymbol die Workflow-Standardvorlage an, die vom Portfolio- oder Projektadministrator ausgewählt wurde.

An assignee can submit a response for the workflow step. If default assignees aren't added in the workflow template, you can add them when you create the item with the workflow template.

Assignees receive an email notification for the assignment.

A contact can appear in the Assigned to and Courtesy copy sections at the same time.

  1. In the Assigned to section of the Information panel, select Add.
  2. On the Users, Contacts, or Distribution lists tabs, select the checkbox for the assignee.
  3. Select Done.
  4. On the contact card of the assignee, select More icon (More) > Response required.

    5. If you mark multiple assignees as response required, only one assignee needs to submit a response.

  5. Um die Änderungen zu speichern, ohne die Position zum nächsten Schritt in der Workflow-Vorlage zu verschieben, wählen Sie das Symbol Symbol „Speichern“ (Speichern).

You can edit the details of an item if:

  • Das Element befindet sich im ersten Workflow-Schritt, und Sie haben den Datensatz erstellt, oder Sie sind ein Portfolio-Administrator.
  • Der aktuelle Workflow-Schritt ist nicht eingeschränkt.
  • Der aktuelle Workflow-Schritt ist eingeschränkt, und Sie haben eine Sicherheitsrolle mit der Berechtigung, das Element zu bearbeiten.
  • Only portfolio administrators and workflow managers can switch to a different workflow template for an item or make changes to a template.
  • Only portfolio and project administrators can unlock a record.
  • Select Save icon (Save).
  1. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Symbole für Workflow-Vorlage (Workflow).
  2. On the Current step tab, from the Current step list, select the step.
  3. Wenn der nächste Workflow-Schritt keinen Empfänger hat, gehen Sie im Dialogfeld Zuweisungsempfänger im nächsten Schritt hinzufügen wie folgt vor:
    1. Wählen Sie Hinzufügen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für den Empfänger.

      2. —Oder—

      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Workflow-Manager zuweisen.

      Dieses Kontrollkästchen ist verfügbar, wenn der Workflow-Vorlage ein Workflow-Manager zugewiesen ist.

    2. Wählen Sie Speichern.
  1. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste das Symbol Symbole für Workflow-Vorlage (Workflow).
  2. On the Current step tab, select Switch workflow templates.
  3. Wählen Sie Workflow-Vorlagen wechseln.
  4. Wählen Sie im Dialogfeld Zur Workflow-Vorlage wechseln die Workflow-Vorlage und den Schritt aus, in den das entsperrte Element verschoben werden soll.
  5. Wählen Sie Speichern.
  6. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld Wechseln
  7. Wenn der ausgewählte Workflow-Schritt keinen Empfänger hat, gehen Sie im Dialogfeld Zuweisungsempfänger im nächsten Schritt hinzufügen wie folgt vor:
    1. Wählen Sie Hinzufügen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für den Empfänger.

      2. —Oder—

      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Workflow-Manager zuweisen.

      Dieses Kontrollkästchen ist verfügbar, wenn der Workflow-Vorlage ein Workflow-Manager zugewiesen ist.

    2. Wählen Sie Speichern.
  1. On the navigation toolbar, select Locked icon (Locked).

    2. The Manage workflow page is displayed.

  2. To select a step in the current workflow template:
    1. On the Current step tab, from the Current step list, select the step that the unlocked item will move to.
    2. To add an assignee, select an option from the Assignees list, select Add, and then select the checkbox for the assignee.
  3. To select switch to a different workflow template:
    1. Wählen Sie Workflow-Vorlagen wechseln.
    2. Wählen Sie im Dialogfeld Zur Workflow-Vorlage wechseln die Workflow-Vorlage und den Schritt aus, in den das entsperrte Element verschoben werden soll.
    3. Wählen Sie Speichern.
    4. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld Wechseln
  4. Wenn der ausgewählte Workflow-Schritt keinen Empfänger hat, gehen Sie im Dialogfeld Zuweisungsempfänger im nächsten Schritt hinzufügen wie folgt vor:
    1. Wählen Sie Hinzufügen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für den Empfänger.

      2. —Oder—

      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Workflow-Manager zuweisen.

      Dieses Kontrollkästchen ist verfügbar, wenn der Workflow-Vorlage ein Workflow-Manager zugewiesen ist.

    2. Wählen Sie Speichern.

You can submit a response to move the item to the next step in the workflow template if:

  • Das Element befindet sich im ersten Workflow-Schritt, und Sie haben den Datensatz erstellt, oder Sie sind ein Portfolio-Administrator.
  • Der aktuelle Workflow-Schritt ist nicht eingeschränkt, und Sie sind:
    • Ein Portfolio-Administrator.
    • Der Workflow-Manager für die angewandte Workflow-Vorlage.
  • Der aktuelle Workflow-Schritt ist nicht eingeschränkt, und Sie sind:
    • Der einzige Empfänger für den aktuellen Workflow-Schritt.
    • Sie sind einer von mehreren Zuweisungsempfängern für den aktuellen Workflow-Schritt, und Ihre Zuweisungskarte ist als antwortpflichtig gekennzeichnet.

When the item moves to the next step:

  • The assignees for the previous step are added to the courtesy copies list.
  • If any assignees are defined for the next step in the workflow template, they're added to the Assigned to section.
  • The step due date is updated based on the completion days value in the workflow template.
  • If the item moves to a finish step, the item is locked.

To notify participants who aren't assignees when the item moves to the next step, you can turn on the record notification.

  1. Open the item.
  2. In the Information panel, select an option from the Response field.

    3. The Response field is only available if the current workflow step is a conditional step with multiple response options.

  3. In the comments field, enter a comment.
  4. Select Submit.
  5. Wenn der nächste Workflow-Schritt keinen Empfänger hat, gehen Sie im Dialogfeld Zuweisungsempfänger im nächsten Schritt hinzufügen wie folgt vor:
    1. Wählen Sie Hinzufügen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für den Empfänger.

      2. —Oder—

      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Workflow-Manager zuweisen.

      Dieses Kontrollkästchen ist verfügbar, wenn der Workflow-Vorlage ein Workflow-Manager zugewiesen ist.

    2. Wählen Sie Speichern.